Постановка целей для участников проекта – листы оценки персонала, примеры, зачем нужно

Постановка целей для участников проекта – листы оценки персонала, примеры, зачем нужно

При правильной организации проекта внутреннего аудита достижение персональных целей участников проекта должно обеспечить достижение целей самого проекта. Каждый участник команды внутреннего аудита выполняет определенную часть работы, используя свои знания, способности и навыки. Логично предположить, что правильная постановка персональных целей обеспечит выполнение целей проекта. Именно такой подход использовался мной на протяжении многих лет и не раз доказывал свою практичность. Рассмотрим его нюансы.

До начала проекта каждому участнику команды выдается оценочный лист (см. пример в табл. 12). По результатам его заполнения формируется общая оценка работы аудитора на проекте. В дальнейшем оценка может использоваться для принятия решений в отношении оцениваемого сотрудника ПВА (повышение, перевод на руководящую позицию, программа обучения, пересмотр компенсационного пакета и т. д.). Оценочный лист имеет шесть граф.

• Графа 1 «Направление» – название данной графы несколько условное. По сути, речь идет о направлениях развития компетенции аудитора в рамках предстоящего проекта. В целом выделяется три направления: 1) повышение квалификации внутреннего аудитора (включая управленческие навыки); 2) развитие ПВА и повышение его имиджа; и 3) персональное развитие (знания и личностные навыки). Повышение квалификации внутреннего аудитора в части управленческих навыков целесообразно в основном для руководителей проектов и руководителей структурных подразделений в составе ПВА.

• Графа 2 «Цель» – указывается конкретная задача, которая должна быть выполнена в рамках конкретного направления. Разумеется, наиболее объективной является формулировка цели с использованием принципа SMART.

• Графа 3 «Вес» – имеются категории веса: 1) вес самого проекта (с точки зрения сложности) и 2) вес конкретной цели. Для веса проектов использовалась шкала со значениями от 1 до 1,5:

_{Таблица 12. Пример оценочного листа}

1 – стандартный по сложности проект внутреннего аудита и стандартный для возможностей команды внутренних аудиторов, выполняющих проект. Другими словами, выполнение проекта не вызывает заметного напряжения у членов команды;

1,1 – трудный проект (большой объем работы, ошибки в данных, прочее). Выполнение проекта требует определенного напряжения;

1,3 – тяжелый проект (характеристики трудного проекта плюс сложности коммуникативного, административного, политического характера, например сопротивление, конфликты, срыв сроков);

1,5 – проект «кошмар аудитора», т. е. тяжелый проект, осложненный угрозами, разбирательствами, провокациями и прочим (в основном агрессивного характера по отношению к команде внутреннего аудита). Выполнение такого рода проектов периодически прерывается в связи с необходимостью устранения возникающих трудностей. Довольно часто трудности можно устранить только с привлечением стороннего арбитра, в роли которого может выступить, например, руководство управляющей компании (если, например, проект проводится в управляемой компании), служба безопасности, иногда аудиторский комитет. Многие аудиторы в своей карьере не сталкиваются с такими проектами, однако они все же встречаются в практике внутреннего аудита.

Для веса цели используется шкала от 0 до 3. Эти веса используются исключительно с целью придания приоритета одним целям перед другими. Значение 3 означает наивысший приоритет цели. Значение 0 означает, что достижения конкретной цели в проекте не требуется.

• Графа 4 «Максимальное значение» – показатели в этой графе делятся на две группы: 1) показатели по направлениям в целом и 2) показатели по отдельным целям. Показатели по направлениям в целом проставляются вручную. Сумма должна быть равна 100 % исходя из используемой методики оценки. Показатели по направлениям рассчитываются по формуле: Вес по строке/Сумма весов по направлению ? Максимальное значение показателя по направлению. Таким образом, мы распределяем максимальное значение по направлению между целями, составляющими это направление, в зависимости от веса цели.

• Графа 5 «Оценка» – данную графу заполняет оценивающий (например, руководитель проекта). Для этого используется шкала от 0 до 5:

0 – степень достижения цели не оценивается на данном проекте;

1 – фатальная ошибка. Другими словами, аудитор не только не справился с заданием, но и нанес значительный урон репутации как команды, так и ПВА в целом. Кроме того, он не приобрел никакого полезного опыта и знаний;

2 – требуется приложить усилия. Аудитор допустил множество ошибок при выполнении своей части работы. Для исправления этих ошибок потребовались существенные затраты ресурсов, в первую очередь времени, а также вмешательство других участников команды. Репутация ПВА существенно не пострадала. Аудитор получил минимум полезного опыта и знаний;

3 – необходимо слегка подшлифовать. При выполнении работы аудитор допустил некоторые ошибки. Негативное влияние на репутацию ПВА отсутствовало. Получен некоторый полезный опыт и знания;

4 – хорошая работа. Аудитор допустил незначительные ошибки. Его действия способствовали созданию позитивного отношения к действиям команды и ПВА в целом. При выполнении работы приобретен полезный опыт и получены полезные знания;

5 – может учить других. При достижении цели аудитор превзошел стандартные ожидания, привнес что-то новое и полезное в практику ПВА, например использовал новую и эффективную методологию выполнения теста или вызвал прилив энтузиазма у сотрудников объекта аудита в отношении результатов проекта.

• Графа 6 «Итоговая оценка» – показатели этой графы получают расчетным путем в зависимости от показателей граф 4 и 5. Значение графы 5 показывает, какая часть значения графы 4 переносится в графу 6. Например, если в графе 4 стоит 4 %, а в графе 5–5 %, то в графу 6 перейдет 4 % (полное значение графы 4). Однако если в графе 5 стоит значение 4, то в графу 6 перейдет только 80 % (4 балла из 5 возможных) значения 4 % (т. е. 3,2 %). Соответственно, оценка 3 обеспечивает перенос 60 % значения графы 4 и т. д. Таким образом, оценки по отдельным целям складываются в общие оценки по направлению, а оценки по направлению в итоговую оценку (строка «Всего»).

Итоговая оценка индексируется на вес проекта (графа 3) и сравнивается с установленными интервалами качества. Например, могут использоваться четыре интервала: 1) отличная работа (85 % и выше), 2) хорошая работа (75–85 %), 3) удовлетворительная работа (60–75 %) и 4) плохая работа (меньше 60 %). Итоговую оценку можно использовать для различных целей – от определения задач аудитора в следующем проекте до определения бонуса по итогам периода.

При использовании описанной методики оценки, а также в целом при проведении оценки работы аудиторов целесообразно придерживаться следующих принципов:

• Принцип 1. Очень важно придерживаться унифицированного подхода к эталону оценки. Это означает, что при оценке аудитора на проекте необходимо сопоставлять его работу с работой эталонного аудитора. Например, при оценке своих сотрудников в качестве эталона я использовал абстрактного старшего аудитора, обладающего квалификацией выше средней. Другими словами, при оценке я представлял, как конкретную цель в условиях проекта выполнил бы старший аудитор с подготовкой выше среднего. Такая оценка сотрудников показывает, сколько и чего им не хватает до достижения такого уровня.

• Принцип 2. Независимо от того, какую методику вы выберете, она должна использоваться в течение продолжительного времени. В этом случае эффективность ее применения возрастает, т. к. накапливается статистика по результатам ее использования.

• Принцип 3. В приведенном примере (см. табл. 12) есть графы 7–9. Они используются для того, чтобы сотрудник сам оценил свою работу на проекте. Предоставление возможности самооценки – хорошая практика. Она обеспечивает обратную связь, а также позволяет руководителю ПВА оценить объективность руководителя проекта.

• Принцип 4. Методики, подобные описанной выше, предназначены для того, чтобы максимально снизить субъективность оценки действий сотрудников, участвующих в проекте. Целесообразно стремиться к устранению субъективных факторов, мешающих адекватной оценке, в том числе за счет математизации методологии оценки.