Глава 16. Деловое письмо

Глава 16. Деловое письмо

Деловое письмо – одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями [92] и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) [93] . Письма могут готовиться компанией:

? как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

? как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

? как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

? как инициативные.

Подготовленный исполнителем текст [94] делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос [95] . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. [96]

Рис. 16.1. Основные функции и виды деловых писем [97]

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма. Реквизитами документа являются [98] :

? дата документа;

? регистрационный номер документа;

? ссылка на регистрационный номер и дату документа; [99]

? сведения об адресате;

? заголовок к тексту;

? текст;

? подпись;

? отметка о наличии приложения;

? отметка об исполнителе;

? идентификатор электронной копии документа.

Сроки подготовки деловых писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Открытое акционерное общество «Аверс»

ОАО «Аверс»

__________________________________________________________________

180000, г. Архангельск, ул. Петровская, д. 70. Тел.: (817) 33-20-36, факс: 33-20-37.

E-mail: box@avers.ru.

ОКПО 80000000, ОГРН 1300000000000, ИНН/КПП 1000000000/900000000

__________ № ____________________ (сведения об адресате)

На №________________________

Многоуважаемый Имя Отчество!

Мне бъто исключительно приятно получить от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 0000 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемый Имя Отчество, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца. Позвольте также выразить надежду на то, что сотрудничество между нашими организациями в предстоящем году будет успешным.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением,