В процессе написания отчета – улучшаем отчет

В процессе написания отчета – улучшаем отчет

• Отчет – это повод для использования принципа словарного минимализма. При написании отчета нужно смириться с необходимостью вычеркивания от слов до разделов. Еще Достоевский говорил: «Величайшее умение писателя – это уметь вычеркивать. Кто умеет и кто в силах свое вычеркивать, тот далеко пойдет».

• Всячески избегайте использования прилагательных. Я использую этот принцип уже много лет и не перестаю удивляться значимости этого простого принципа для повышения эффективности работы внутреннего аудитора. Уберите прилагательные из своего лексикона, и вы почувствуете крайнее напряжение. Вам придется быть предельно конкретным, это – одно из ключевых качеств правильного аудитора. Например, аудиторы любят указывать на «недостаточный контроль» того-то и сего-то. Однако если убрать слово «недостаточный», то придется расписывать, почему контроль недостаточен, т. е. указывать причину недостаточности. Для этого нужны факты, поэтому отказ от слова «недостаточный» ведет к дополнительным усилиям. Такие действия повышают конкретику отчета. Кроме того, каждое прилагательное – это повод для представителей объекта аудита зацепиться за приемлемость его использования в конкретном контексте. Это уводит от сути отчета, может спровоцировать раздражение ключевых управленцев, что совсем не на руку аудитору. Соблюдение этого принципа заметно повышает качество работы внутреннего аудитора.

• Одна ключевая идея (проблема) – одна страница. Данный принцип особенно полезен при формировании отчета для высшего руководства. Очень часто у аудиторов каждый пункт отчета представляет собой ядреный замес фактов, наблюдений, расчетов, причинно-следственных цепочек и всего, что попалось, как говорится, до кучи или просто жалко выкинуть. Результат налицо – абсолютно непонятно, где начало, где конец и о чем, собственно, речь. Используйте описанную выше структуру отчета, чтобы избавиться от тяги к мешанине в отчете.

• Аккуратно применяйте профессиональную терминологию. Полезно приучать российских управленцев правильно и грамотно выражаться на тему внутреннего контроля и управления рисками. В будущем это поможет общаться по тематике на одном языке. Однако терминологию внутреннего аудита лучше применять по нарастающей, начиная с малого.

• Нужно стремиться к расчету экономического эффекта там, где это уместно. В целом пункты отчета можно разделить на две группы – пункты, имеющие расчет экономического эффекта, и пункты без него. Расчет экономического эффекта может иметь как позитивный (расчет выгоды от внедрения рекомендаций), так и негативный (расчет убытков от наличия проблемы, реализации риска) характер. Разумеется, пункты, в которых рассчитывается экономический эффект, вызывают повышенный интерес. Аудитору крайне важно иметь такие пункты в отчете, так как деньги являются универсальным мерилом существенности анализируемых проблем. Понятно, что существенность многих проблем нельзя однозначно измерить деньгами напрямую (например, низкая исполнительская дисциплина в компании или затягивание времени согласования договоров). Однако для поднятия авторитета аудитор должен искать и предлагать решение проблем, способных оказать прямой экономический эффект на тот или иной процесс.

• Пункты отчета должны быть максимально сопоставимы по весу – наличие относительно мелких пунктов (тем) увеличивает вероятность неисполнения перечисленных в них рекомендаций и создает впечатление мелочности отчета. Например, в отчете аудитора есть два пункта. В первом аудитор описывает ситуацию, вследствие которой компания теряет миллионы долларов. Во втором – ситуацию, вследствие которой первичные документы оформляются с нарушением закона о бухгалтерском учете, при этом очевидного ущерба нет, но аудитор, возможно, просто устал разбираться в корявой документации и решил поделиться своей тяжелой долей в отчете. Несомненно, компания должна прилагать максимум усилий для формирования аккуратных и правильных первичных документов. Однако, когда пользователь отчета читает этот пункт после пункта, посвященного потере миллионов долларов, ситуация с первичными документами в лучшем случае его не заинтересует. Когда часть пунктов отчета посвящена анализу относительно мелких проблем, имеет смысл объединить их в один пункт. Такое объединение целесообразно только в том случае, если между пунктами есть что-то общее – общие причины возникновения, общие последствия, общие рекомендации, принадлежность к одному процессу и т. д. Мелкие пункты, которые нельзя объединить, лучше убрать из отчета до лучших времен.

• Если в отчете есть штуки, то должны быть и проценты, и наоборот. Данный прием позволяет снять два распространенных вопроса: «а сколько это в процентах?» и «а сколько это тонн (рублей, штук и т. д.)?». Указание точного количества дает необходимую конкретику, указание процентов (долей) дает возможность оценить масштаб проблемы. Все вместе придает отчету целостность, что очень важно для восприятия.

• Ищите возможность использовать таблицу. Мотивация весьма проста – данные в таблице намного проще воспринимаются, чем в тексте. Меня всегда поражало, насколько люди не уважают свой собственный труд – как можно, например, расчеты или сопоставления данных приводить в текстовой форме? Это вынуждает пользователя отчета напрягаться и поддерживать запредельную концентрацию внимания. Все это противоречит одной из ключевых задач аудиторского отчета – заинтересовать пользователя отчета в предлагаемых изменениях. Нужно постоянно оценивать текст отчета с точки зрения целесообразности размещения данных и самого текста в табличной форме. Особенно целесообразно использовать таблицы при сопоставлении данных.

• При расчете экономического эффекта нужно помнить, что далеко не всегда есть возможность сделать статистически правильную выборку. В связи с этим, если выбирать что-то одно, то лучше сделать репрезентативную выборку, чем выборку, позволяющую применить метод прямой экстраполяции (причины см. в разделе «Формирование выборки»). В любом случае применять результаты выборки ко всему массиву данных следует осмотрительно, даже если удалось все сделать правильно с точки зрения статистики. Причина банальна – мало кто разбирается в статистике, особенно навскидку, поэтому аудитора всегда с удовольствием обвинят в неправомерном использовании экстраполяции и прочих подобных методов. Доказывать, что все правильно, придется самому аудитору, преодолевая неосведомленность пользователей отчета в статистических методах (чтобы они могли все-таки понять, прав аудитор или нет). Однако иногда можно поступить провокационно – позволить некорректные методы оценки экономического эффекта, например с использованием того же метода прямой экстраполяции. В этом случае на первое место выходит необходимость привлечении внимания к той или иной проблеме.

• Причина «человеческий фактор» – удел ленивых и некомпетентных. Я всегда до упора отказываюсь указывать в качестве причин проблем человеческий фактор (халатность, умысел и т. д.). Логика проста – раз такому фактору позволили повлиять на ситуацию, значит, этому не препятствовал тот или иной контроль. Разумеется, в ряде случаев причиной негатива является именно человеческий фактор, однако не стоит легко скатываться к его использованию по поводу и без повода. Во многих ситуациях влияние человеческого фактора можно в значительной степени избежать. Однако аудитору надо быть готовым к тому, что российские управленцы склонны любой свой провал объяснять человеческим фактором. Они всегда с радостью готовы назначить крайнего, только бы не напрягаться по поводу процессного решения проблемы. Никто не хочет признать, что новый человек имеет как минимум такие же шансы повторить промах, если проблема не в нем, а в системе. Данный факт, несомненно, раздражает, однако такова реальность.

• Хороший отчет сообщает о том, чего пользователь не знает. Если аудитор догадывается о том, что его отчет не будет открытием для пользователей, у него есть шанс представить материал в альтернативном ракурсе. Также стоит иметь в виду один любопытный факт – соображающий управленец никогда не признается в том, что он чего-то не знал до аудиторского отчета. Особенно это касается компаний, в которых корпоративная культура носит садомазохистский характер, а высший менеджмент падок на карательные выходки. Кроме того, даже если отчет получился не сенсационным, всегда справедливо обратить внимание на то, что аудитор должен не только искать что-то новое, но и подтверждать существующие подозрения или позицию менеджмента в отношении того или иного вопроса. Просто не стоит увлекаться таким подтверждением.

• Нужно искать самый эффективный формат отчета – самый лучший формат будет у следующего отчета. Практика не приводит к совершенству, только совершенная практика приводит к совершенству[19]. Основное затруднение представляет то, что многие пользователи отчета не знают, что именно им нужно или больше подходит. В этом случае можно воспользоваться мудростью Стива Джобса, который говорил: «Часто люди не знают, чего хотят, пока им это не покажешь». При случае стоит подгрузить пользователя отчета по поводу полезности и целесообразности именно такого формата отчета. Однако необходимо понимать, что любой формат рано или поздно приедается. По этой причине и для поддержания интереса к отчетам внутреннему аудитору необходимо экспериментировать со структурой и форматом отчета.