Управление последующими проектными совещаниями

Управление последующими проектными совещаниями

Первое проектное собрание необходимо для разработки проекта. Другие собрания посвящают отчетам о статусе, решению проблем и аудиту. Я хочу познакомить читателя с общим руководством по проведению успешных совещаний.

• Начинайте совещание в строго указанное время, даже если еще не все члены команды собрались.

• Подготовьте и раздайте распечатки с повесткой дня до начала совещания.

• Укажите время перерыва.

• Периодически уделяйте время анализу того, насколько эффективным было предыдущее совещание.

• Требуйте, чтобы присутствующие высказывали свое мнение, и вносите изменения.

• Проанализируйте повестку дня до начала совещания и отведите примерное время на каждый пункт.

• Определите приоритетность обсуждаемых вопросов, так чтобы можно было вносить коррективы в случае нехватки времени.

• Поощряйте активное участие всех членов команды, задавайте им вопросы, а не делайте заявления.

• Подведите итоги относительно принятых решений, проанализируйте вопросы на следующее совещание.

• Подготовьте выводы из проведенного совещания и ознакомьте с ними всех, кого они касаются.

• Отметьте достижения и положительное поведение.

• «Сохраняйте лицо». Бизнес, приносящий миллионы — это бизнес долгосрочных отношений. Оставляйте людям возможность относиться к вам позитивно.

Совещания часто считают бесполезной тратой времени. Сотрудники жалуются на то, что совещания длятся слишком долго. Так не должно быть. Если вы, как руководитель, определите повестку дня и время перерыва, то это позволит вашим сотрудникам рассчитать время на обсуждения и не отнимет у них много рабочего времени. Если вы будете тщательно готовиться к совещаниям с сотрудниками, то можете сделать эти собрания важной частью проектов.