Что можно и чего нельзя делать при проектировании процессов

Что можно и чего нельзя делать при проектировании процессов

Потратьте время на то, чтобы изучить процесс, который вы хотите перестроить. Отличный способ сделать это – принять участие в выполнении заказа или какого?то этапа процесса и проследить его ход от начала до конца.

• Изобразите текущий процесс в виде схемы «плавательные дорожки». Каждому отделу, участвующему в процессе, должна соответствовать своя горизонтальная или вертикальная полоса. Это позволит наглядно увидеть, как часто процесс переходит из одного отдела в другой.

• Подготовьте команду по проектированию процесса, да и всю организацию к тому, что ошибок в этом деле просто не избежать. Еще никто не создавал идеальный проект с первого раза.

• Каждая команда должна заниматься лишь одним процессом. Постарайтесь сделать так, чтобы она на две трети состояла из инсайдеров, т. е. работников разных отделов организации, занятых в этом процессе, и на одну треть – из аутсайдеров, т. е. тех, кто не имеет никакого отношения к процессу.

• Сразу дайте понять членам команды, что их позиция может меняться, т. е. при желании они имеют право передать ответственность другим и принять на себя роль консультанта. Тогда и вам самим будет легче при необходимости передвинуть их на другую позицию.

• Постоянно рассказывайте всем и каждому в организации, чем занимается ваша команда, чтобы для сплетен и слухов не осталось места, а сотрудники не чувствовали себя виноватыми из?за того, что оставили свою прежнюю работу.

• Не слишком увлекайтесь анализом процесса – этим можно заниматься бесконечно, а в результате работа по проектированию замедляется и достичь цели становится сложнее.

• Не пытайтесь изобразить новый процесс с помощью схемы «плавательные дорожки», которую использовали при анализе старого процесса. В результате вы можете вновь заняться построением функциональных «шахт», а ведь ваша главная задача – понять, какие операции должен выполнять новый процесс и кто будет нести за это ответственность.

• Не пропускайте этапы моделирования и опытных испытаний – это единственный способ обнаружить и без больших потерь исправить свои ошибки.

• Не включайте в команду по проектированию больше девяти и меньше пяти человек. Если команда будет многочисленной, она станет неповоротливой, а если малочисленной – вам будет не хватать людей и разных точек зрения.

• Не создавайте новый процесс по образу и подобию старого, иначе вы произведете лишь поверхностные улучшения, и результаты вас разочаруют, а дальнейшая работа по внедрению процесса будет остановлена.

• Не забудьте сказать членам команды, что они всегда смогут вернуться на прежнее рабочее место, иначе они будут стремиться работать и там и тут.