16.2. Основные проблемы межфункционального взаимодействия на предприятии

16.2. Основные проблемы межфункционального взаимодействия на предприятии

Переход от управления отдельными функциями на предприятии к интегрированному управлению процессами связан с нарушением функциональных границ деятельности различных служб и вмешательством в ранее «суверенные» области. Это приводит к возникновению организационных конфликтов. Служба логистики должна разрешать эти конфликты. Различают восемь типичных проблемных областей внутренней логистики предприятия: запасы; закупка; поставка товара на склад; планирование заказов; обработка заказов клиентов; поставка со склада; логистический сервис; сбор порожней тары и товароносителей.

Первые три области связаны с входящим потоком, остальные пять – с выходящими потоками. Рассмотрим проблемы связанные с входящими потоками.

Область 1. Запасы. Серьезную проблему для торговых предприятий представляют нерациональные запасы, чрезмерный объем которых «замораживает» значительные финансовые ресурсы, создает затруднения на складе и препятствует нормальной работе предприятия. С другой стороны, часто возникает дефицит необходимых покупателям товаров, что приводит не только к прямым потерям продаж и упущенной выгоде, но и к далеко идущим последствиям вплоть до потери клиентов.

Уровень запасов часто становится предметом конфликтов, возникающих между следующими подразделениями предприятия: маркетинг, финансы, закупки, продажи, склад. Служба маркетинга заинтересована в максимизации запасов с целью повышения уровня обслуживания покупателей и уменьшения вероятности возникновения дефицита запасов.

Финансовый отдел стремится минимизировать запасы, так как осознает, что они «омертвляют» значительные денежные средства, которые могут быть направлены на другие цели и приносить прибыль. Служба закупки, преследуя локальную цель минимизации цены закупки, стремится к получению максимальных оптовых скидок и закупает чрезмерный объем товарной партии, не учитывая возможностей склада, имеющихся в наличии запасов и затрат на их содержание и обработку.

В качестве решения для обозначенных проблем, могут быть использованы стратегии минимизации или оптимизации.

Область 2. Закупки. Управление запасами тесно связано с закупками и поставками товаров на склад. При управлении закупками конфликты возникают по следующим направлениям: ассортимент закупаемых товаров; базисные условия поставки; выбор поставщика. Рассмотрим каждый из перечисленных конфликтов подробнее.

Направление 1. Ассортимент закупаемых товаров (в частности, на уровне грузовой единицы) – предмет конфликта между службой закупок и товарным складом. Отдел закупок, с целью получения оптовых скидок, приобретает крупные партии однородной продукции и предпочитает не оплачивать поставщикам дополнительные услуги по комплектации грузовой единицы в ассортиментном составе, который требуется потребителям материального потока предприятия. Склад заинтересован в том, чтобы ассортиментный состав грузовых единиц совпадал с типичным ассортиментом заказов большинства клиентов, так как это позволяет значительно сократить затраты на грузопереработку.

Направление 2. Базисные условия поставки. Широко используемые в международной и внутренней торговле базисные условия поставки определяют распределение рисков, затрат и обмен документацией между сторонами договора купли-продажи. Служба закупок склонна при определении базисных условий поставки выступать на стороне поставщика и в обмен на скидки предоставлять льготные условия поставки для поставщиков в отношении распределения рисков и затрат в ущерб собственному предприятию. При этом отдел закупок не требуют от поставщиков предоставления дополнительных услуг при транспортировке (к примеру, сопровождение груза или доставка «точно в срок») и не уделяют внимания параметрам транспортной тары.

Финансовый отдел заинтересован в минимизации рисков, затрат на закупку и последующей поставки закупленной товарной партии на склад. Интересы транспортного подразделения заключаются в сокращении затрат на осуществление перевозок собственным транспортом, что диктует необходимость переноса основной ответственности за доставку товара, а также сопутствующих рисков на продавца.

Направление 3. Выбор поставщика. Проблема выбора поставщика является одной из основных в управлении закупками. Поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации его логистической стратегии.

Выбор поставщика осуществляется по определенным критериям, среди которых выделяют: качество поставляемых материальных ресурсов; надежность поставок; финансовые условия; расположение; сопутствующий сервис. Предпочтение тех или иных критериев различными подразделениями предприятия и игнорирование остальных показателей, важных для нормального функционирования других подразделений, является основой возникновения целого ряда межфункциональных конфликтов.

Данные конфликты могут разрешаться в рамках логистической функции «управление закупками» путем согласования локальных интересов организационных подразделений с системными целями предприятия.

Область 3. Поставка товаров на склад. Поставка закупленного товара на склад связана с определением величины партии поставки и сроками поставки.

Направление 1. Величина партии поставки. Служба закупок заинтересована в приобретении крупных партий продукции с целью получения оптовых скидок от поставщиков. Склад предприятия имеет ограничения, связанные с объемом поставок, и стремится избежать дополнительных затрат, возникающих при экстренном размещении прибывающих грузов (сверхурочная работа, привлечение дополнительного персонала, необходимость пересмотра размещения складированных грузов).

Вследствие существенного различия интенсивности входящих и выходящих материальных потоков, склад вынужден нести значительные издержки на грузопереработку. Поэтому сокращение издержек на складирование и потерь от дефицита является принципиальным моментом для службы логистики.

Транспортный отдел заинтересован в минимизации расходов на доставку, и, следовательно, осуществлении редких рейсов с полным использованием грузовместимости или грузоподъемности транспортных средств.

Кроме того, величина партии поставки может стать причиной конфликта для служб закупок и продаж оптового предприятия. Такая конфликтная ситуация характерна для торговых предприятий, занимающихся реализацией скоропортящейся продукции, товаров с ограниченным сроком хранения либо сезонных продуктов. Отдел продаж при реализации крупных партий товаров сталкивается с трудностями и потерями, связанными с реализацией подобных продуктов, и пытается снизить объемы закупок такой продукции.

Направление 2. Сроки поставки. Служба закупок в этом конфликте, образно говоря, находится на стороне поставщика. Сокращение сроков поставки, как правило, сопряжено с возрастанием цены закупаемого товара за счет оказания услуги с добавленной стоимостью, что не отвечает локальным интересам рассматриваемого подразделения.

Служба маркетинга стремится сократить срок поставки с тем, чтобы интересующая потребителя продукция как можно быстрее оказалась у него. Кроме того, уменьшение продолжительности цикла поставки дает возможность маркетинговому подразделению составлять более точные и реалистичные планы продаж. Отдел продаж также заинтересован в снижении времени поставки, что позволяет точнее выполнять планы продаж и избежать трудностей, связанных с реализацией неликвидов.

Функциональный интерес транспортного хозяйства предприятия заключается в осуществлении перевозок по наиболее экономичным маршрутам, что не всегда приводит к минимизации продолжительности транспортного цикла.

Отдел управления запасами заинтересован в установлении срока поставки, позволяющего оптимизировать уровень запасов в логистической системе предприятия.

Эффективным подходом к решению рассмотренных выше конфликтов является достижение экономических компромиссов между подразделениями предприятия.

Анализ функциональных областей предприятия, связанных с выходящими потоками, может быть проведен аналогично с входящим потоком. Приведенный список конфликтов в сфере логистики не является исчерпывающим и универсальным, но дает возможность сделать важные выводы и наметить пути обнаружения скрытых проблем предприятия в области межфункционального взаимодействия.

Служба логистики имеет возможности для согласования локальных целей подразделений предприятия и приведения их в соответствие с глобальной целью предприятия. Это позволяет улучшить качественные характеристики логистической системы и устранить межфункциональные конфликты между подразделениями предприятия.