Управление хранением

Управление хранением

Логистическая служба

Современная служба логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров (для этого есть экспедиторы и перевозчики), а как организатор исполнения логистических процессов на предприятии, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов предприятия.

Распространенной формой организации логистического управления является матричная система управления. Преимущество такой организационной структуры заключается в интеграции двух или нескольких функций в рамках ответственности отдельного менеджера. Например, менеджер отвечает и за логистику, и за маркетинг товаров и подотчетен двум функциональным руководителям. Такие менеджеры могут иметь неограниченные полномочия и нести полную ответственность за удовлетворение нужд потребителей. Недостатком матричной системы управления является ее высокая стоимость, поскольку она требует более высокой квалификации служащих и более совершенных информационных систем, необходимых для поддержки работы менеджеров. Часто фирма в повседневной деятельности управляется на основе функциональной структуры управления. Однако для решения конкретных разовых проблем на короткий срок создают матричные команды из служащих, выполняющих разные функции. Служащие, которых привлекают для работы по таким краткосрочным проектам, должны отличаться высоким профессионализмом. Например, разработка многих логистических процессов и инструкций требует участия специалистов разных служб.

Функции службы

Участие в разработке стратегии развития предприятия. Разработка мер по развитию организационно-технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций. Постановка задач для развития информационной системы. Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля прохождения документов, по применению технических средств управления. Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.

Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии. Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению. Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов. Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.

Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и других и заключение соответствующих соглашений. Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т. д.). Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки. Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т. д.). Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара. Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики. Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации. Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара. Организация контроля движения товаров. Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций. Организация осуществления страховых и таможенных операций. Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью операций.

Операции:

– координирует технологический процесс (поступление товаров на склад, отгрузку товаров со склада, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склад, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складе), оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия;

– управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта, транспортных тарифов, технико-эксплуатационных, экономических и стоимостных показателей перевозки;

– определяет методы и схемы оптимизации транспортнотехнологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок;

– организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);

– обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса;

– анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов;

– организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов;

– обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне);

– разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание;

– осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания;

– обеспечивает уплату таможенных платежей;

– обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков;

– организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.

Разрабатывает и контролирует процессы приемки:

– повышение эффективности управления приемкой с помощью информационных технологий;

– расчет необходимого количества разгрузочных постов;

– расчет количества дней от момента заказа до поступления товаров;

– процесс приемки продукции по количеству;

– процесс приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

– документы, заполняемые при приемке продукции на склад;

– сроки приемки продукции по количеству;

– процесс приемки продукции по качеству;

– процесс приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

– нормативные документы, регламентирующие приемку товаров на склад;

– нормативные сроки приемки товаров по качеству. Разрабатывает и контролирует процессы хранения:

– размещение;

– укладка;

– поддержание условий хранения;

– отбраковка по срокам хранения;

– отбраковка при случайном повреждении;

– отбраковка при ухудшении качества;

– естественная убыль;

– потери при повреждении тары (емкостей);

– хищения;

– списание;

– учет;

– инвентаризация.

Разрабатывает и контролирует процессы отгрузки:

– процесс отбора товаров с мест хранения;

– процесс комплектации партий в зоне комплектации и контроля;

– процесс контроля правильности отбора товаров для партий по количеству и качеству;

– процесс пополнения партий в случае недостачи или необходимости замены некачественных товаров;

– документы, заполняемые при отгрузке товаров;

– сроки отбора, комплектации, контроля и упаковки товаров для отгружаемых партий;

– процесс проверки товаров по качеству;

– нормативные документы, регламентирующие отгрузку;

– повышение эффективности управления снабжением с помощью информационных технологий;

– расчет необходимого количества погрузочных постов;

– расчет количества дней от момента заказа до погрузки.

К обязанностям службы также относится:

– выработка критериев для принятия решений о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL);

– расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение;

– постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации;

– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.;

– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.

Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информацией:

– порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;

– правила транспортного страхования грузов;

– порядок организации и осуществления многоступенчатых грузовых перевозок под таможенным контролем с использованием различных видов транспорта;

– порядок упрощения формальностей при таможенном оформлении и сопровождении международных грузовых перевозок в рамках деятельности международного экспедитора;

– порядок организации и осуществления международных автомобильных перевозок;

– порядок работы с бездокументными и невостребованными грузами;

– концепция единого информационного пространства участников международной грузовой перевозки;

– классификация опасных грузов;

– маркировка упаковки и транспортных средств;

– основные требования к хранению, транспортировке, погрузке и разгрузке опасных грузов;

– особенности перевозки опасных грузов;

– меры защиты при перевозке опасных грузов;

– международные нормативы и коды, регламентирующие перевозки опасных грузов;

– правила приемки товаров по количеству и качеству;

– правила отгрузки товаров;

– правила претензионной работы.

Служба хранений

Служба хранения выполняет:

– в части, завершающей приемку, размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их приходование;

– в части, обеспечивающей хранение, – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;

– в части, обеспечивающей отгрузку, – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.

Если раскладка и отбор товаров происходят ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.

Требования к управлению хранением

Функции управления хранением:

– управление основными данными по товарным единицам;

– управление запасами;

– управление складскими областями, зонами и местами;

– управление транспортируемыми единицами;

– регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;

– отмена процедуры приема товаров;

– хранение на складе;

– обработка заказов;

– выдача товаров со склада;

– перемещение товаров внутри склада;

– комплектация заказов;

– упаковка и переупаковка выходящих товаров;

– инвентаризация;

– административная информация и отчетность;

– статистика;

– составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;

– документация.

Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:

– основные данные по товарным единицам;

– управление товарными запасами;

– управление транспортируемыми единицами;

– основные данные по складу.

Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица. Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.

В базе данных системы содержится информация о товарных единицах, расположенных на каждом поддоне, – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.

Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.

Данные по управлению транспортируемыми единицами – “транспортная единица” – означают все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала: паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.

Физическая структура склада характеризуется основ ными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы:

– данные по складским областям;

– данные по складским местам;

– распределение по зонам;

– транспортные маршруты.

Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние “доступно”, “занято” и “закрыто”.

Весь склад может быть разделен на несколько складских областей, например:

– области приемки товаров;

– области комплектации заказов;

– резервное хранение;

– склад с высотного хранения;

– склад ячеечного хранения;

– автоматическая конвейерная система;

– области упаковки;

– области отгрузки товаров.

Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например:

– 00 – ряд;

– 000 – колонна (горизонтальная плоскость);

– 000 – ярус (вертикальная плоскость).

Необходима группировка складских мест по категориям ABC, позволяющим учесть оборот той или иной товарной единицы. Товарные единицы с быстрым оборотом хранятся на складе в оптимальных местах. Распределение товаров по зонам ABC осуществляется в основных данных для товарных единиц. Каждое складское место может быть отнесено к зоне ABC для оптимизации процесса перемещения товаров на склад и за его пределы. В результате этого быстро движущиеся товарные единицы помещаются на оптимальные места. В случае структурных преобразований или при других обстоятельствах может возникнуть ситуация, при которой некоторые складские места станут непригодными для хранения. В этом случае система управления позволит заблокировать эти места. Система управления различает несколько типов складских мест. Пользователь может сам задавать типы складских мест. Каждый тип складских мест характеризуется:

– габаритами (длиной, шириной и высотой);

– максимальной грузоподъемностью;

– состоянием “блокировано” или “неблокировано”.

Любое число складских мест может быть сгруппировано в зоны. Зоны – это следующий уровень деления склада. Для каждой единицы можно задать несколько зон, которые будут выбираться с учетом соответствующих приоритетов. Так, например, определив зоны, можно ограничить поступление опасных товаров в конкретные области склада – в противном случае организация склада будет носить случайный характер. Здесь также осуществляется контроль соблюдения требований, ограничивающих совместное хранение определенных материалов.

При размещении товаров после выделения складской области и складской зоны система должна осуществлять поиск доступного складского места. Складское место однозначно задается координатами складской области и складского места. Каждое складское место имеет определенный тип, который описывает его высоту и допустимую нагрузку. Так, например, паллета с тяжелым грузом будет отнесена к такому складскому месту, которое будет отвечать ее параметрам. Определение отдельных типов складских мест может осуществляться динамически – например, для паллет слишком большого размера и для специальных нагрузок несколько небольших складских мест могут быть сгруппированы в одно более крупное складское место. Кроме того, в основных данных могут задаваться различные стратегии для определения складских мест. Система равномерно распределяет транспортные единицы по всем рядам, с тем чтобы обеспечить равномерное использование складских мощностей. Данный метод выделения складских мест особенно хорошо подходит для пролетных складов высотного хранения.

Предпочтительное хранение товарной единицы в ряду – эта стратегия хранения предназначена для использования в складской области, где нижние ярусы используются для подборки заказов, а резервные запасы хранятся на более высоких ярусах. Резервные запасы для той или иной единицы хранятся по возможности в том же ряду, где находится место комплектации. Это позволяет существенно сократить перемещения, необходимые для пополнения места комплектации.

Некоторые меры по управлению хранением. Утвердить для применения в документах определение: “Ячейка – это место хранения, для которого можно назначить адрес в любом складском оборудовании: полка, ящик или поддон в стеллаже, место на полу, в карусельном, гравитационном и специальном стеллаже, в морозильнике, в камере с климат-контролем и т. п.”.

Пронумеровать ячейки в соответствии с определенной логикой адресации, чтобы новый работник мог легко найти любой товар на складе на второй день работы:

– определить, может ли в одной ячейке храниться больше одного вида товара;

– разделить ячейки на легкодоступные, среднедоступные и наименее доступные;

– размещать товары, которые продаются чаще других, в легкодоступные ячейки;

– размещать товары, которые продаются в средних объемах, в среднедоступные ячейки;

– размещать медленно оборачивающиеся товары, мертвые запасы и товары, которые продаются нерегулярно, в наименее доступных ячейках.

Выделить фиксированные ячейки, отведенные для хранения определенных товаров, – если товара нет, эта ячейка не занимается в ожидании пополнения. Регулярно проверять, достаточно ли места, отведенного каждому товару, для хранения максимального объема его запаса; для хранения обычного его количества, для хранения оптового объема. Выделить ячейки общего пользования – в эти ячейки, если они не заняты, можно складывать любой товар.

Для эффективного использования ячеек общего пользования необходимо вести учет количества товара на каждом участке, а не только общего количества по складу:

– ежедневно составлять перечень пустых общих ячеек, чтобы менеджер мог решить, куда разложить прибывшую продукцию;

– определить, могут ли общие ячейки использоваться для хранения излишков или оптовых объемов товаров, которые обычно хранятся в фиксированных ячейках.

Выделить промежуточные ячейки для хранения товаров, не доступных для продажи, так как они подлежат проверке, переупаковке, сборке или возврату.

Определить назначение ячеек для каждого номенклатурного товара:

– минимум две фиксированные ячейки (основная ячейка и ячейка для хранения излишних/оптовых запасов);

– общие ячейки – при необходимости;

– фиксированная ячейка в качестве основной и общая ячейка для хранения излишних/оптовых запасов.

Периодически оценивать эффективность использования помещения и системы хранения:

– определять объем пространства склада, не занятого товарами;

– определять возможность размещения дополнительного складского оборудования для хранения большего объема запасов;

– определять степень использования наиболее легкодоступных участков наиболее часто реализуемыми товарами;

– размещать медленно оборачивающиеся товары в дальних участках;

– оценивать возможности сужения проходов между стеллажами и использования узкопроходных штабелеров.

Периодически изучать возможности минимизации операционных издержек за счет реорганизации складского пространства:

– возможности минимизировать время отбора товаров при комплектации заказов за счет оптимизации размещения товаров и сокращения маршрутов комплектовщиков;

– возможности перепланировать склад для создания сквозного склада, в котором товары принимают в одном конце склада, а отгружают в другом, процессы приемки и отгрузки выполняются одновременно разным персоналом и оборудованием.

Если склад с одним входом и товары принимают и отгружают в одном конце склада:

– регламентировать приемку и отгрузку в разные периоды дня или суток;

– регламентировать совместное использование персонала и оборудования службами приемки и отгрузки;

– регламентировать операции кросс-докинга, когда принятые от поставщика товары немедленно отправляют покупателю или на другой склад компании без хранения.

Необходимо обучать персонал визуальному знанию товаров:

– работники должны различать товары, которые выглядят схоже, но на самом деле являются разными;

– работники должны уметь выявлять поврежденную продукцию;

– работники должны знать надлежащие места хранения всех товаров или адресную систему зоны хранения;

– работников следует учить размещать продукцию так, чтобы ее легко было забрать при подготовке груза к отправке.

Провести обучение персонала и предусмотреть процедуры, контролирующие правильность ввода данных:

– проверка независимым специалистом;

– программа задает дополнительные вопросы по нестандартным вводам данных;

– компьютер подсчитывает “контрольные суммы”.

Установить порядок документирования внутреннего перемещения товаров. Определить, что перемещаемый товар отгружается покупателю, как только поступает.

Установить порядок действий, если при перемещении товара в два приема появляется расхождение между отгруженным и полученным количеством:

– определить форму и сроки направления отчета о таком расхождении менеджеру;

– определить, сохраняется ли расхождение при перемещении товара внутри склада, пока не будет принято решение о коррекции.

Необходимо регламентировать действия при поступлении поврежденных товаров:

– определить условия, при которых следует частично или полностью отказываться от прибывшего груза;

– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика.

Необходимо определить условия, при которых принимается груз, содержащий поврежденные товары:

– определить, как поврежденная продукция удаляется из показателя доступного запаса;

– выделить на складе секцию для поврежденной продукции, ежемесячно просматривать товары в этой секции для контроля процесса выброса или возврата поставщику;

– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика;

– разработать процедуру направления поставщику запроса на возврат.

Определить в инструкциях, какие действия следует предпринять, если копия заказа на закупку отличается от товарной накладной поставщика:

– установить допустимое отклонение (в процентах или в денежном выражении) – в случае, если отклонение не превышает согласованное, оно будет принято;

– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные номенклатурные товары;

– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные неноменклатурные товары.

Установить, подлежит ли проверке товар, приходящий на замену:

перечислить поставщиков, поставки от которых можно не проверять при получении;

– перечислить случаи, когда сплошной контроль можно заменить выборочной проверкой.

Установить, кому поручено вводить заявки потребителей в компьютер: сотруднику склада, службы закупки или офиса.

Установить правило: объем товара, который в процессе приемки проходит проверку или обработку, не должен включаться в доступный для продажи объем.

Установить, какие товары нуждаются в проверке:

– определить, проверять все изделия в партии или только отдельные образцы;

– определить, направлять ли данный товар автоматически из зоны приемки в зону проверки;

– определить в контрактах на закупку для каждого товара документально установленный стандарт приемлемого состояния по внешнему виду и качеству.

Установить, что делать с товаром, забракованным при проверке:

– определить порядок оповещения отдела закупок;

– определить порядок оповещения поставщика;

– определить порядок хранения товара до возврата поставщику;

– определить правила документирования внутрискладского перемещения бракованного товара.

Установить, что входящие грузы необходимо экспедировать (сопровождать) силами собственных агентов для контроля и повышения точности сроков поставок по заказам на пополнение:

– когда поставки приходят позже оговоренного поставщиком срока;

– когда доступный запас (наличный за вычетом объема обещанных покупателям товаров) меньше или равен страховому.

Необходимо обеспечить получение предварительных извещений о поставках от всех поставщиков:

– отдел закупок должен их получать для проверки соответствия поставляемых товаров заказанным – это поможет выявлять ошибки до прибытия грузов;

– их копиями должен снабжаться руководитель склада, чтобы иметь возможность выделить место для приемки и хранения прибывающего груза;

– их копиями должен снабжаться груз-менеджер, чтобы иметь возможность планирования выделения техники и рабочих для разгрузки прибывающего груза.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.