Шаг 7. Получение имеющейся информации

Шаг 7. Получение имеющейся информации

Цель этого шага – проанализировать имеющуюся на данный момент в организации информацию в рамках объема проекта. Данный шаг следует выполнять, только если это полезно внутри проекта. Лучше всего выявить имеющуюся информацию о процессах или знаниях посредством практических совещаний и/или обсуждений с людьми из бизнес-подразделений, отделов работы с персоналом и обучения.

На практических совещаниях на этапе понимания можно разработать матрицу, по форме похожую на матрицу выбора процессов. Пример приведен на рис. 16.5.

Главные процессы, для которых заполняется матрица, показываются по вертикали. В данном случае это сквозной процесс обработки требований о возмещении ущерба, включая уведомление, оценку, утверждение, платеж и завершение. Типы знаний, уже имеющиеся или желательные в организации, показаны в строках.

Знания обычно классифицируются по двум категориям:

1. Недокументированные знания отдельных сотрудников, их образование и опыт (не на бумаге).

2. Явно документированные знания в организации. Документация может быть знаниями, воплощенными в виде таких автоматизированных решений, как документооборот или системы приложений.

После этого матрица заполняется примерно так, как показано на рисунке, где серые зоны представляют недокументированные знания.

Особенно полезно четко выделить знания, полезные для процессов «идентификации» и «приоритетных» процессов, т. е. наиболее ценных процессов.

В равной степени важно четко определиться с типом документации, необходимой для удовлетворительного предоставления продуктов и услуг заинтересованным сторонам (внутренним и внешним). Понятно, что чем больше явных процессных знаний (документированных или систематизированных), тем лучше, и тем менее вероятно, что это знание «уйдет», если уволится персонал.