Процедуры, используемые МВА в офисе

Процедуры, используемые МВА в офисе

Курс ОП, помимо ознакомления слушателей с их собственным потенциалом и недостатками, ставил целью привить нам некоторые практические навыки межличностного общения, которые пригодятся в работе.

Активное слушание. Один из наиболее ценных навыков – умение по-настоящему слушать. Активное слушание помогает ясно воспринимать ситуацию и соответственно принимать эффективные решения. Такое слушание отличается от обычного разговора тремя аспектами:

• Вы реагируете на информацию и не пытаетесь задавать тон.

• Вы реагируете на информацию личного характера и не даете советов.

• Помимо содержания разговора, вы понимаете также чувства собеседника.

Активный слушатель уступает управление разговором другой стороне. Располагая достаточным временем, вы можете узнать истинную мотивацию, чувства и убеждения говорящего. Завершив сеанс активного слушания, вы сможете снова говорить и действовать как всезнающий МВА.

Оценка деятельности. Один из наиболее слабо используемых инструментов организационного совершенствования – оценка деятельности. Рейтинговые таблицы иногда эффективно помогают установить обратную связь и направить личностное развитие, однако по большей части оценку деятельности откладывают до тех пор, пока она не утратит всякий смысл. Эффективная оценка должна соответствовать трем целям:

• организационным задачам;

• задачам обратной связи и оценки;

• задачам обучения и развития.

К организационным целям относятся обеспечение должного поведения и показателей деятельности, оптимального распределения производственных заданий между работниками, продвижения по службе и зарплаты. Обратная связь и оценка результатов обеспечивают работников и работодателей формальными инструментами и критериями деятельности. Обучение и развитие — основная цель оценки. Как можно повысить неудовлетворительные показатели деятельности, не прибегая к наказаниям? Работая совместно, начальник и подчиненный должны согласовать конкретные цели и график повышения показателей. Подобные планы на будущее закладывают основы для контроля за исполнением намеченного.

Проблема состоит в том, что менеджеры, как правило, избегают такого процесса оценки. Подчиненные занимают оборонительную позицию. Оценка должна быть своевременной; обе стороны должны быть к ней готовы. Руководитель обязан создать атмосферу открытости, реальных двусторонних коммуникаций и полностью прояснить цели оценки. Несмотря на простоту процедуры, оценку деятельности редко осуществляют правильно.

Процедура оценки не только дает шанс на улучшение, но и предоставляет работодателю компромат, позволяющий на законных основаниях уволить нерадивого работника. Без такой документации недовольный работник может предъявить компании иск о незаконном увольнении.

Выговоры. Иногда МВА приходится заниматься усмирением недовольных. По опыту дискуссий в моей бизнес-школе, МВА объявляет подчиненному выговор в четыре приема:

1. Сначала проверьте факты. Спросите себя, не вы ли источник проблемы.

2. Предупредите, что вам необходимо поговорить о возникшей проблеме.

3. Выдержите паузу, затем выразите свое неудовольствие. Говорите прямо, как вы видите сложившуюся ситуацию. Кричать контрпродуктивно.

4. Изобразите внимание и заботу. «Я не одобряю вашего поведения, однако наказывать вас не намерен». «Давайте сделаем нужные выводы и забудем об этом». Суть в том, что вы действуете твердо, ясно и переходите к другим делам.

«Хороший менеджер умеет уравновешивать порицания похвалами».

Управлять своим начальником. MBA не всегда является главным начальником. Многие начинают трудовой путь с невысокой должности аналитика, плановика или чьего-то помощника. По иронии судьбы, именно эти должности в курсе ОП характеризуют как корпорационный жирок, подлежащий удалению. Даже если МВА оказывается на более высоком уровне руководства, можно биться об заклад, что над ним есть начальник. Ведь и президентам компаний приходится иметь дело с председателями советов директоров!

Управлять отношениями с вышестоящими столь же важно, как и с теми, кто находится ниже вас. Именно поэтому я ввел данную тему в книгу. Чтобы усилить позиции МВА, в программу включена тема «Как управлять своим начальником». Статья «Управлять своим начальником» (Managing Your Boss) появилась в журнале Harvard Business Review в январе 1980 г. Ее написали Джон Габарро и Джон Коттер, хорошо изложив тему.

«Первый шаг по пути к успеху на работе состоит в том, чтобы понять своих начальников и контекст их действий, в том числе:

• их провозглашаемые и непровозглашаемые цели и намерения;

• силы, которые оказывают на них давление;

• их сильные стороны, слабости и «слепые пятна»;

• предпочитаемый каждым стиль работы.

Вторым шагом должен стать интроспективный анализ – оценка самого себя и своих потребностей, включая:

• ваши собственные сильные стороны и слабости;

• ваш личный стиль работы;

• вашу предрасположенность к зависимости от авторитарных личностей или к сопротивлению.

Третий шаг – это объединение первых двух с целью установления и поддержания отношений, которые:

• отвечают вашим потребностям и стилю;

• характеризуются наличием взаимных ожиданий;

• обеспечивают информирование начальника – начальники терпеть не могут сюрпризов;

• основываются на доверии и честности;

• обеспечивают разумное использование времени и ресурсов начальника»[6].

Просто задав несколько вопросов в самом начале установления взаимоотношений, вы можете избежать крупных тактических просчетов в будущем. Некоторые начальники предпочитают формальные отношения, служебные записки и совещания с повесткой дня. Другим ближе неформальные служебные записки и частые неструктурированные встречи. Умный МВА сам спросит начальника, как тот предпочитает общаться, вместо того чтобы гадать, ведь от этого часто зависит карьера. Я до сих пор держу в столе статью Габарро и Коттера, и она помогает мне управлять своим начальником.

Что такое власть на работе. Если МВА хочет власти, он должен для себя уточнить, чего именно он домогается. Источников власти пять:

• принуждение;

• награды;

• авторитет;

• законные полномочия;

• знания.

Власть, основанная на принуждении, держится на страхе. Невыполнение какого-либо требования может стать причиной наказания. Лицо, наделенное властью, может увольнять, понижать в должности, переводить с одной должности на другую или влиять на такие действия. Скажем, начальник пожарной станции имеет право назначать подчиненных в смены. Если вы не пришлись шефу по сердцу, будете работать по выходным.

Власть, основанная на возможности вознаграждать, опирается на желание похвалы, признания или денег. Она противоположна власти, основанной на принуждении.

Власть, основанная на авторитете и влиянии, принадлежит людям, которыми восхищаются независимо от их официального статуса на работе. У таких людей, как говорят, есть харизма, дар вдохновлять и вести за собой. В сбытовых организациях подобной властью обладают талантливые коммивояжеры.

Власть, основанная на законных полномочиях, обусловливается официальным статусом ее носителя в иерархии организации. Те, кто обладает такой властью, могут использовать ее, чтобы вознаграждать, увольнять, влиять на жизнь других членов организации. Сменный мастер обладает властью распределять обязанности на сборочном конвейере.

Власть, основанная на знаниях, подкреплена умением, компетенцией или опытом. Люди, обладающие властью такого типа, могут манипулировать другими. Эта способность никак не связана с их положением в компании. Подобным человеком может оказаться низкооплачиваемый компьютерщик, имеющий такую власть, что к нему на поклон приходит руководитель высшего уровня. Босс будет молить его о помощи. Грамотные технари обставляют дело так, будто лишь они обладают заветным ключиком к базе данных. Так они сохраняют свою основанную на знаниях власть. Менеджер обязан организовывать многопрофильное обучение своего персонала во избежание появления в организации подобных маленьких генералов.

МВА, участвующему во внутренних играх компании, необходимо знать всех людей в организации, кто обладает властью и может влиять на его жизнь.

Управление по целям и управление через личное общение. MBA часто поминают в разговоре аббревиатуры MBO и MBWA. MBO обозначает управление по целям. Этому стилю управления популярность придал гуру менеджмента Питер Друкер в 1950-х гг. Руководитель делегирует задачи, «заключая контракт по целям» со своими подчиненными и не предлагая им подробную карту движения в заданном направлении. Менеджеры, исповедующие принципы MBO, ставят во главу угла результат, а не деятельность как таковую. Например, в компании Frito-Lay вице-президент может устанавливать сбытовую цель для региональных менеджеров по продажам. Менеджеры сами выбирают тактику и стратегию для достижения этой цели.

Стиль управления по целям уместен, когда вы располагаете компетентным персоналом. Руководители многонациональных корпораций (МНК) применяют MBO в отношении менеджеров, работающих за границей. Руководители таких МНК в США часто имеют слабое представление о том, что требуется для успеха на международных рынках. Стиль управления по целям хорош в тех случаях, когда вы хотите выработать управленческие навыки у своих работников и пробудить в них креативность и инициативу. Недостаток – затраты времени на согласование и документированное оформление процесса. Поэтому MBO следует применять только в подходящих ситуациях.

Управление, основанное на личном общении (MBWA), – подход, разработанный в компьютерном гиганте Hewlett-Packard. Руководителей компании побуждали выбираться из своих офисов и устанавливать прямые отношения с подчиненными, мотивировать их и непосредственно участвовать в деятельности компании. MBWA – простая концепция, но она должна войти в портфолио теорий, освоенных МВА.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг

Первые часы в офисе

Из книги Понедельник - день тяжелый. Книга-утешение для всех работающих автора Сгрийверс Йооп

Первые часы в офисе (Кофейный аппарат в коридоре. Слева па сцене появляется Бланш.)Роуз: О, доброе утро.Бланш: Доброе утро.Роуз: Кофе?Бланш: Да, пожалуйста.Роуз: Какой у вас код?Бланш: 243.(Роуз вводит код.)Роуз: Хорошо провела выходные?Бланш: Как обычно.Роуз: Ничего


2. Телефонный разговор в офисе

Из книги 500 советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна

2. Телефонный разговор в офисе Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, поездке в другую организацию и т. п. В обязанность


6. 2. Символы, используемые в уравнениях

Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей

6. 2. Символы, используемые в уравнениях Для выражения величин в уравнениях модели нужно выбрать символы, которые имели бы наиболее мнемонический характер, то есть напоминали бы нам общепринятую терминологию, связанную с повседневной практической деятельностью. Отчасти


10.4.2. «Высокооплачиваемая работа в офисе без образования и опыта»

Из книги Как самому победить кризис [Наука экономить, наука рисковать] автора Делягин Михаил Геннадьевич

10.4.2. «Высокооплачиваемая работа в офисе без образования и опыта» За объявлениями подобного рода обычно скрывается требование оплатить вперед проведение проверки прошлого кандидата, или обучение его новой профессии, или проведение сложных тестов, якобы необходимых для


III Совместно используемые активы

Из книги 25 положений по бухгалтерскому учету автора Коллектив авторов

III Совместно используемые активы 9. Для целей настоящего Положения активы считаются совместно используемыми в случае, когда имущество находится в общей собственности участников договора с определением доли каждого из собственников в праве собственности (долевая


Глава 4 Охранник в офисе банка

Из книги Продажи и управление бизнесом в розничном банке автора Пухов Антон Владимирович

Глава 4 Охранник в офисе банка Кроме непосредственного банковского персонала офиса в отделении часто присутствует и вспомогательный персонал: уборщицы и охранник. И если уборщица, как правило, появляется эпизодически и ее общение с клиентами сводится к минимуму, то


Что происходит у вас в офисе?

Из книги Избавь свою жизнь от хлама! автора Меллен Эндрю

Что происходит у вас в офисе? Давайте для начала зафиксируем в блокноте все операции, которые в настоящее время выполняются в офисе.Хорошо. Какие из перечисленных операций вы бы делали в другом месте, если бы в вашем доме нашлось свободное помещение? Обведите варианты.


Глава 18 Фотосъёмка в офисе

Из книги Фотография как бизнес: с чего начать, как преуспеть автора Песочинский Дмитрий Михайлович

Глава 18 Фотосъёмка в офисе Когда вам позвонит заказчик и пригласит в «маленький, но уютный офис», вы вполне можете растеряться и задать себе (и что гораздо хуже – заказчику) вопрос: а что там снимать-то? Вы привозили эффектные фоторепортажи с городских праздников, лазали


94. Сон в офисе

Из книги Идея на миллион: 100 способов начать свое дело автора Митин Юрий

94. Сон в офисе Суть идеиОфис, обеденный перерыв. Вы только что вернулись из столовой, где прекрасно провели время с коллегами. И теперь, к сожалению, снова надо браться за работу… А было бы здорово хоть немножко вздремнуть! Вот только как это сделать на рабочем


Раздел А. Сбор информации в офисе

Из книги Офисный шпионаж автора Мелтон Кит

Раздел А. Сбор информации в офисе А-1. Как открывать запертые двери В художественных фильмах шпионы, одетые в плащи, за считаные секунды вскрывают замки в дверях и ящиках. Это бред. На самом деле, чтобы вскрыть замок, требуются часы утомительного труда, от которого немеют


Идея № 93 Чувствуете ли вы себя в офисе больным?

Из книги 101 идея для роста вашего бизнеса. Результаты новейших исследований эффективности людей и организаций автора Вайсс Антонио

Идея № 93 Чувствуете ли вы себя в офисе больным? * * *Синдром больного здания приводит к невыходу на


Полицейские в офисе: идти ли им навстречу?

Из книги Полицейская проверка: практические рекомендации адвоката по защите бизнеса автора Селютин Александр Викторович

Полицейские в офисе: идти ли им навстречу? Серьезный промах — отдавать проверяющим все, что они захотят посмотреть. Кроме того, часто выполняются любые их распоряжения, даже незаконные. Сотрудники полиции под разными предлогами просят открыть кабинеты, шкафы, показать


Полиция уже в офисе: что делать?

Из книги Дао Toyota [14 принципов менеджмента ведущей компании мира] автора Лайкер Джеффри

Полиция уже в офисе: что делать? Введен ли у вас пропускной режим, дежурит ли охранник, выходит ли к пришедшим один из работников компании или посетители обращаются к секретарю на ресепшен — в любом случае тот, кто встречает сотрудников полиции, должен быть


Использование вытягивания в офисе GM

Из книги Великолепная команда. Что нужно знать, делать и говорить для создания великолепной команды автора Миллер Дуглас

Использование вытягивания в офисе GM Систему вытягивания-пополнения можно эффективно использовать в офисной работе, где она позволит сэкономить деньги и избежать нехватки различных принадлежностей. В большинстве офисов в той или иной форме уже используется система


Что делать, если вы не работаете в центральном офисе

Из книги Работа мечты. Как построить компанию, которую любят автора Шеридан Ричард Бринсли

Что делать, если вы не работаете в центральном офисе Цель Четко осознавайте цели команды. Вы должны предвидеть некоторые события – не полагайтесь на то, что вам сообщат об этом другие. Обособленный стиль жизни и поведения может, конечно, иметь свои преимущества, но он


Эксперимент: клиенты в офисе

Из книги автора

Эксперимент: клиенты в офисе Время от времени у нас случались ситуации, когда к нам на «фабрику» приходила команда заказчика или потенциальный клиент именно тогда, когда мы проводили стэндап-совещание. Я уверен, что поначалу и сотрудники, и гости испытывали неловкость,