Срочное и важное

Срочное и важное

Каждый из нас может впустую тратить время, занимаясь нелепыми делами для того, чтобы не покидать так называемую «зону комфорта». Доктор Стивен Кови в одной из своих книг объясняет, что все наши дела делятся на четыре типа:

1) важные и срочные;

2) важные и не срочные;

3) не важные и срочные;

4) не важные и не срочные.

С делами под номером 1 разобраться несложно. Большинство руководителей умеет расставлять приоритеты и вряд ли забудет, например, о выплате зарплат, иначе сотрудники покинут компанию очень быстро. Также важным и срочным делом является окончание производственных работ в отведенный срок, иначе клиенты будут недовольны. Дела под номером 1 – это очевидные задачи, выполнение которых необходимо для дальнейшего функционирования бизнеса. Когда ваш бизнес находится только на начальном этапе развития и у вас нет команды, которой вы могли бы поручить какие-либо дела, вам придется самому заниматься банковскими счетами, платить зарплату, включать свет в кабинете по утрам, т. е. делать все или почти все. Это жесткая необходимость.

Дела под номером 4 почти так же просты для понимания. Дела, которые не важны и не срочны, – это совершенно пустая трата времени. Большинство читателей понимают это. Возможно, в вашей компании будут сотрудники, которым придется объяснить это, но, как правило, очень редко лидеры испытывают трудности при определении того, какие дела относятся к номеру 4. В большинстве случаев просмотр телепередач попадает в эту категорию, особенно если тратить на это слишком много времени, как многие и делают. Просмотр Facebook или Twitter в рабочее время также можно назвать пустой тратой времени. Это такие дела, которыми люди практически никогда не занимаются специально. При этом все совершают такую ошибку, и определенные моменты своей жизни проводят пассивно и без пользы.

Для большинства из вас первые два сектора не представляют трудностей. Однако следует как можно более детально остановиться на последних двух секторах.

Под номером 3 у нас значатся «не важные и срочные» дела. Их можно отнести к группе «обманчивых», так как из-за срочности дело может казаться более важным, чем есть на самом деле. Во время написания этой главы я вспомнил о важном деле – я забыл закрыть свой электронный почтовый ящик. Я слышу, что мне пришло письмо, и я, словно мотылек, влекомый лампой, должен прервать поток своих мыслей для того, чтобы прочесть письмо от «приятеля» с очередным приколом или анекдотом, которые он находит в Интернете. Я отвлекся и сделал срочное и не важное дело вместо не срочного, но важного. И вы тоже иногда это делаете.

Когда сфера вашей ответственности расширяется и вы переходите от одного этапа жизни к другому, ваше представление о «важности» дел может измениться. В детстве нас со всей основательностью обучали «телефонному» этикету. Тогда, в 1960-е гг., телефон был настоящим источником жизни для агентов по продаже недвижимости, таких как мои родители. Они боялись, что ребенок возьмет телефонную трубку и своим неумелым обращением отпугнет потенциального покупателя или сорвет продажу. Поэтому уже в раннем детстве я умел разговаривать по телефону как профессиональный секретарь. Я помню, как отчетливо выговаривал «Да, мадам. Да, сэр», затем принимал сообщение от позвонившего человека и повторял громко и с улыбкой номер его телефона. Зачастую, когда мои родители перезванивали этому человеку, то слышали комплименты в мой адрес, на что они отвечали: «Ему семь лет». Так что телефон очень глубоко вошел в мое сознание как нечто действительно важное. Однако несколько лет назад я внезапно для себя обнаружил: в моем доме живут девочки подросткового возраста, моя жена общительный человек, я общаюсь в основном по электронной почте, поэтому если в доме звонит телефон, то в любом случае звонят не мне. Так зачем мне к нему подходить? Мое воспитание заставляет меня подскакивать каждый раз, когда звонит телефон, но учитывая, что звонят не мне и у нас в телефоне замечательный автоответчик, то зачем я буду принимать сообщение от одной из женщин, с которыми моя жена посещает спортивный клуб Ассоциации молодых христиан? Поэтому я перестал отвечать на звонки дома.

Приведенный мною пример показывает, как можно потратить время на срочное, но не важное дело. Задумайтесь, на какие дела, не способствующие продвижению к цели, вы или члены вашей команды расходуете свое время. Возможно, эти дела являются срочными, важными и обязательными для выполнения, но необязательно, чтобы именно вы занимались ими. Теперь на звонки в моем доме отвечают те, с кем, вероятно, хочет связаться звонящий, либо многофункциональный автоответчик. По мере роста вашей компании необходимо сокращать объем дел, которые выполняете лично вы. Вы должны тратить свое время на те вещи, которые никто, кроме вас, сделать не в состоянии. Когда вы открываете свое дело, вам приходится играть сотни ролей, и по мере роста, вы начинаете распределять эти роли между другими людьми. Тот факт, что мой личный секретарь берет на себя все второстепенные дела, позволяет мне заниматься тем, что я должен делать лично. Когда много лет назад мы создали нашу компанию, я лично занимался персональным консультированием клиентов по финансовым вопросам. Однако уже много лет я никого не консультировал. Когда мои лучшие друзья или члены семьи нуждаются в помощи, они получают ее от одного из консультантов моей компании. Он делает это значительно быстрее и качественнее. Я бы оказал плохую услугу любимым людям, если бы согласился проконсультировать их в финансовых вопросах. Вы до сих пор подстригаете траву на своем газоне, но при этом ненавидите это занятие? В таком случае стоит поставить цель – достичь такого уровня финансовой состоятельности, чтобы нанять человека, который будет этим заниматься вместо вас. На что вы хотите потратить свои жизненные силы? Вы до сих пор сами отвечаете на деловые звонки, ведете бухгалтерию, печатаете свои письма, сами заказываете себе билеты на самолет и пылесосите кабинет? Я делал все из перечисленного и мог бы продолжать делать это и сегодня без всякого высокомерия, но я понял, что писать книги, читать лекции и обучать новых лидеров – это те вещи, которые могу делать только я, но я не смогу ими заниматься, если буду тратить свое время на срочные, но не важные дела.

Под номером 2 собраны не срочные, но важные дела. Дела данной категории могут стать самыми важными для вас, предпринимателей-лидеров, с точки зрения потраченного на них времени. Речь идет о вещах, которые влияют на качество жизни и бизнеса, возможно, больше, чем какие-либо другие. Это физические упражнения, стратегическое планирование, постановка целей, чтение деловых книг по лидерству/бизнесу, обучение на одном или нескольких курсах, построение взаимоотношений, молитва, вечер с супругой, выходной день, посвященный поиску новых идей и решению проблем, управление личными накоплениями и даже замена масла в автомобиле. Мы все согласны с тем, что эти дела не срочные, но важные. Оглядываясь в прошлое, мы понимаем, что эти вещи, вероятно, были самым важным, чем мы когда-то занимались. Мы с вами живем в таком обществе, где желание постоянно быть в движении соответствует духу времени. Но когда вам предстоит выполнить какое-либо дело, относящееся к категории важных, вам хочется сперва взять небольшую передышку, успокоиться и только потом взяться за него. Это «кирпичики», из которых выстраиваются идеальная жизнь и бизнес, и так как подобные дела не являются срочными, то мы склонны избегать их.

Любопытно, что если мы не занимаемся делами, относящимися к категории 2, то в итоге они переходят в группу 1 и становятся срочными. Если вы не занимаетесь физическими упражнениями и неправильно питаетесь (просто потому что у вас нет на это времени), то отдыхать от работы вам придется уже в больнице. Если же вы не будете уделять внимание жене, то придется потратить время на психолога по вопросам брака или на адвоката по разводам. Если не провести замену масла в двигателе, то придется покупать новый автомобиль. Эти не особо срочные дела: если вы их проигнорируете, они могут повлечь за собой крупные расходы, поэтому следует распределять свое время, концентрируясь на делах категорий 1 и 2, по возможности избегая дел, находящихся в группе 4, и поручать кому-либо дела под номером 3.