Учет и хранение договорной документации

Учет и хранение договорной документации

У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.

Почему это важно?

Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.

Рис. 3.2. Пример гарантийного письма

В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.

Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:

1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;

2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;

3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;

4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);

5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;

6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.

Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;

7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;

8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;

9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.

Что это дает?

Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:

• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);

• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;

Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО «Топ-Технологии». Очень важно, чтобы договор и все учредительные и прочие документы, полученные от контрагента при заключении сделки, хранились в одном месте и находились в зоне «быстрого доступа». На моей памяти есть несколько случаев, когда компания не смогла даже обратиться в суд по имеющемуся должнику, потому как договор и ряд других важных документов были просто потеряны!

Папка № _____________________ Карточка №

Договор №________ от «___»________20__г.

Наименование контрагента

Предмет договора

Сумма договора

Срок действия договора

ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)

Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов

Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров