Шаг 1. Обмен информацией

Шаг 1. Обмен информацией

До начала этого этапа необходимо донести до персонала информацию о проекте, его задачах, исходном или вероятном объеме и ориентировочных сроках. В некоторых организациях проекты BPM отмечены «проклятьем» со времен BPR – BPR в них равнозначно сокращению персонала, поэтому люди сначала затаятся. Эту проблему нужно снять с самого начала путем эффективного информирования и общения, объясняя людям, почему BPM – совсем другая «штука».

Распространение информации и сообщение ее людям должно продолжиться на всем этапе и в проекте целиком, по мере уточнения его объемов и планов. Сообщаемая информация должна включать постоянное обновление знаний о следующих действиях:

• как проект повлияет на персонал;

• какого поведения персонал может ожидать от руководства;

• как будут поступать с сотрудниками в результате изменений, как и насколько часто будет происходить обмен информацией, а также подробности о возможностях участия людей в проекте (всегда будьте открытыми и честными).

Старайтесь предвосхищать вопросы и возражения и заранее быть готовым отвечать на них. Анализируйте работу целевых групп и специально формулируйте сообщения для них, выдерживая последовательность и согласованность.

Назначьте лицо, ответственное за общение, связи, распространение информации и управление изменениями персонала; это лицо должно отчитываться за свою работу. Ответственный за связи должен быть привлечен к проекту на этом раннем этапе – необходимо разработать план по связям и распространению информации (информационный регламент) и начать его выполнение (см. главу 25, где рассматриваются предложения по содержанию информационного регламента и решению вопросов управления изменениями персонала).