Как избежать совещаний

Как избежать совещаний

Когда я был президентом Fidelity Investments, я мог проводить все рабочее время на совещаниях. Все хотели обсудить со мной разные проблемы и планы: члены управленческой команды, руководство маркетинговой службы, отдел нормативно-правового регулирования и отдел по управлению рисками, подразделения системных разработок, должностные лица из правительственных учреждений и поставщики услуг. Я поддерживал регулярное взаимодействие с важными участниками инвестиционной группы и с ключевыми клиентами.

Чтобы помочь коллегам в рабочее время, я часто отказывался от личных встреч. Многие вопросы я решал с помощью электронной почты, служебных записок или телефона. Сейчас, прежде чем назначить собрание, я тщательно обдумываю, какова моя цель. Если полученный ответ мне не нравится, совещание отменяется.

Есть два основания для совещаний. Во-первых, они нужны для установления личного контакта с человеком из сторонней организации, например с только что назначенным чиновником или новым клиентом. Во-вторых – для обсуждения определенной проблемы: электронная почта и телефонные звонки не всегда могут заменить личное общение.

Полезен ли мозговой штурм?

Когда возникают проблемы, совещание часто напоминает мозговой штурм. Сотрудники предлагают решения, не задумываясь, целесообразны они или нет. Согласно теории мозгового штурма, идея одного человека может привести к рождению идеи у другого, поэтому очень важно собирать людей вместе. В ходе исследования Чарлан Немет[30] и ее коллег «Конфликт как стимул творческого мышления коллектива» выяснилось, что высказывание первой пришедшей на ум мысли – неэффективный способ выработки идей. Для эффективного мозгового штурма необходимо быть готовым к обсуждению, то есть к выдвижению аргументов и контраргументов по поводу предложенного тезиса{54}. Это поможет направить обсуждение в нужное русло и превратить сырые идеи в реальные предложения.

С другой стороны, на многих совещаниях участники просто обмениваются идеями, ничего не обсуждая. Такие собрания, как правило, бесполезны: вы можете достичь той же цели, направив подчиненным электронное письмо (при этом сэкономив время). Например, группа сотрудников Fidelity, ответственная за подготовку материалов для заседания совета директоров, попросила меня выделить два часа в месяц на их обсуждение. Однако я, в свою очередь, попросил этих подчиненных направить мне материалы по электронной почте вместе с обобщающим письмом, где освещены ключевые моменты. После прочтения письма я направлял свои замечания членам совета директоров по электронной почте. Я тратил некоторое время на анализ материала и написание ответа, но не больше двух часов – того времени, которое пришлось бы провести на совещании.

Не стоит проводить совещания только потому, что так принято. В начале года руководство может назначать встречи каждый понедельник, чтобы обсудить планы на неделю. Возможно, в первые несколько недель они принесут пользу. Но каждую неделю руководство должно решать, нужно ли следующее совещание.

Наконец, при современном уровне технологий личное присутствие не так важно. Раньше меня огорчали регулярные задержки в передаче звука во время видеотрансляции. Но в прошлом году, когда мой двухчасовой полет в Миннеаполис в последнюю минуту отменили, я был вынужден использовать возможность видеоконференции. Потрясающе! Изображение было отличным, передача звука – мгновенной. Мои коллеги в Миннеаполисе пришли к выводу, что личное присутствие теперь необязательно: не стоит тратить несколько часов на перелет, чтобы встретиться с теми, кого знаешь лично, если есть высококачественная видеосвязь.

Если отменить совещание невозможно, постарайтесь ограничить количество участников: присутствовать должны только заинтересованные лица. Я бывал на собраниях, в которых участвовали 15–20 человек. При таком количестве присутствующих невозможно что-то успеть. Исследователи пока однозначно не определили, каково оптимальное количество участников совещаний{55}, но все они считают, что мероприятие, на котором присутствуют 7–8 человек, всегда продуктивнее, чем то, в котором участвуют 15–20 человек.

Еще один способ сократить количество совещаний – запретить их в определенный день месяца. Это позволит вам (и подчиненным) доделать всю работу, которую вы откладывали ради совещания. Вы увидите, как много можно успеть за это время. В компании MFS Investment Management мы ввели правило: не устраивать совещаний в первую пятницу каждого месяца.

Однако как бы вы ни пытались сократить количество совещаний, вас часто будут приглашать на них. И большинство таких мероприятий не принесут никаких результатов. Как их избежать? Откажитесь от предложения! Вы можете вежливо объяснить, что слишком заняты, завершается срок сдачи проекта, у вас запланировано много других дел.

Я очень загружен, поэтому часто перенаправляю запросы другим сотрудникам. Многие партнеры хотят встретиться со мной, чтобы обсудить вопрос оказания услуг нашей компании. Я направляю их в соответствующий отдел: например, рекламную компанию – в отдел маркетинга, а разработчика ПО – в отдел системных разработок. Благотворительные фонды назначают встречи, чтобы обсудить пожертвования. Безусловно, их цели важны, но я вежливо направляю их к сотруднику, ответственному за данную сферу деятельности.

Чтобы отклонить приглашение на внутреннее совещание, потребуются силы и чувство такта. Вежливо объясните коллеге, что отказ никак не связан с повесткой дня, а тем более с ответственным за организацию мероприятия: всему виной жесткий график. Скажите, что в иных обстоятельствах вы с радостью посетили бы данное совещание, и выразите сожаление в связи с возникшей ситуацией. Если можно направить отказ по электронной почте, напишите письмо следующего содержания: «Я ценю, что вы пригласили меня принять участие в совещании о разработке политики внутреннего аудита. Я искренне верю в необходимость совершенствования корпоративной программы управления рисками. Но завтра я должен представить клиенту презентацию, поэтому, к сожалению, не смогу присутствовать на совещании. Еще раз благодарю за приглашение».

А если совещание проводит руководство? От таких приглашений сложно отказаться. Но если у вас с руководителем доверительные отношения, не бойтесь описать ситуацию и попросить «освободить» вас от необходимости присутствовать на совещании. Учитесь договариваться! Вы можете объяснить, что подходит срок сдачи нескольких проектов, и спросить, какой из них можно отложить или поручить другим сотрудникам, чтобы найти время для совещания, например: «Я приду на совещание. Могу ли я представить отчет в среду, а не завтра?» Либо руководство поймет намек и разрешит пропустить совещание (или хотя бы уйти через час), либо перенесет срок сдачи текущих проектов.