Аренда автотранспорта или личного жилья в командировке
Аренда автотранспорта или личного жилья в командировке
Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос, как об аренде квартиры для командированного сотрудника, так и об аренде автотранспорта в командировке.
С какими проблемами при этом может столкнуться компания, мы поговорим далее.
Обычно, находясь в командировке, сотрудники проживают в гостиницах. В том случае, если организация неоднократно направляет своих сотрудников в один и тот же населенный пункт, то для проживания своих сотрудников она может арендовать квартиру или жилой дом, тем более что это позволяет значительно снизить расходы фирмы на командировки.
Учесть затраты на жилье как в бухгалтерском учете, так и в целях налогообложения, организация может лишь при наличии необходимых документов. Таким документом в данном случае будет выступать договор аренды, на что указывает статья 671 Гражданского Кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
Как следует из указанной статьи гражданского законодательства, жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам – на основании договора аренды или иного договора. При этом юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.
Обратите внимание!
Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья, договор аренды следует заключить от имени самой организации. При этом соглашение, независимо от срока его действия, должно быть заключено в письменной форме, это вытекает из пункта 1 статьи 609 ГК РФ.
Имейте в виду, что договор аренды квартиры (дома), заключенный на срок более года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает пункт 2 статьи 609 ГК РФ, а также пункт 2 статьи 651 ГК РФ.
Если же квартира арендуется фирмой на меньший срок, то необходимость государственной регистрации договора аренды не возникает.
Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (пункт 1 статьи 655 ГК РФ).
В силу пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года № 33н, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников, используемого для осуществления основного вида деятельности, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Причем арендованное имущество (квартира, жилой дом) отражается организацией на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
Налоговый учет ведется организацией – плательщиком налога на прибыль в соответствии с правилами главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы налогоплательщика на командировки, в том числе и расходы по найму жилья. Причем НК РФ командировочные расходы на жилье не ограничивает рамками гостиничных услуг. Следовательно, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников могут быть учтены фирмой для целей налогообложения. Конечно, при условии того, что они отвечают всем критериям статьи 252 НК РФ – то есть, они связаны с получением дохода, обоснованы и документально подтверждены.
Как уже было отмечено, документальным подтверждением произведенных расходов по арендованной квартире выступает сам договор аренды, заключенный от имени компании с арендодателем, акт приема-передачи имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей. Аналогичное мнение изложено и в Письме Минфина Российской Федерации от 9 ноября 2006 года № 03-03-04/1/742.
Обоснованность данных расходов также налицо, достаточно сравнить затраты организации на постоянное приобретение гостиничных услуг и затраты на аренду квартиры. Понятно, что при втором варианте организация значительно сокращает свои расходы на проживание командированных сотрудников. В то же время, речь идет не просто об аренде имущества, а об аренде жилья для проживания сотрудников, находящихся в командировке. Следовательно, фирма должна подтвердить, что в квартире проживают именно командированные лица, тем более что они там живут не постоянно.
Отметим, что с 2006 года подтверждать свои расходы в целях налогообложения организация может не только документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или иностранного государства, но и документами, косвенно подтверждающими ее расходы, в том числе приказами о командировке, проездными документами и так далее.
Иначе говоря, учесть расходы по аренде квартиры для своих командированных сотрудников организация может только на основании документов, подтверждающих факт проживания в ней командированных лиц. Такими документами могут выступать командировочные удостоверения, проездные документы, отчеты о командировках и так далее. Кстати, именно такой вывод следует из разъяснений Минфина Российской Федерации, приведенных в Письме от 1 августа 2005 года № 03-03-04/1/112. Причем в Письмах Минфина Российской Федерации от 25 марта 2010 года № 03-03-06/1/178, от 25 января 2006 года № 03-03-04/1/58 специалисты финансового ведомства разъясняют, что для целей налогообложения такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли. Аналогичную позицию высказали и столичные налоговые органы в Письме от 16 апреля 2010 года № 16–15/040653@.
Заметим, что контролирующие органы не возражают и в отношении возможности признания для целей налогообложения расходов по оплате коммунальных платежей в арендованном жилье. Правда, при условии, что в договоре аренды оговорено возмещение арендодателю сумм «коммуналки», а также при наличии счетов арендодателя, составленных им на основании документов, выставленных на его имя коммунальными службами. При выполнении этих условий организация – арендатор квартиры может учесть в целях налогообложения и расходы на оплату услуг коммунальщиков, но только в части фактически используемых ею коммунальных услуг (то есть пропорционально времени проживания командированных лиц в съемной квартире). Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина Российской Федерации от 7 декабря 2005 года № 03-03-04/1/416.
Если квартира арендуется организацией у физического лица, то у компании могут возникнуть вопросы в части налогообложения НДФЛ – нужно ли ей удерживать налог с доходов, выплаченных собственнику квартиры. Да, действительно, доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации, представляют собой налогооблагаемые доходы физического лица – плательщика НДФЛ. Это вытекает из подпункта 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи квартиры в аренду, облагаются налогом по ставке 13 %.
Следовательно, перечисляя собственнику квартиры арендную плату, организация должна выступить налоговым агентом по НДФЛ – исчислить, удержать сумму налога и перечислить ее в бюджет, таковы требования статьи 226 НК РФ. Причем, в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ, удержать налог следует в момент фактической выплаты арендной платы, а перечислить его в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем его удержания.
Обратите внимание!
Организация, как налоговый агент, обязана вести учет доходов, полученных от нее физическими лицами, на это указывает пункт 1 статьи 230 НК РФ. По окончании налогового периода (которым по НДФЛ признается календарный год) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Эти сведения представляются компанией в налоговую инспекцию в справке формы 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС Российской Федерации от 17 ноября 2010 года №ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».
Находясь в командировке, сотрудник может и сам снять квартиру для своего проживания. Причем в таких случаях командированный сотрудник выступает уже от своего имени, в силу чего отношения сторон в данном случае строятся на основании договора найма, составляемом физическими лицами в простой письменной форме. В такой ситуации подтверждением расходов по найму жилья в командировке выступает договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денежных средств от физического лица – наймодателя.
В случае поиска квартиры через риелторское агентство, документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.
Мы не случайно отметили, какими документами могут подтверждаться расходы на проживание командированных сотрудников в случае самостоятельного снятия жилья, так как эти вопросы довольно часто становятся предметом споров по НДФЛ между организациями и проверяющими органами. Однако суды в таких случаях обычно занимают сторону организаций, указывая на то, что подтверждением фактических расходов на проживание у командированных лиц могут служить самые различные документы, вследствие чего расходы на проживание, компенсируемые работнику работодателем, не могут рассматриваться в качестве налогооблагаемых доходов физического лица.
Так, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 года по делу №А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что на основании положений главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход физического лица, подлежащий налогообложению, не включаются:
– суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;
– фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Командированный сотрудник вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу.
НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение своих расходов по найму жилого помещения, в силу чего документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Поэтому, рассмотрев материалы дела, арбитры признали решение налоговой инспекции о доначислении сумм НДФЛ неправомерным.
Отметим, что в указанном решении суда, помимо НДФЛ, говорится также и о едином социальном налоге, который, как известно, с 1 января 2010 года отменен.
Вместе с тем, с вступлением в силу Федерального Закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) организации признаются плательщиками страховых взносов:
– на обязательное пенсионное страхование;
– на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
– на обязательное медицинское страхование.
Как следует из пункта 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников, как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов командированного лица по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Напоминаем, что в соответствии со статьей 168 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) порядок и размеры возмещения командировочных расходов организации определяют самостоятельно и закрепляют их коллективным договором или иным локальным актом компании, например, положением о командировках.
В коллективном договоре или локальном нормативном акте, кроме расходов на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных, работодатель может предусмотреть и возмещение своим работникам расходов на оплату аренды автотранспорта для служебных целей в месте командировки.
Как сказано в Письме Минфина Российской Федерации от 29 ноября 2010 года № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Кроме того, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 года по делу №А32-49229/2009 суд сделал вывод, что расходы на аренду автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, являются обоснованными.
Также в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 года по делу №Ф04-9850/2005(19018-А27-15) суд признал оспариваемое решение налогового органа недействительным в части доначисления налога на прибыль, в связи с арендой автомобиля для руководителя во время нахождения его в командировке.
Отметим, что ранее чиновники высказывали противоположную точку зрения. Так, например, Минфин Российской Федерации в Письме от 8 августа 2005 года № 03-03-04/2/42 утверждал, что расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в командировке, не могут быть признаны в составе расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. При этом Минфин Российской Федерации ссылался на ограниченный перечень расходов на командировки, установленный в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, где отсутствуют сведения об арендных платежах за транспорт.
В отношении расходов по аренде автотранспорта также возникает вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов.
Отметим, что в Письме от 29 ноября 2010 года № 03-03-06/1/742 финансовое ведомство указывает, что оплата организацией аренды автомобиля для поездок работника в месте командировки приравнивается к компенсации расходов по проезду. Соответственно, НДФЛ в таких случаях не уплачивается. В таком случае налогоплательщик обязательно должен иметь в наличии документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в служебных целях (к примеру, договор аренды, акт о передаче (возврате автомобиля), путевой лист).
Отметим, что ранее Минфин Российской Федерации полагал, что сумма стоимости аренды автомобиля (в том числе страховка автомобиля, услуги дозаправки, стоимость бензина и расходы арендодателя по возврату машины), возмещаемая организацией командируемому работнику в соответствии с локальным нормативным актом (приказом) организации, признается доходом в целях налогообложения НДФЛ. Свою позицию Минфин Российской Федерации обосновывал тем, что указанный вид выплат не поименован в пункте 3 статьи 217 НК РФ, содержащем перечень доходов физических лиц, освобождаемых от обложения НДФЛ (Письмо Минфина Российской Федерации от 8 августа 2005 года № 03-03-04/2/42).
Арбитры придерживаются мнения, что возмещение расходов работника по аренде автотранспорта в командировке не облагается НДФЛ (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 года по делу №А32-49229/2009, ФАС Уральского округа от 3 сентября 2007 года по делу №Ф09-7059/07-С2).
Таким образом, по мнению автора, возмещенные работнику командировочные расходы по аренде автомобиля, не облагаются НДФЛ. При этом следует учитывать, что в случае возникновения претензий со стороны налоговых органов организация должна быть готова отстаивать свою позицию в суде.
Так как в пункте 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ расходы на аренду автомобиля не поименованы, то организация – плательщик страховых взносов при компенсации таких расходов своему работнику должна будет исчислить страховые взносы и уплатить их.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.