Как бороться со сметой

Тяжелый, но неизбежный пункт – составление сметы расходов. Меньше запросишь – глупо, больше запросишь – рискованно. Да и не всегда ясно, сколько денег потребуется. Все необходимо учесть: оплату своего труда, расходы на полевые исследования, оборудование, поездки, связь, размножение материалов. Составлять сметы – дело нелегкое, даже муторное. Но смета должна быть составлена независимо от любых обстоятельств. О том, какой должна быть смета, говорится в следующем правиле.

Правило 10. Независимо от степени определенности наших планов, смета должна быть подробной, конкретной, полной, правдоподобной и аккуратной.

Итак, прежде всего смета должна быть подробной: чем больше статей в этой смете, тем, в принципе, лучше, особенно если нужно обосновать крупные расходы (хотя мельчить, вынося в отдельную строку ручки и карандаши, тоже не следует).

Смета также должна быть конкретной: если закладывается покупка компьютера, то сразу приводится его спецификация, если планируются поездки, то указывается куда, когда и на какое время.

Кроме этого, смета должна быть полной: если мы чего-то не знаем, то надо узнать, а нет возможности – прикинуть, посоветоваться с кем-то. Пробелов оставлять за собой не следует.

Смета должна быть правдоподобной: просчитать все до копейки затруднительно, особенно если планируешь на пару лет вперед, но грубые ошибки сразу бросаются в глаза опытным людям – либо урежут смету, либо забракуют, поэтому лучше не подвергаться риску по мелочам.

Наконец, смета должна быть аккуратной: нелишне проверить, сходятся ли общие суммы по отдельным статьям (расхождения бывают редко, но все же встречаются). Стоит также проверить запятые, чтобы 12 тыс. не превратились в 1,2 тыс. или наоборот (и то, и другое одинаково плохо). Проверяющий рассмеется, но его(ее) смех нас, увы, не порадует.

Конечно, многие вещи прикидываются на коленке или сочиняются из головы, но они должны быть по крайней мере на что-то похожи, а еще лучше, если они просто – повествуют действительности. Не стоит закладывать 400 у.е. на дорогу там, где стоимость билета едва превышает 100 долл. Не стоит просить зарплату, в 10 раз превышающую то, что мы имеем на сегодняшний день (думаете, этого никто не делает?). Запросы должны быть разумными, хотя излишне скромничать тоже, разумеется, не надо. Если мы предложим сделать всю работу за 10 коп., мы не только потеряем деньги, но и понизим свой статус – низкая цена устойчиво ассоциируется с низким качеством. Лучше всего попытаться получить дополнительную информацию о том, каковы стандарты (обычные нормы расходов), установленные данной организацией-донором. Они, как правило, есть, даже если и не прописаны в формальных инструкциях.

Кстати, разбрасывая щедрой рукой чужие и, вдобавок, еще неполученные деньги, неплохо бы сразу прикинуть, а сможем ли мы за них отчитаться. Для этого нужно знать, насколько детальной и строгой будет запрашиваемая финансовая отчетность. Некоторые фонды не предъявляют строгих требований или даже вовсе отказываются от утомительного финансового контроля за нашими действиями. Однажды, например, милая девушка, выдавая мне очередное грантовое соглашение, немного важничая, сообщила, что фонд не контролирует фактические расходы грантополучателей, и я могу, например, на полученные деньги купить костюм в модном магазине (возможно, я был слишком скромно одет). Что может быть приятнее такой ситуации, но полное счастье, как известно, выпадает редко, и обычно все оказывается немного сложнее. В большинстве случаев отчитываться нужно, да еще с предъявлением документов. Возможность лихорадочного перераспределения сумм между статьями впоследствии сильно ограничена. Поэтому самое время подумать, все ли расходы мы сумеем закрыть благопристойными чеками. По некоторым статьям можно отчитаться вольными справками-расписками. Но есть статьи (например, плата за услуги связи и, особенно, поездки), где документы (билеты, квитанции об оплате) выдаются внешними организациями на совершенно конкретные суммы. Словом, садиться в калошу никак не хочется.

Грамотно составленная смета (явление пока не столь частое) – еще одно убедительное свидетельство нашей осведомленности и подготовленности. А если она еще и совпадет с фактическими расходами, значит, мы действительно все хорошо продумали.