Определите, объясните и проверьте ИТ-максимы для вашей компании

Определите, объясните и проверьте ИТ-максимы для вашей компании

Второй шаг в определении ожиданий ваших коллег по бизнесу состоит в создании ИТ-максим на основе выбранных бизнес-максим. Сегодня о любом бизнес-решении имеется информация и его технологическая подоплека. Руководители бизнеса и ИТ должны формулировать их вместе, хотя бы на высшем уровне. В этом заключается цель ИТ-максим.

ИТ-максимы выявляют информационное и технологическое содержание бизнес-максим

ИТ-максимы – это утверждения, которые выражают то, каким образом ваша компания должна конструировать и развертывать ИТ в компании, чтобы передавать информацию, структурировать ее и делать доступной. Эти максимы рождаются в результате анализа информационного и технологического содержания стратегии вашей компании, бизнес-максим и насущных бизнес-потребностей. Вот пример ИТ-максимы крупной телекоммуникационной компании:

Информация о клиентах должна быть представлена в понятном виде и быть доступной для клиентов и для сотрудников в любое время и в любом месте, где клиенты взаимодействуют с компанией.

Эта фраза может звучать достаточно просто, но она имеет очень глубокий смысл, поскольку говорит о том, как информация о клиентах собирается, обрабатывается, хранится и делается доступной.

ИТ-максимы выражают фундаментальные долгосрочные цели и потребности в ИТ и определяют пути, которыми ваша компания будет выполнять следующие задачи:

• вести или следовать в развертывании ИТ в своей отрасли (т. е. – какова роль ИТ и требуемый уровень инвестиций в них по сравнению с конкурентами);

• обрабатывать транзакции;

• соединять и делать общедоступными источники данных, информации и системы в расширенной компании, включая клиентов, поставщиков, контролеров, партнеров по стратегическим альянсам и т. д.;

• поддерживать общие архитектуры ИТ, включая политики и стандарты во всей компании;

• обеспечивать доступ, использовать и стандартизировать различные типы данных (такие как финансовые, о продукции и о клиентах);

• определить адекватные меры для извлечения бизнес-ценности из ИТ.

ИТ-максимы должны быть краткими, конкретными, легко излагаемыми и пониматься, как постулаты, которые сотрудники всей организации могут использовать как руководства для принятия решений и совершения действий. Если они хорошо сделаны, максимы приблизят формулировки целей, стратегий и долгосрочных намерений на шаг ближе к реальным действиям. Короче говоря, ИТ-максимы служат основной для выработки ИТ-стратегий и планирования.

На основе опыта работы с многими компаниями Марианна и Петер Вайль выделили пять главных областей или категорий ИТ-максим:

1)  роль ИТ: ожидания от ИТ-инвестиций в компанию;

2)  информация и данные: как собирается информация, хранится и используется;

3)  ИТ-архитектура и стандарты: уровень усиления направлений развития ИТ-архитектуры и стандартов, которые вытекают из этого;

4)  коммуникации: уровень коммуникационных возможностей и услуг;

5)  ИТ-активы: природа ресурсов оборудования и программного обеспечения, имеющихся в наличии и то, как к ним можно получить доступ.

Поскольку главная задача ИТ-максим – это объяснить ИТ-содержание бизнес-стратегии и бизнес-максим, ИТ-максимы лучше всего выражаются в виде объясняющих предложений. Они должны донести до слушателя не только что, но и почему. Поскольку в одной бизнес-максиме может содержаться более одного ИТ-содержания, ИТ-максим обычно бывает больше, чем бизнес-максим.

Реальные примеры перевода бизнес-максим в ИТ-максимы

Давайте посмотрим, как реальные компании закладывают основы своих ИТ-стратегий через бизнес-максимы и ИТ-максимы. ReseachCo (вымышленное название) – крупная международная компания, занимающаяся прикладными исследованиями и производством. Одна из бизнес-максим этой компании звучит так «Создать подвижные бизнес-подразделения, которые создают синергетический эффект». На основе этой бизнес-максимы в ResearchCo была разработана такая ИТ-максима:

Избранные корпоративные данные должны быть изложены в понятном виде, что облегчит создание некоего единства компании в глобальном масштабе. Эти данные должны помочь управлению общением с клиентами и поставщиками во всем мире, предоставить сведения о поставщиках, которые одновременно являются клиентами, управлять финансами и материалами на глобальной основе.

Ключевые слова в этой максиме – избранные и объединение. В прошлом ResearchCo была рядом автономных компаний. У них не было никакого представления о крупных клиентах или поставщиках оборудования. В результате крупные клиенты чувствуют себя неуютно, a ReseachCo теряют возможность больших скидок от них.

Бизнес-максима отвечает видению нового СЕО ReseachCo, который стремился достичь когерентности и синергетического эффекта между подразделениями компании в сочетании с автономией, необходимой для работы с местными рынками. Вот как он описывает баланс, которого хочет достичь: «У каждого бизнеса есть свои стратегические нужды, которые должны удовлетворяться в процессе общего владения информацией на корпоративном уровне. Различия между бизнес подразделениями, которые вносят свой заметный вклад в результаты бизнеса имеют значение; а те, которые не вносят – нет. ИТ в контексте реконструкции нашего бизнеса являются единственным и самым ценным средством, чтобы повысить эффективность на рынке». СЕО смог выявить, какие системы, нуждающиеся в информации, можно управлять через всю компанию, а какие нет. В результате в ReseachCo был принят дифференцированный подход в отношении архитектуры и стандартов.

Другие максимы ReseachCo отражают эту тенденцию:

• мы будем принимать согласованную ИТ-архитектуру для тех частей ИТ-инфраструктуры, которая поддерживает общие услуги, включая стандарты, необходимые для управления знанием для принятия корпоративных решений;

• мы будем развивать стандартизацию для отбора оборудования и ПО в направлении требования ресурсов, снижения издержек и устранения несовместимостей;

• после того, как будут удовлетворены определенные требования к данным и избранным стандартам, бизнес-подразделения могут определить наиболее адекватные приложения для бизнеса.

Coors Brewing Company, с другой стороны, руководствовалась в работе бизнес-максимой, которая выделяла создание «синергетического эффекта между различными бизнесами». В Coors это выделение привело к ИТ-максимам, которые диктуют сильную приверженность к архитектуре и стандартам во всех бизнес подразделениях, включая максимизацию синергии во всех ИС-организациях.

Еще одна компания, с которой мы работали, располагалась на другом конце шкалы с такой бизнес-максимой: «У нас будет минимум корпоративных мандатов». Эта максима подразумевает отсутствие инвестиций в ИТ-инфраструктуру всей компании или общих услуг. Организация сознательно отказывается от синергии бизнеса или ИТ. На самом деле у нее есть только одна ИТ-максима: «ИТ-экспертиза и технологические решения становятся общими на неформальной основе». Раз в год лидеры организаций в каждом бизнес-подразделении добровольно собираются, чтобы определить, каким опытом они могут и должны обмениваться. Это полностью соответствует способу ведения бизнеса. Стоит отметить, что пока в организации есть только одна ИТ-максима для всей компании, CIO каждого бизнес-подразделения имеют бизнес и ИТ-максимы для своего подразделения. Однако корпоративная ИТ-максима говорит, что эти максимы не должны согласовываться друг с другом.

Некоторые примеры ИТ-максим

Ниже приведены некоторые примеры ИТ-максим, взятые из изучения различных компаний Вайлем и Броадбенд [26] . Их можно разделить на пять категорий (естественно, не все максимы применимы к одной компании).

Роль ИТ

• мы используем ИТ для того, чтобы снизить издержки, устраняя дублирование усилий;

• расходы на ИТ должны улучшить уровень обслуживания клиентов;

• ИТ – это поставщик услуг, фокусирующийся на удовлетворении требований конечных пользователей.

Информация и данные

• когда данные получены впервые, надо определить их потенциальную полезность за пределами той области, где они были получены (отметим, что это означает необходимость вовлечения ИТ-персонала в бизнес);

• бизнес-процессы и системы должны обеспечить сбор и совместную поддержку данных по финансам и продажам;

• мобильные пользователи должны иметь возможность доступа ко всем данным, к которым они имели доступ со своего ПК- ИТ-архитектура и стандарты

• мы рекомендуем ИТ-архитектуру, которая покрывает только требования к оборудованию, ПО и соединениям;

• мы требуем стандартизации данных только для финансовой информации и сведениях о продажах;

• мы будем поддерживать небольшой список поддерживаемых продуктов и лучших поставщиком оборудование в каждой технологической категории; пользователи могут приобретать другие продукты, но ИТ их поддерживать не будет.

Коммуникации

• наша корпоративная сеть должна предоставлять доступ к целому ряду приложений, которые помогут нам адекватно обслуживать пользователей;

• наша корпоративная сеть должна предоставлять такие широкополосные услуги, как передачу изображений и видеоконференции;

• мы требуем повсеместного внедрения использования EDI (Electroni Data Exchange – электронный обмен данными) в реальном времени и связанных с этим технологий для организации бизнес-процессов, существенных для нашей цепи поставок.

ИТ-активы

• у нас будет один набор систем – для клиентов и сотрудников, включая и тех, кто работает в телефонных центрах;

• у нас будут общие системы в разных бизнес-подразделениях, которые могут взаимодействовать;

• мы будет всегда покупать, а не строить, а после покупки – внедрять систему с минимальной настройкой;

• мы будем минимизировать инвестиции капитала в ИТ, беря в лизинг или отдавая на аутсорсинг эти функции там, где это только возможно.

Количество ИТ-максим будет меняться от компании к компании в зависимости от широты и глубины бизнес-максим. ИТ-максимы обычно представляют собой более длинные утверждения, чем бизнес-максимы, поскольку они относятся к проблемам внедрения. Как мы уже отмечали, из одной бизнес-максимы обычно вытекают несколько ИТ-максим. Очень часто встречается перекрытие между ИТ-максимами, порожденными разными бизнес-максимами. Вам придется тщательно подбирать слова для каждой максимы, чтобы получить в результате ясный и согласованный набор утверждений. Сдерживайте себя и не стремитесь сделать более длинный список ИТ-максим, чем это необходимо.

Вам может помочь знакомство с некоторым образцами бизнес-максим и образцами созданных на их основе ИТ-максим. Чтобы быть кратким, мы представляем только одну ИТ-максиму (с одним исключением) для каждой бизнес-максимы, но как мы уже говорили, каждая бизнес-максима обычно порождает более одной ИТ-максимы.

Бизнес-максимы

• Обслуживайте клиента из любой возможной точки

• Распространяйте сведения о самых удачных примерах экономии

• Сумейте обнаруживать и отвечать на незначительные изменения на рынке

• У нас есть культура менеджмента для совместного владения информацией, которая помогает выстроить новый бизнес

• Сумейте разрабатывать ресурсы для новых продуктов быстро и обдуманно

Связанные ИТ-максимы

• Представители клиентской службы должны иметь доступ ко всей истории взаимоотношений клиента и компании

• Старайтесь выбирать стандарты оборудования и ПО для того, чтобы снижать издержки и определять требования к ресурсам

• Мы централизованно координируем покупку ИТ от ведущих производителей оборудования, чтобы минимизировать стоимость и обеспечить согласованность

• Центрально координируемый поток информации должен давать возможность всем частям компании более просто и быстро выявлять тенденции и использовать их на пользу всей компании

• Полезность данных должна признаваться и за пределами тех областей, где они непосредственно собираются, так, чтобы они не терялись

• Новые системы должны обеспечить основу, на которой новые продукты и услуги смогут добавляться без существенных модификаций

Запомните главное преимущество разработки ИТ-максим: когда вы закончите определять свои ИТ-максимы, вы должны суметь связывать их с бизнес-стратегиями вашей компании, долгосрочными целями и постоянными бизнес-нуждами. Это радикально улучшает вашу способность информировать коллег по бизнесу обо всей ИТ-проблематике и ее влиянии на ваш бизнес, а также вовлекать их в решение этих проблем. Ваши ИТ-максимы в сочетании с вашим видением внедрения ИТ в бизнес вашей компании позволяют вам вести за собой ваших коллег и сформировать вполне определенные ожидания для роли ИТ в вашей компании. Они являются своеобразной связью реальности бизнеса с его возможностями при помощи технологии.

Возможность создать такую связь – это самая трудная работа для И С компании. В этом заключается причина того, что мы рекомендуем начать с выработки бизнес-максим, а затем переработать их в ИТ-максимы. Из нашего описания ИТ-максим может возникнуть ощущение, что их достаточно просто создавать. Концептуально это действительно просто. Но надо понимать, что, как и в большинстве других областей бизнеса, сформулировать концепцию – просто и легко, но вот воплотить ее в жизнь, чаще всего, гораздо сложнее.