Организация закупок

Организация закупок

Для реализации выбранной ассортиментной стратегии необходимо организовать закупки таким образом, чтобы нужные товары (в соответствии с утвержденной ассортиментной матрицей) присутствовали на полках магазинов в нужном количестве[16]. Это с одной стороны. С другой стороны, закупки должны обеспечить реализацию ценовой политики магазина с точки зрения уровня закупочных цен и условий оплаты товаров. С третьей стороны, необходимо организовать закупки таким образом, чтобы не возникали избыточные складские остатки товара («неликвиды») В общем, организация и планирование закупок требует решения ряда взаимосвязанных задач.

Попробуем перечислить самые важные пункты:

• управление товарными запасами и поставками;

• управление поставщиками.

Управление товарными запасами и поставками

Планирование товарных запасов, их нормирование и управление ими является одной из важнейших задач магазина. Значительный товарный остаток на складе не только является «замороженными» деньгами, которые невозможно применить с пользой для дела, но к тому же этот товар банально устаревает – как морально (вышел из моды), так и физически (порча, утруска, усушка и т. п.) Если товара не хватает, то магазин теряет товарооборот и покупателей. Это постоянная борьба за одновременное достижение двух целей: достаточности товара и отсутствия излишков Рассмотрим, что нужно учесть, чтобы обе цели были достигнуты.

Например, вам нужно организовать закупки утвержденного ассортимента определенного вида товара Что при этом вы должны знать и учитывать?

Во-первых, нужно определить средний размер товарного запаса.

Это делается на основании:

• типа поставок – периодических поставок (период также требует определения) или поставок «по точке заказа», то есть по мере необходимости, с отсутствием периода поставки и с контролем фактического остатка товара;

• объема продаж товара за период (день, месяц) согласно прогнозу или данным статистики;

• сроков подготовки и исполнения заказа и т. д.

Важно понимать, что не для всех товаров можно определить нормы товарного запаса. Это возможно только для тех товаров, продажи которых стабильны (см далее п. «XYZ-анализ»). Для таких товаров вы должны рассчитать, с какой периодичностью нужно поставлять товар, на сколько дней и в каком объеме иметь запас на складе Периодичность поставок и средний объем товарного запаса зависят, в том числе, от транспортно-логистических затрат и затрат на составление и обработку заказа, т. е. нужно ответить на вопрос: что нам выгоднее – закупать больше и реже или понемногу и чаще? Ответ будет зависеть от того, каковы объемы и на кого ложатся транспортные расходы – на вас или поставщика, а также каковы возможности вашего склада по площади, какова стоимость хранения товара на складе.

Например, если доставку осуществляет поставщик за свой счет, конечно, выгоднее увеличить частоту поставок, чтобы не хранить товар у себя. Если доставка осуществляется за ваш счет, то окончательное решение будет зависеть от наличия или отсутствия скидок при увеличении объема заказа и стоимости денег. Например, если вы успеваете продать товар до наступления срока его оплаты (при отсрочке платежа), тем самым вы экономите свои оборотные средства и снижаете стоимость денег.

Для товаров, не имеющих стабильного характера продаж, либо в случае отсутствия стабильных поставщиков или возможности установить периодичность поставок, необходимо рассчитать точку заказа – показатель товарного остатка, при наступлении которого необходимо делать следующий заказ. Точка заказа равна сумме неснижаемого товарного запаса плюс страховой запас.

Для товаров, имеющих крайне нестабильный (случайный) характер продаж, расчет среднего товарного запаса практически невозможен.

Во-вторых, нужно рассчитать объем заказа конкретной поставки.

Формула расчета объема конкретной поставки конкретного товара будет зависеть от того, нормированы ли товарные запасы, возможно ли установить периодичность поставок и т. д. Например, если у вас небольшой бутик эксклюзивных ювелирных украшений, заказ товара вообще трудно формализовать и точно невозможно автоматизировать, так как каждое закупаемое изделие уникально, не повторяется и к тому же они будут меняться в зависимости от модных трендов. Также значительная доля продаж придется на изделия по предварительному заказу от постоянных покупателей.

Однако большинство магазинов имеют довольно стандартные ассортименты известных видов товаров, поставки которых повторяются и «история» продаж которых имеется. В таких случаях необходимо формализовать процедуры расчета поставок. Поскольку есть множество факторов, которые делают невозможным вывод универсальной формулы расчета поставки, рассмотрим два варианта, охватывающие многие случаи практики розничной торговли.

Вариант 1 Характер спроса на товар не меняется, влияние случайных факторов на продажи минимально, и ими можно пренебречь. Будем отталкиваться от данных статистики прошлых периодов В основу может быть положена скорость продаж товара.

Таким образом мы подсчитываем среднее значение продаж товара в день. Важно помнить, что скорость продаж должна быть рассчитана за период, аналогичный планируемому. Иначе велика вероятность ошибки.

Если прошлые продажи были удачными, то за основу можно взять необходимые остатки товара за предыдущий период.

Средние остатки товара = Остатки товара на начало + Остатки товара на конец

Причем остатки на начало берутся за предыдущий период до момента очередного привоза товара.

В случае неудачных остатков предыдущего периода необходимо скорректировать эти остатки на нужный коэффициент. По разным оценкам, средние остатки товара могут колебаться от 1 до 5 % от объемов продаж. Однако следует помнить, что средние остатки товара являются вложенным капиталом. Чем они выше, тем менее рентабелен вложенный капитал.

Рассчитаем необходимый объем закупок товара:

Объем закупок = ((Средние остатки товара + + Скорость продаж ? Период закупок) ? К увеличения продаж) – Остатки на начало планируемого периода

Здесь:

• К увеличения продаж – ожидаемое увеличение продаж (например, прирост 10 % = 1,1);

• период закупок – средняя продолжительность периода между двумя поставками;

• остатки на начало планируемого периода – остатки до закупок товара.

Вариант 2. Расчет экономически обоснованного заказа – известная модель Уилсона[17]

Модель Уилсона позволяет рассчитать «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ, или EOQ – economic order quantity), т. е. определить такое количество товара для заказа, при котором минимизируются расходы на его хранение и обработку.

Для расчета ЭОЗ нужно знать:

• издержки пополнения заказа (K);

• издержки хранения (S);

• ежедневный спрос (?);

• стоимость единицы товара в закупочных ценах (s);

• общее количество дней, когда товар находится в продаже, за год (t)

Эту модель есть смысл применять для таких розничных компаний, в ассортименте которых имеются товары со стабильным характером продаж – постоянно продающиеся товары повседневного спроса (продукты питания, бытовая химия, бытовая техника, стоковая одежда и обувь, товары для дома, текстиль, посуда и пр.). Во многих компаниях достаточно товара, подпадающего под эту модель. Но если у вас в магазине товар исключительно сезонный или коллекционный (салон меховых изделий, бутик обуви или бутик ювелирных изделий), если большинство товаров имеет нестабильный спрос, то применять эту модель нет смысла.

Суть данной модели заключается в определении одной точки, в которой издержки на закупки и затраты минимальны, – необходимо найти эту точку (Q_w), чтобы тратить меньше (рис 2. 25). На рисунке использованы следующие обозначения:

• Q – размер заказа (шт);

• ? – спрос или интенсивность (скорость) потребления запаса (шт);

• s – затраты на хранение запаса (у е);

• K – затраты на осуществление заказа, включающие оформление и доставку заказа (у е);

• L – общие затраты на управление запасами в единицу времени (у е)

Рассчитаем ЭОЗ для различных товаров (табл 2. 20). Как видно из таблицы, оптимальная величина заказа колбасы составляет 110 кг. Но можно еще рассмотреть пример с недорогим пакетом, который постоянно продается и имеет низкую стоимость. Оптимально привезти значительную партию (около 2000 штук), так как стоимость пакетов невелика, а затраты на заказ (усилия менеджера, транспортировка и т. п.) – относительно стоимости самого пакета велики.

Рис 2. 25. График затрат на управление запасами в модели Уилсона.

Таблица 2.20. Варианты расчета ЭОЗ для различных товаров в таблице Excel.

Управление поставщиками

Управление закупками тесно связано с задачей управления поставщиками. Во-первых, магазину необходимо, чтобы заказанные товары поставлялись своевременно, по согласованным ценам, в указанном количестве и известного качества, т. е. важна надежность поставщика как партнера. Во-вторых, магазину выгоднее и интереснее работать с поставщиками, которые поставляют большой ассортимент товаров, имеют большие обороты, участвуют в продвижении товара, т. е. важен масштаб компании поставщика (также косвенный показатель его надежности).

Для построения политики розничной компании в отношении поставщиков необходимо сначала определиться с наиболее важными характеристиками, по которым будет производиться оценка существующих и потенциальных поставщиков, т. е. требуется выстроить рейтинг степени их значимости для розничной компании. По сути, это будет АВС-анализ поставщиков, т. е. деление поставщиков на три большие группы (см далее п. «АВС-анализ»):

• самые значимые поставщики;

• поставщики средней значимости;

• малозначимые поставщики.

Для анализа поставщиков в качестве критериев оценки могут использоваться следующие характеристики:

• уровень цен;

• надежность в смысле исполнения договорных обязательств;

• условия оплаты;

• условия доставки;

• участие в маркетинговом бюджете;

• значимость и известность поставляемых товаров;

• стабильность качества товара;

• рекламационная политика;

• поставляемый ассортимент;

• сумма товарооборота поставляемых товаров.

По результатам анализа для каждой группы поставщиков розничная компания разрабатывает свою политику по вопросам сотрудничества. Например, от малозначимых поставщиков добиваются больших сроков отсрочки платежа, большей частоты поставок, ужесточают штрафные санкции за невыполнение договорных условий и т. п. Также их легко заменяют другими поставщиками Значимые поставщики с большими оборотами и маркетинговым бюджетом обычно предоставляют выгодные условия сотрудничества, поскольку они – крупные игроки на рынке и могут себе это позволить. Относительно них придерживаются политики сотрудничества: своевременно оплачиваются поставки, совместно разрабатываются стандарты мерчандайзинга, организуются совместные мероприятия по продвижению товара и т. д.

Данный анализ проводится как для определения групп поставщиков по степени важности, так и для выбора основного и дублирующих поставщиков по определенной товарной категории (табл 2. 21).

Таблица 2.21. Пример сравнительного анализа поставщиков для выбора основного поставщика и поставщиков-дублеров.

Основной поставщик, предложивший наиболее выгодные условия сотрудничества, может быть заменен поставщиком-дублером в случае невыполнения заказа, резкого повышения цен, сокращения ассортимента или при регулярном нарушении договорных условий. Всегда присутствующие в резерве поставщики-дублеры необходимы для снижения рисков розничной компании и для дисциплинирования основных поставщиков.