В процессе написания отчета – базовые аспекты

В процессе написания отчета – базовые аспекты

• Каждый отчет должен содержать описание сути проблемы (раздел «Наблюдение»), указание на причину (раздел «Причина»), оценку причинно-следственной связи (раздел «Последствия») и варианты улучшения ситуации (раздел «Рекомендации») – четыре ключевых раздела. Это правило не требует физического наличия перечисленных разделов, но означает, что структура и содержание отчета должны соответствовать такой логике. Это позволяет достичь максимальной целостности и объективности. Это позволяет отвечать на вопросы, а не генерировать вопросы (что является большим недостатком многих отчетов).

• Принцип целостности – хороший отчет является исчерпывающим по обозначенной тематике. Прочтение отчета должно производить на пользователя эффект просветления, а не полного ступора. Отвечайте на вопросы, а не задавайте их! Для оценки соблюдения данного принципа необходимо несколько раз перечитать отчет, стараясь сохранять состояние отстраненности и неосведомленности. Оно позволяет взглянуть на свою работу со стороны. Если при прочтении возникают вопросы по содержанию, это значит, что отчет необходимо дорабатывать. Аудитор должен помнить, что во многих случаях пользователи не копаются в тематике отчета так же глубоко, как он сам, и в том же направлении. Кроме того, довольно часто пользователи отчета не особо разбираются в тематике отчета, не говоря уже о ее деталях.

• Принцип мотивации – отчет должен побуждать к конкретным действиям. Покажите дорогу либо к лучшей жизни, либо к фатальным последствиям! В отчете должна быть четко обозначена позиция аудитора по проблеме, в основном в форме рекомендаций. Необходимо всегда давать ответ на вопрос «что делать?» и по возможности на вопрос «как делать?». Последний вопрос требует наличия у аудитора существенного опыта. Отсутствие рекомендаций чрезвычайно раздражает российский менеджмент, даже больше, чем наивность части рекомендаций.

• Принцип практичности – проблемы, анализируемые в отчете, должны быть насущными, а рекомендации – максимально адаптированными как к особенностям объекта аудита, так и компании в целом. Российские управленцы любят задавать вопросы типа «да, это все так и есть, и что?» или «да, это плохо, и что?». К сожалению, во многих случаях такие вопросы небезосновательны и указывают на то, что отчет пересыщен идеализмом или, мягко говоря, неадекватным восприятием реальности. Аудитор должен всячески избегать приступов академичности – жизненно важно искать реальные проблемы и предлагать реальные варианты их решения. Любой другой подход запускает процесс коррозии авторитета и полезности ПВА, который во многих случаях остановить невозможно. Лучше рассмотреть в отчете один вопрос, но жутко практичный, чем десяток вопросов из серии «а вот у японцев…». Кроме того, отчет должен быть не только практичным, но и удобоваримым. Как любой живой организм, предприятие способно переварить и усвоить только определенный объем за один раз. В нашем случае это объем изменений. Поэтому по умолчанию в большинстве случаев имеет смысл начинать с небольшого количества предлагаемых изменений и постепенно переходить к более значительным объемам.

• Принцип самоконтроля – задавайте простые вопросы себе в процессе работы. Например, «это хорошо или плохо?», «это много или мало?», «какие последствия?», «о чем данный пункт?», «какова ситуация в целом?». Они позволят придерживаться установки на практичность и полезность. Например, частенько встречаются аудиторы, которые бурно реагируют на отсутствие регламента по какому-либо ключевому процессу, например «Закупки» или «Управление запасами». Они поднимают шум, негодуют, заламывают руки. Однако стоит задать вопрос «это хорошо или плохо?» и «если это плохо, то насколько?», чтобы у них появился шанс найти лучшее решение. Ведь с практической точки зрения наличие регламента не так уж всегда жизненно необходимо, особенно учитывая тот факт, что в среде большинства российских управленцев соблюдать регламенты – это моветон (это ведь так пагубно сказывается на их бесценном творческом потенциале и вообще подрывает атмосферу доверия в компании). Во многих случаях с отсутствием регламента можно смириться в течение определенного времени, если в целом процесс выполняется сносно (т. е. цели процесса достигаются, ресурсы расходуются более-менее рационально, особых рисков не провоцируется). Для целей самоконтроля подберите вопросы, которые будут генерировать критический взгляд на вашу работу.

• В значительной степени отчеты воспринимаются по внешним параметрам (красота шрифта, расстояние между строчками, величина и одинаковость шрифта и т. д.). Конечно, лучше сформировать содержательный, чем просто внешне красивый и аккуратный отчет. Однако для зрительного восприятия есть точка невозврата, которую содержательному отчету лучше не пересекать. К тому же суть отчета воспринимается гораздо лучше, когда читатель не отвлекается на визуальные раздражители. Любое напряжение и раздражение по поводу формы отчета легко перекидывается на суть. А этого ведь очень просто избежать – выделите достаточно ресурсов на редактирование, оно того стоит.

• Принцип минимально необходимой информации – в отчете содержится только та информация, которая способствует достижению его цели. Любая иная информация в лучшем случае спровоцирует недоумение. Поэтому, например, рассказ о том, какие аудиторы куда и на сколько ездили, как упорно трудились, почти всегда выглядит совершенно бестолково. Берегите свое и чужое время! Это вызывает уважение.