Простая запись

Простая запись

Такие бухгалтерские понятия, как «актив», «пассив», «дебет» и «кредит», применимы только к балансовым счетам. Все эти понятия используются в проводке, которая представляет собой описание события хозяйственной жизни организации, составленное по правилам двойной записи.

Соответственно в проводке могут использоваться только балансовые счета.

Но малозначительные хозяйственные события отражаются с использованием забалансовых счетов и по правилам простой записи.

Простая запись – это описание хозяйственного события, в котором задействован только один счет, причем этот счет не определяется как счет дебета или кредита, это просто счет. Простая запись выглядит как упрощенная проводка.

Например, простая запись отражения факта поступления материальных ценностей на ответственное хранение, которые согласно сопровождающим документам стоят 4 000 000 руб., может иметь следующий вид:

Поступление материальных ценностей на ответственное хранение

А простая запись факта возврата этих же материальных ценностей их владельцу может выглядеть следующим образом:

Возврат материальных ценностей с ответственного хранения

Для забалансовых счетов в Главной книге также вводятся страницы, но записи в них более краткие, чем записи для балансовых счетов.

Например, страница Главной книги счета 002 с отражением представленных здесь простых записей может выглядеть следующим образом:

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Сальдо забалансового счета также не будет ни дебетовым, ни кредитовым.

Внешнее различие между двойной записью (проводкой) и простой записью заключается лишь в том, что в простой записи используется один счет, а в проводке – два счета. Если бухгалтерский учет ведется в бумажной форме, то для простых записей могут использоваться тот же журнал и те же таблицы. При этом графа таблицы для второго счета не используется.

Этот же подход применяется в компьютерных бухгалтерских программах. Простые записи можно вносить в них вперемежку с проводками, и они будут выглядеть так же, как проводки. Простая запись отличается от проводки тем, что в простой записи второй счет не указывается или в качестве второго счета указывается какой-нибудь ничего не значащий, фиктивный счет, например, счет 00. Компьютерная программа дополнительно контролирует бухгалтера, чтобы он не мог сделать ошибочную запись. Правильная бухгалтерская программа не позволит бухгалтеру записать проводку с использованием двух счетов, один из которых является балансовым, а другой – забалансовым, ведь оба счета в проводке должны быть балансовыми!

Выводы

1. Бухгалтерский счет – это основной бухгалтерский измеритель группировки информации о стоимости имущества организации, ее долгах и должниках.

2. Основной классификацией бухгалтерских счетов является их деление на активные и пассивные счета. На активных счетах отражаются активы организации, т. е. ее имущество и долги со стороны внешнего мира. На пассивных счетах отражаются пассивы организации, т. е. ее долги внешнему миру, включая средства, вложенные в организацию ее собственником. Бухгалтерские счета, которые в зависимости от ситуации могут быть как активными, так и пассивными, называются активно-пассивными счетами.

3. Использование понятий «дебет» и «кредит» позволяет существенно облегчить бухгалтерский учет. Дебет означает увеличение актива или уменьшение пассива. Кредит означает уменьшение актива или увеличение пассива.

4. Элементарная бухгалтерская запись события хозяйственной жизни организации на бухгалтерском языке называется проводкой. Проводка содержит три основных элемента: счет дебета, счет кредита, денежная сумма. Именно потому, что в проводке задействуется два счета, современная бухгалтерия называется двойной.

5. Для описания хозяйственных событий, не касающихся имущества и обязательств организации, используется простая запись, которая отличается от проводки тем, что в ней используются не два, а только один забалансовый счет.