Глава 11. Подготовка отчетов – что делать до, во время и после написания отчета

Глава 11.

Подготовка отчетов – что делать до, во время и после написания отчета

В подавляющем большинстве случаев по результатам работы внутренний аудитор формирует отчет. На его качество и восприятие влияют как объективные (существенность затронутых проблем и т. д.), так и субъективные (уровень интеллекта руководства и т. д.) факторы. Также не последнее значение имеет уровень профессиональных и коммуникативных навыков внутреннего аудитора. Таким образом, результат работы внутреннего аудитора частично зависит не от него самого. Однако существуют подходы, которые помогают минимизировать эту часть.

На форму и содержание отчета влияют следующие ключевые факторы.

Масштаб проекта. В целом должна существовать прямая зависимость между масштабом проекта и как минимум количественными характеристиками отчета. Она должна проявляться уже потому, что в большинстве случаев от аудитора этого ожидают. Попросту говоря, если аудитор потратил на проект два-три месяца, перелопатил большой объем материала, общался с большим количеством сотрудников объекта аудита, то его не поймут, если в результате всей этой бурной деятельности получится отчет на пару страниц. Есть, однако, маленький нюанс. По разным причинам команда внутренних аудиторов может получить скромные результаты, стремясь к достижению конкретной цели проекта. Например, если целью было выявление недостатков системы внутреннего контроля процесса, то недостатки могут быть или не выявлены, или оказаться незначительными, т. е. особо не влияющими на достижение цели процесса. В подобных случаях аудитору все равно необходимо показать, что он приложил максимальные усилия для достижения цели проекта и получил определенные результаты. Например, если не получилось выявить недостатки, необходимо составить обзор достоинств системы внутреннего контроля процесса и, возможно, порекомендовать распространить достижения на прочие сопоставимые процессы.

Аудитория отчета. В деловой коммуникации существует глобальный принцип, согласно которому коммуникация должна быть максимально адаптирована для восприятия целевой аудиторией. Таким образом, отчет ПВА должен учитывать характеристики его целевой аудитории. Справедлива обратная зависимость между объемом и сложностью отчета и уровнем руководства, для которого отчет предназначен. Ее логика проста – чем выше уровень руководителя, тем меньше у него времени для ознакомления с отчетом и восприятия его смысла. Возможно, это прозвучит издевательски, но весьма часто идеальным для генерального директора является отчет, в котором смысл изложен на одной странице в виде картинки. Однако отчеты по результатам большинства проектов внутреннего аудита предназначены для широкой аудитории. По этой причине имеет смысл формировать отчет в нескольких вариантах, рассчитанных на разные возможности по восприятию, – более подробные для линейного менеджмента, более обобщенные отчеты для высшего руководства.

Цель проекта. Масштаб и цель проекта могут быть взаимосвязаны. Однако вектор такой взаимосвязи часто непредсказуем. Допустим, что целью проекта является подтверждение остатков материалов на складах предприятия на определенную дату путем проведения инвентаризации. Для одних компаний такой проект является довольно простым с технической точки зрения и умеренно трудозатратным (например, для компаний с автоматизированной системой складского учета, достоверными данными бухучета и ограниченной номенклатурой материалов). Однако в других компаниях он может быть осуществлен только ценой нечеловеческих усилий (например, при несоответствии данных складского учета и бухучета, ведении складского учета на бумаге, множестве переделов производства, широкой номенклатуре материалов, отсутствии квалифицированного персонала). В нашем примере цель у обоих проектов аналогична – выявить расхождения между реальным и учетным количеством и определить наилучший способ устранения расхождений. Однако масштаб проекта будет совершенно разным. К сожалению, весьма часто масштаб проекта уточняется в процессе его осуществления.

Цель проекта во многом влияет на процедуры и методологию его проведения, а также во многом определяет содержание будущего отчета. Зная цель проекта и аудиторию отчета, можно более точно спланировать, какие именно процедуры приведут к формированию материала, оптимального для восприятия конкретной аудиторией.