Структуризация выступления

Структуризация выступления

Как только вы определили тему, напишите план презентации. Убедитесь, что он структурирован и аргументирован. В выступлении нет заголовков или подзаголовков, и слушателям будет сложно следить за ходом вашей мысли. Поэтому очень важно, чтобы в вашей речи были введение, основная часть и заключение.

Введение состоит из нескольких элементов. Сначала нужно представиться. Если вы выступаете перед большой незнакомой аудиторией, попросите, чтобы кто-нибудь вас представил. Не нужно рассказывать всю свою биографию; выберите те данные о себе, которые вы хотите сообщить аудитории. Если вы выступаете на внутреннем совещании, убедитесь, что все знают вашу должность и роль в обсуждаемом проекте.

Необходимо эффектное вступительное слово. Поблагодарите тех, кто пригласил вас выступить, и того, кто представил вас. Потом можно рассказать анекдот, чтобы аудитория расслабилась и поняла, что вы тоже человек. Например, поблагодарив представившего меня, я могу сказать: «Но вы забыли упомянуть, что я играл в баскетбол!» После этого я обычно вспоминаю о том, как, будучи подростком, пытался подражать Келвину Мерфи[46], который ставил рекорды в колледже, а потом стал сильнейшим игроком в команде Houston Rockets. Я хотел быть таким, как Келвин: если он выходил попить воды, я шел за ним. Я болел за него весь сезон и очень хотел, чтобы он набрал 56 очков – но он недобрал всего шесть очков. Тогда я решил забыть о карьере баскетболиста и сосредоточился на финансах.

Шутка эффективна даже на внутренних совещаниях, если она в тему и никого не обижает. Однако многие слушатели не знают, можно ли им смеяться. Они могут думать, что предмет обсуждения слишком важен или выступающий слишком серьезен (это особенно заметно, когда топ-менеджер выступает перед своими подчиненными). Разрешите слушателям посмеяться. Я иногда говорю: «Когда я учился в колледже, то хотел быть комиком, поэтому мне было бы очень приятно, если бы все смеялись над моими шутками». Как правило, люди расслабляются и начинают улыбаться.

Когда слушатели расслабились, вы должны объяснить, почему тема выступления для них важна. Можно сослаться на заголовки газет или недавнее событие в компании или подразделении. Может быть, вам придется связать тему выступления с важной для аудитории проблемой – например, рассказать общественности о повышении уровня преступности.

Вы должны объяснить, о чем собираетесь рассказать: «Я начну с описания А, приведу доказательства Б и, наконец, выскажу свои предположения по поводу В».

Аудитория не должна гадать – говорите прямо и четко. Если вы собираетесь использовать визуальный ряд, нужно сделать слайд повестки дня, на котором отмечены эти три этапа. Тогда аудитории будет проще понять ваши аргументы: каким образом они связаны и как выстраиваются в логическую последовательность.

Основная часть презентации должна быть четко структурирована. Вот пример структуры:

• Проблема.

• Анализ.

• Возможные решения проблемы.

Другая возможная структура:

• Вопрос, стоящий на повестке дня.

• Предложение по данному вопросу.

• Варианты решения данного вопроса в будущем.

При написании основной части помните, что ваша задача – убедить аудиторию в правильности вашей точки зрения. Даже когда вы выступаете с отчетом о работе, вы стараетесь убедить ваших коллег в том, что все идет по плану (или не идет). В любом случае легче заставить аплодировать тех, кто заведомо с вами согласен. Сложнее убедить тех, кто изначально настроен нейтрально или не согласен с вами. Как переманить их на вашу сторону?

Иногда вы можете воспользоваться логикой и аргументами, особенно если аудитория не знакома с ними или они противоречат расхожему мнению. Однако не стоит полагаться только на логику – нужно использовать и эмоции. Если вы хотите в чем-то убедить слушателей, приведите примеры из жизни. Ваша аудитория скорее отреагирует на истории людей с алкогольной зависимостью, чем на диаграмму со статистическими данными о злоупотреблении алкоголем{87}.

Слушатели скорее поддержат вас, если будут уверены, что обсуждаемая тема вам небезразлична. Можно использовать жесты и интонацию. Повторяйте одну и ту же фразу несколько раз, делайте паузы, чтобы подчеркнуть основную мысль, связывайте идеи между собой и демонстрируйте механизмы взаимосвязи между ними.

По возможности постарайтесь добавить эмоций ближе к концу выступления. Вот типичный совет для оратора: «Скажите слушателям, что вы хотите сказать, затем то, что собирались сказать, а потом сделайте вывод из того, что вы сказали». Я с ним не согласен: аудитории будет скучно несколько раз слушать одно и то же. Лучше перейти к заключению, настроив аудиторию на нужный лад. Например, постарайтесь убедить слушателей вложить свои средства в ваше дело или больше узнать о вашей компании.

В заключение приведите выводы – ключевые идеи, которые слушателям стоит запомнить. Можно призвать к действию, например забрать долю рынка у основного конкурента. Можно рассмотреть предмет обсуждения с другой стороны: «В следующий раз, когда вы прочтете статью о помощи США другим странам, задумайтесь, насколько малую долю от общего бюджета составляют эти средства». Можно дать жизненный совет, как Стив Джобс на выступлении перед выпускниками Стэнфордского университета: «Оставайтесь голодными, оставайтесь безрассудными»{88}.

В самом конце выступления нужно поблагодарить принимающую сторону за возможность выступить на совещании или конференции.