Пример 10. В целях исчисления налога на прибыль в расходы отнесены затраты на ГСМ при отсутствии путевых листов и по путевым листам, оформленным с нарушением требований законодательства

Пример 10. В целях исчисления налога на прибыль в расходы отнесены затраты на ГСМ при отсутствии путевых листов и по путевым листам, оформленным с нарушением требований законодательства

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться на основании первичных учетных документов.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм расходов на ГСМ, которые можно списывать на затраты. В бухгалтерском учете в расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п.6 ПБУ 10/99).

При разработке норм расхода топлива организация может исходить из Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России от 29 апреля 2003 года (Руководящий документ №Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). Данная позиция также закреплена в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

Но имейте ввиду, что базовые Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте не являются нормативным правовым актом, а носят только рекомендательный характер. Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, достаточно высока.

Таким образом, организация может разработать обоснованные нормы расхода топлива, отличные от утвержденных Минтрансом России, и принимать согласно этим нормам расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Нормы разрабатываются техническими службами самой организации, например на основании технической документации, актов контрольных замеров расхода топлива на километры пробега и др.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» и является типовой унифицированной формой (типовая межотраслевая форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»).

Следовательно, для признания расхода по ГСМ необходимо наличие путевого листа, составленного на бланке унифицированной формы с заполнением всех обязательных реквизитов. При этом в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, сказано, что путевой лист действителен на один день (одну смену). На более длительный срок лист выдается в случае командировки, продолжительность которой более суток (смены).

Очень часто путевые листы оформляются не на одну поездку, а на более длительный срок, не указывается маршрут поездки, отсутствуют показания спидометра, что ведет к нарушению требований порядка отражения операций по учету ГСМ. Такие затраты нельзя отражать в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.