Совещания и переговоры

Совещания и переговоры

Каковы встречи, таковы и речи.

(Народная мудрость)

Любые совещания и различного рода переговоры в деловой среде также являются хорошей возможностью заявить о себе и раскрыть свои профессиональные таланты. Соблюдение деловой этики общения, грамотное начало и завершение профессионального взаимодействия, Ваше умение слушать – важные составляющие успешной самопрезентации во время совещаний и переговоров.

Деловой этикет – это устоявшиеся правила и нормы поведения в служебных отношениях. В карьере любого специалиста он служит моральным принципом, которым всегда необходимо руководствоваться. Начнем с правил приветствия, существующих в деловой этике. В каждой организации могут существовать свои особые ритуалы приветствия коллег, но все они базируются на уважении и согласованы с культурой деловой речи. Входя в рабочий кабинет или другое служебное помещение, приветствуйте всех находящихся там людей. Подчиненный с руководителем здоровается первым, а подает руку для пожатия первым – начальник. Не стоит обмениваться рукопожатием через какую-либо преграду (порог, стол, стул). Обращаться к коллегам и руководителям нужно в официальной форме, используя, как принятое обращение, так и указание на должность или фамилию сотрудника. Обращение к коллегам по имени, отчеству подчеркивает Ваше уважительное отношение к человеку, указывает на авторитет в коллективе. К тем коллегам, с кем у Вас сложились не только официальные отношения, обращайтесь по имени.

Даже если Вы обращаетесь с короткой просьбой или незначительным сообщением, лучше назовите сотрудника по имени. Это оказывает положительный психологический эффект и формирует уважительное отношение к Вам. Не произносите имя пренебрежительно или грубо, имя – это «Я» человека, поэтому это будет приравниваться к оскорблению. Рекомендуется обращаться к каждому сотруднику на «Вы», даже если он младше Вас по возрасту и ниже по статусу. Это повысит Ваш авторитет и обезопасит от нарушения коллегами субординации, не допустит развития панибратства.

На любом деловом совещании и при переговорах пригодиться умение слушать. Техника активного слушания позволяет демонстрировать свое участие в обсуждаемом вопросе, даже когда Вы молчите. На деловых совещаниях обсуждается, как правило, большой круг вопросов, иногда Вам не предоставляется слово, но это не должно означать для Вас, что вы не можете показать себя в профессионально выгодном свете.

Вот некоторые советы, которые помогут вам успешно проявить себя:

Активно используйте язык жестов. Не засыпайте в предоставленном кресле, думая, что совещание – это повод отдохнуть. Совещание – это еще один шанс показать свой профессионализм и добиться успеха! Кивайте головой, если Вы согласны. Смотрите на говорящего сотрудника и мимикой реагируйте на его высказывания, демонстрируя понимание предмета разговора. Ваша поза должна подчеркивать Вашу готовность выразить свое мнение в любой момент.

Воспользуйтесь временем для задавания вопросов. Если руководитель или другой коллега спрашивает после обсуждения какой-либо проблемы: «Есть ли у Вас вопросы?», аудитория, как показывает практика, вопросов не имеет, да и атмосфера такая возникает, как будто все до этого вопроса спали, а теперь вдруг проснулись. Обязательно задайте хотя бы один вопрос, но не с целью потянуть время, а для прояснения вашего понимания. В любом даже хорошо обсужденном вопросе всегда остается что-то недосказанным или забытым. Уточните любой неясный Вам пункт, это покажет Вашу заинтересованность.

Переформулируйте важные моменты обсуждения. Участвуя в обсуждении, можно не только соглашаться или противостоять высказываемому мнению. Нужно вновь демонстрировать Ваше уважение и грамотное владение собой и своим поведением. Перед тем, как высказать свою точку зрения на предмет разговора переформулируйте (выскажите своими словами) мысль вашего коллеги, уточняя, правильно ли Вы его поняли. Так коллега поймет, что был услышан и значит, будет готов выслушать Вас.

Подведите итог совещания. Не всегда на практике существует традиция краткого подведения итогов в конце совещания. Это связано с тем, что к концу уже не остается времени или заметна усталость аудитории, или слишком большим количеством обсужденных вопросов, поэтому итог подвести бывает очень сложно. Нарушьте эту традицию, она не приведет Вас к успеху. Постарайтесь сказать в итоге о самых ярких решенных вопросах и выводах, сделанных в результате. Или охарактеризуйте совещание в целом, насколько оно было результативным, сложным или рядовым в сравнении с прошлыми. Другим вариантом может быть высказывание о способностях коллег, которые они проявили на совещании. Не бойтесь похвалить кого-то. Сделайте завершение совещания положительным моментом, это вернет потраченные силы и разрядит напряженную атмосферу. Например, вспомните незначительное смешное событие совещания или пошутите (предложите в следующий раз запастись провизией и представить, что совещание проходит на космическом корабле).

В активном слушании могут помешать существующие фильтры восприятия. Фильтры восприятия – это наши индивидуальные и социальные установки поведения и способа понимания. Воспринимая информацию, мы понимаем ее с позиции наших убеждений и нашего накопленного опыта. Иногда это может мешать нам максимально точно и правильно понять собеседника, поэтому это превращается в барьеры общения. Существуют различные барьеры или уровни восприятия.

Восприятие информации и барьеры

Упражнение 1. Попробуйте использовать технику активного слушания в беседах с коллегами. Больше ли уточняющих вопросов Вы задаете, зная о фильтрах восприятия? Изменилось ли отношение собеседника к Вам во время разговора? Помните о переформулировке высказанных коллегой мыслей и обращении по имени.

Во многих организациях совещания превращаются в ритуальные действия. Все действуют по запланированной и привычной всем схеме, строят свое поведение согласно отведенным ролям и не смеют менять ход событий. Например, ежедневные или еженедельные планерки. Вспомните, ведь каждый коллега занимает уже привычное для него место, никто на его стул и не будет претендовать, даже если коллега на какой-то планерке отсутствует. Кто первый здоровается, и каким образом. Кто приходит последним. Все действия становятся традиционными и превращаются в увлекательный и привычный ритуал.

Упражнение 2 . Назовите свои действия на планерках или других деловых совещаниях. Как Вы входите в помещение и какое приветственное слово говорите? Что Вы обычно делаете и каким образом? Какая у Вас роль в ритуале совещания?

Важным в совещании и успешной самопрезентации на нем являются Ваши ответы на заданные Вам вопросы и Ваш доклад. Как сделать Ваш доклад успешным мы уже обсуждали, а вот, как грамотно и эффектно ответить на вопросы аудитории? Это очень просто, если заранее подготовиться к ним. Готовя презентацию, Вы легко можете предположить, какие аспекты могут вызвать вопросы у слушателей. Вы даже можете намеренно о чем-то умолчать, чтобы дать шанс аудитории задать нужный Вам вопрос.

Подготовьте заранее список всех возможных, на ваш взгляд, вопросов и ответьте на них. Это своеобразное домашнее задание поможет Вам успешно справиться с неожиданными на взгляд слушателей вопросами.

Упражнение 3. Попробуйте внести разнообразие в привычные совместные трудовые действия и совещания. Например, оденьтесь более торжественно и официально для рядовой планерки. Или немного измените стратегию Вашего поведения на совещании. Обратите внимание на изменения, которые Вы тем самым запустите. Какова реакция Ваших коллег? Кто-то еще из сотрудников сумел нарушить ритуал действий? Живее ли от этого стало проходить совещание?

В связи с усовершенствованием возможностей общения и каналов передачи информации, в практику организаций все более внедряется телефонное общение. Вспомните, как часто Вам приходиться прикладывать телефонную трубку к уху или пользоваться громкой связью. Любые справочные вопросы, налаживание новых контактов, телефонные обращения клиентов или бизнес-партнеров – все это неотъемлемая составляющая современных организаций.

Не забывайте, что Ваши служебные телефонные разговоры являются не менее важными переговорами в Вашей профессиональной деятельности, чем любые другие встречи.

Ваша презентация по телефону – еще один пункт в успешной карьере. В телефонных переговорах наиболее значима Ваша речь, какие слова и как Вы их говорите, влияют на эффективность переговоров по телефону. Советы, которые помогут Вам подбирать верные и убедительные слова при телефонных и других деловых переговорах:

1) следите за правильным произношением слов;

2) избавляйтесь от лишних слов и от слов-паразитов в вашей речи;

3) употребляйте слова исходя из культуры речи вашего собеседника, устраняя не понимание;

4) помните о приветствиях и завершении разговора по телефону;

5) старайтесь говорить лаконичней, передавайте коротко и точно Вашу мысль. Лишние обороты только утомят Вашего собеседника и убьют значимое для Вас время;

6) будьте всегда любезны и доброжелательны. Это является залогом продолжения деловых отношений в будущем, даже если в настоящем Ваши переговоры оказались не так полезны и актуальны.

Таблица 15. «Ваша успешность на совещаниях и переговорах»

Данный текст является ознакомительным фрагментом.



Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг:

6.4. Организация совещания

Из книги автора

6.4. Организация совещания На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные


1. Цели совещания

Из книги автора

1. Цели совещания Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия. По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории: 1) совещание аналитического характера. Докладчик


ГЛАВА 3. ПЕРЕГОВОРЫ

Из книги автора

ГЛАВА 3. ПЕРЕГОВОРЫ «Сделка – это сама сущность соглашения между неприятелями… разве все люди не стараются снизить цену того, что они приобретают? Я утверждаю, что даже дружеская сделка – это объявление войны». Лорд Байрон, Письмо, 14 июля 1821 года. Если вы являетесь


КОЛЛЕКТИВНЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Из книги автора

КОЛЛЕКТИВНЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ Система отношений между работниками и работодателями контролируется процессом коллективных переговоров, определенным Фландерсом (1970) как социальный процесс, который «постоянно и надлежащим образом превращает разногласия в соглашения».


СОБСТВЕННО ПЕРЕГОВОРЫ

Из книги автора

СОБСТВЕННО ПЕРЕГОВОРЫ После первого хода наступает главная фаза переговоров, в которой расхождение ограничено начальными позициями и стороны пытаются убедить друг друга в том, что их аргументация достаточно веская, чтобы заставить другую сторону заключить соглашение,


СОВЕЩАНИЯ В ГРУППАХ

Из книги автора

СОВЕЩАНИЯ В ГРУППАХ Теория совещаний в группах (ранее называемых инструктивными группами), которая была впервые разработана Промышленным обществом, представляет собой механизм, преодолевающий ограничения совместных консультативных комитетов путем привлечения всех


Как уходить с совещания

Из книги автора

Как уходить с совещания Представьте, что в комнате для совещаний находится десять человек. И только четверо из них с интересом обсуждают вопросы, стоящие на повестке дня. А остальные, включая вас, сидят и думают о том, чем бы они сейчас занимались, если бы не это совещание. С


Предложите переговоры

Из книги автора

Предложите переговоры Даже если вы не можете придумать позитивного варианта, который отвечал бы вашим интересам и одновременно подходил бы собеседнику, все же можно предложить процесс переговоров, в результате которых подобный вариант мог бы быть выработан.Участник


Совещания

Из книги автора

Совещания Официальные совещания Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние официальные совещания, используя следующий вопросник:(1) Стоило ли принятое решение времени, потраченного на подготовку совещания, присутствие на нем и составление


Официальные совещания

Из книги автора

Официальные совещания Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние официальные совещания, используя следующий вопросник:(1) Стоило ли принятое решение времени, потраченного на подготовку совещания, присутствие на нем и составление протокола?(2)


Неформальные совещания

Из книги автора

Неформальные совещания Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние неформальные совещания:(1) Всегда ли вы звоните и выясняете у собеседника, когда ему удобно встретиться?(2) Когда вы звоните, упоминаете ли вы кратко цель встречи и основные


Переговоры

Из книги автора

Переговоры Оценка компанииПокупатели:• должны исходить из:– прогноза будущей прибыли и денежных потоков,– наличия преимуществ, вытекающих из положения в структуре материнской компании или холдинга;• оценивая при этом:– валюту баланса и стоимость дополнительных


Переговоры

Из книги автора

Переговоры Помимо суммы сделки необходимо оговорить следующие моменты:• возможность и стоимость использования централизованного сервиса в течение переходного периода, пока не будут построены отдельные мощности внутри новой компании (например, доступ к ИТ-системе


Деликатные переговоры

Из книги автора

Деликатные переговоры Пример II. Работник ОТК был отстранен от работы за то, что просмотрел дефекты в процессе обработки продуктов питания, которые могли иметь самые печальные последствия для потребителей. Администрация одобрила ваше решение и поддержала вас в тяжбе,


Совещания. Где ты, остроумие?

Из книги автора

Совещания. Где ты, остроумие? Каждый год бизнесмены тратят на совещания миллионы часов. Достигаем ли мы результатов, которые могли бы оправдать подобную расточительность?ОСТРОУМНЫЕ идеи могут оживить совещание и сделать его эффективным. Если правильно их использовать,