2.3.4. Личная карточка работника
2.3.4. Личная карточка работника
Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.
С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление от 16.04.2003 № 225) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной.
Так как вышеназванные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек как таковых). Ответственность за это нарушение определяется по ст. 5.27 КоАП РФ.
Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года. Личные карточки, заполненные до 04.04.2004 по формам, утвержденным ранее, стали документами с момента проставления сотрудником отдела кадров и работником своих подписей на второй странице, соответственно, замене не подлежат.
Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:
• расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
• включения дополнительных строк (включая свободные);
• включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).
Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.
Личная карточка состоит из 11 разделов:
I. Общие сведения;
II. Сведения о воинском учете;
III. Прием на работу и переводы на другую работу;
IV. Аттестация;
V. Повышение квалификации;
VI. Профессиональная переподготовка;
VII.Награды (поощрения), почетные звания;
VIII. Отпуск;
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
X. Дополнительные сведения;
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.
Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:
• Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
• Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);
• Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.
В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.
Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.
При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.
Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения.
Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
Табельный номер. Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).
В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.
Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.
Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.
Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».
Вид работы. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):
«м» – мужской;
«ж» – женский.
Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).
Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).
В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.
Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.
Но если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.
С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:
– гражданин Российской Федерации – код по ОКИН «1»;
– гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) – код по ОКИН «2»;
– иностранный гражданин – код по ОКИН «3»;
– лицо без гражданства – код по ОКИН «4».
Пункт 5 «Знание иностранного языка», расшифрованный как «наименование» и «степень знания». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Так как Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации (например, мордовского), то в данном пункте указывается иностранный язык (т. е. язык иностранного по отношению к России государства).
Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).
В общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но, поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка – вторым (через несколько пробелов).
Таким образом, в личной карточке возможны следующие записи:
английский (код по ОКИН «014») (немецкий код по ОКИН («135»), французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);
– читает и переводит со словарем – код по ОКИН «1»;
– читает и может объясняться – код по ОКИН «2»;
– владеет свободно – код по ОКИН «3».
Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.
Пункт 6 «Образование».
Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:
– основное общее образование – код по ОКИН «01»;
– среднее (полное) общее образование – код по ОКИН «07»;
– начальное профессиональное образование – код по ОКИН «10»;
– среднее профессиональное образование – код по ОКИН «11»;
– неполное высшее образование – код по ОКИН «15»;
– высшее образование – код по ОКИН «18»;
– послевузовское образование – код по ОКИН «19».
Если оформляемый работник не окончил образовательное учреждение, кодирование информации об его образовании осуществляется по следующим правилам:
– работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен – «неполное высшее»;
– работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 года обучения – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс»;
– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование – «основное общее»;
– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;
– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;
– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел неполное среднее образование – «неполное среднее»;
– работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе – «незаконченное среднее образование».
Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, дипломом государственного образца о неполном высшем образовании, академической справкой о незаконченном высшем образовании). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, т. к. данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.
Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (имени – «им.»). Ордена в названиях учебных заведений (если таковые присвоены) в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например, «25.06.2004».
Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании, освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются следующие квалификации: «бакалавр», «дипломированный специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность.
Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации «монтажник», «техник», «бухгалтер».
В данном пункте кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, причем, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), то кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 01.01.2004 применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными приказом Минобразования России от 25.11.2003 № 4377 «О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования».
Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок пункта 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.
Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке пункта 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, а остальным формам – код 02.
Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.
Пункт 7 «Профессия». Здесь записывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника согласно трудовой книжке и объяснений работника.
Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.
Коды по данному разделу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во Введении к ОКПДТР.
Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности – из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплаты. «Сокращение» кода по ОКПДТР до 5 или 6 цифр произвели сами Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как 5 первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как 6 первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Но необходимо учитывать следующее.
Личная карточка не имеет разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, пр.), условия его оплаты и т. п., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.
Например, полный код штукатура, созданный на основании данных классификатора и приказа о приеме на работу, имеет вид: 19727 6 03 3 7133 10 1 4, где:
– 1 – профессия;
– 9727 – штукатур;
– 6 – контрольное число;
– 03 – номер выпуска ЕТКС;
– 3 – 3-й разряд;
– 7133 – группа по ОКЗ – «Штукатуры»;
– 10 – сдельная оплата труда;
– 1 – условия труда нормальные;
– 4 – рабочий, выполняющий работу вручную не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).
Пункт 8 «Стаж работы» заполняется на основании записей в трудовой книжке работника (если она имеется) и (или) иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении с такой работы.
Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.
Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п). Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением СМ СССР от 13.04.73 № 252 (с изменениями на 04.03.2004).
Например, работник, для которого рассчитываются общий и непрерывный стаж – мужчина, а не мать, имеющая детей в возрасте до 14 лет. Причина увольнения во всех случаях – собственное желание.
Первый период: принят 18.10.2000 – уволен 23.12.2002.
Второй период: принят 24.12.2002 – уволен 06.03.04.
Третий период: принят 15.05.04 – уволен 10.09.05.
При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из месяца – 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, поэтому этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.
Первый период: 23.12.2002 – 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;
второй период: 06.03.04–24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;
третий период: 10.09.05–15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.
Для исчисления общего стажа складываются данные по отдельным периодам:
2 года 2 месяца 6 дней + 1 год 2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца 26 дней =
4 года 8 месяцев 15 дней – общий стаж работника. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.
Теперь считается непрерывный стаж. Учитывая уважительную причину увольнения (не за прогул), перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет непрерывного стажа).
Стаж прерывается в случае увольнения по следующим основаниям:
– систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (п. 5 ст. 81 ТК РФ);
– прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии (подп. «а», «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
– вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы, либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы (п. 4 ст. 83 ТК РФ);
– утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности (п. 7 ст. 81 ТК РФ);
– совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка (п. 8 ст. 81 ТК РФ);
– увольнение в качестве дисциплинарного взыскания, налагаемого в порядке подчиненности или в соответствии с уставами о дисциплине;
– совершение работником других виновных действий, за которые законодательством предусмотрено увольнение с работы.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.
Также в данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).
Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих строках пунктах проставляются нули.
Пункт 9 «Состояние в браке». Заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника или полученный во время опроса. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.
Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:
– никогда не состоял (не состояла в браке) – код по ОКИН «1»;
– состоит в зарегистрированном браке – код по ОКИН «2»;
– состоит в незарегистрированном браке – код по ОКИН «3»;
– вдовец (вдова) – код по ОКИН «4»;
– разведен (разведена) – код по ОКИН «5»;
– разошелся (разошлась) – код по ОКИН «6».
Пункт 10 «Состав семьи» оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведении, сообщенные работником в устном порядке.
Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится работник, другие близкие родственники, с учетом факта нахождения этих родственников у него на иждивении, проживания вместе с ним, иных юридически значимых обстоятельств.
Пункт 11 «Паспорт» предполагает его заполнение в строгом соответствии с паспортом гражданина РФ или паспортом другого государства.
Пункт 12 «Место жительства», к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одними из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо, чтобы последний проверил его правильности. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.
При указании адреса допускается использование следующих сокращений:
– автономный округ – АО;
– автономная область – Аобл;
– город – г.;
– край – край;
– область – обл.;
– республика – респ.;
– район – р-н;
– поселок городского типа – пгт.;
– рабочий (заводской) поселок – рп.;
– дачный поселок – дп.;
– курортный поселок – кп.;
– сельский округ – с/о;
– сельское муниципальное образование – с/мо;
– деревня – д.;
– железнодорожная станция – ж/д ст.;
– микрорайон – мкр.;
– населенный пункт – нп.;
– поселок сельского типа – п.;
– село – с.;
– станция – ст.;
– станица – ст-ца;
– аллея – аллея;
– бульвар – б-р;
– квартал – кв-л;
– кольцо – кольцо;
– линия – линия;
– набережная – наб.;
– парк – парк;
– переулок – пер.;
– переезд – переезд;
– площадь – пл.;
– проезд – проезд;
– проспект – пр-кт;
– проселок – проселок;
– проулок – проулок;
– строение – стр.;
– территория – тер.;
– тракт – тракт.;
– тупик – туп.;
– улица – ул.;
– шоссе – ш.
Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку «фактически» можно оставлять незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для фиксации необходимой информации.
Номера телефонов указываются по общепринятым правилам:
– городские – приводится код города (в скобках) и внутригородской номер телефона;
– мобильные – приводится федеральный код (в скобках) и номер телефона в сети оператора сотовой связи.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).
На граждан, пребывающих в запасе:
• п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);
• п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
• п.5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами:
– А (годные к военной службе);
– Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
– В (ограниченно годные к военной службе);
– Г (временно не годные к военной службе);
– (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;
• п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:
– строка «а» – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
– строка «б» – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
• п.п.1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» – не заполняются;
• п.2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
• п.5 «Категория годности к военной службе» заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;
• в п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.
Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника. Такой порядок определен п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, согласно которому: «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».
Основанием для осуществления последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.
Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы – в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.
Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается «в качестве совместителя». Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).
Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается, исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки, другие).
Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» или разделе X «Дополнительные сведения».
На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале выясняют основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т. е. имеет ли работник основную работу. Для этого кадровая служба предприятия, в которое работник принимается в качестве совместителя, затребует от него представления документа, подтверждающего наличие основной работы.
Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 6 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.
Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству, (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе). Поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.
Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X «Дополнительные сведения», так и в разделе III личной карточки (первой записью).
Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:
– соответствует занимаемой должности;
– соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
– не соответствует занимаемой должности.
Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:
– соответствует заявленной квалификационной категории;
– не соответствует заявленной квалификационной категории;
– соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель»;
– не соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель».
Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций («о переводе на другую работу», «о направлении на повышении квалификации»), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.
В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).
В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Но присвоение квалификации работника фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.
Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию. Повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения:
• краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое, обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;
• тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;
• длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.
В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка. По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:
• удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);
• свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов);
• диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов);
• диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).
Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 аналогично заполнению раздела «Образование». Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.
Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.
Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.
Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет. Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие – без заполнения графы «Основание», так и во время работы на нем).
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.
Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.
Заполняется VI раздел личной карточки только на основании диплома или свидетельства и в строгом соответствии с ними.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.
Согласно п.п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:
• подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
– о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
– о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
Данный текст является ознакомительным фрагментом.