Проведение проектных совещаний

Проведение проектных совещаний

Первое собрание проектной команды

Самое первое собрание по проекту очень важно для того, чтобы команда начала как можно быстрее функционировать. Вот слова одного опытного руководителя команды: «Первое собрание команды задает тон тому, как команда будет работать сообща. Если оно плохо организовано или увязает в прениях, то сразу становится ясно, как в дальнейшем будет работать группа. Если же собрание проводят четко, уделяя внимание реальным проблемам, которые обсуждают открыто и прямолинейно, то сотрудники сразу начинают ощущать себя членами команды».

На первом собрании руководители команды, как правило, пытаются достичь трех целей.

Первая — взглянуть на проект в целом, включая масштаб и цели, общий график, метод и технологические процессы.

Вторая — решить некоторых межличностные проблемы, заложенные в самой модели развития команды: с какой целью мы здесь находимся? Кто остальные члены команды? Какова роль каждого отдельного члена команды в работе над проектом? Что мы делаем? Зачем?

Третья, и самая важная, цель — сформировать стиль работы команды над проектом. Руководитель проекта должен понимать важность первых впечатлений. Его поведение будет находиться под пристальным вниманием членов команды и соответствующим образом восприниматься. Это собрание должно быть образцом для следующих собраний и отражать стиль лидера.

Формы собраний могут быть самыми разными. Достаточно часто первые собрания длятся по нескольку часов в течение одного-двух дней на территории основной организации, чтобы ничего не мешало работе. Этого времени вполне хватает на предварительное знакомство, установление основных правил и определение структуры проекта. Также преимуществом такого проведения собраний является то, что они дают возможность членам команды неформально пообщаться за чашкой кофе, во время перерыва, вечером после работы. Такое неформальное общение просто необходимо для формирования крепких деловых отношений.

Однако многие организации не могут позволить себе проводить первые собрания таким образом. Или же масштаб проекта и уровень включенности в работу различных участников не позволяют так разбрасываться временем. В этих случаях основным принципом должна быть простота. Часто ограниченные временем руководители проекта пытаются сделать слишком много на первом собрании, но они должны помнить, что человек может усвоить только определенный объем информации и что будет возможность установить основные правила и обговорить методику на следующих собраниях. Собрание должно быть продуктивным и преследовать реалистичные цели в зависимости от отводимого на него времени. Если на собрание выделен всего один час, то руководитель проекта должен только ознакомить всех с масштабом проекта, обсудить вопросы формирования команды и дать возможность членам команды познакомиться.

Установление основных правил

На первом длительном и тщательно распланированном собрании или на первом и одном-двух последующих собраниях руководитель проекта должен выработать основные правила совместной работы членов команды. Эти правила включают не только организационные цели или технические вопросы, но и нормы взаимодействия членов команды друг с другом. Хотя конкретные технические вопросы значительно отличаются в зависимости от типа организации проекта, некоторые важные проблемы являются общими для всех.

Приведенные ниже вопросники указывают всего лишь общее направление работы команды. Вы можете добавлять к ним необходимые пункты или убирать лишние из них.

Планирование решений

• Как будет разрабатываться проект?

• Какие механизмы будут использоваться для поддержки проекта?

• Будет ли использоваться какой-либо конкретный пакет программ управления проектом? Если да, то какой?

• Кто кроме членов команды будет работать над планом?

• Каковы конкретные роли членов команды и за что отвечают все участники?

• Кого нужно ставить в известность о принятых решениях? Каким образом?

• Какова относительная важность стоимостных затрат, времени и сил?

• Каковы промежуточные результаты процесса планирования проекта?

• Кто будет одобрять и подтверждать завершение работы над каждым промежуточным результатом?

• Кто получает каждый из промежуточных результатов?

Отслеживание решений

• Как будет оцениваться проведение работ (прогресс)?

• На каком уровне будет отслеживаться работа над проектом?

• Как члены команды будут получать информацию друг от друга?

• Как часто они будут обмениваться информацией?

• Кто будет писать и рассылать отчеты?

• Кого нужно держать в курсе разработок проекта и каким образом?

• Какое содержание необходимо для каждой конкретной аудитории?

Совещания

• Где проводятся совещания?

• Какого плана совещания проводятся?

• Кто будет руководить совещаниями?

• Как будут вырабатываться повестки дня?

• Как будет вестись протокол совещаний?

Управление внесением изменений в принятые решения

• Как будут устанавливаться изменения?

• Кто будет иметь право одобрить изменения?

• Как изменения в плане будут документироваться и оцениваться?

Решения о сотрудничестве

• С какими отделами или организациями команда будет сотрудничать во время разработки проекта?

• Каковы роли и ответственность каждой организации (рецензент, утверждающий, сотрудник, пользователь)?

• Как информировать все заинтересованные стороны о промежуточных результатах, сроках?

• Как члены команды будут обмениваться информацией между собой?

• Какой информацией нужно, а какой не нужно обмениваться?

В процессе выработки этих правил организации работы команды руководитель должен вместе с членами команды вырабатывать нормы командного взаимодействия. Ниже даны примеры, которые я привожу на семинарах своим слушателям. Они касаются эффективных норм взаимодействия сотрудников в команде.

Открытое сотрудничество. В работе команды не должно быть закрытых тем. Сотрудники должны иметь право поставить любой касающийся работы вопрос.

Соблюдение конфиденциальности. Никакая информация не должна выходить за пределы команды, если на то нет общего согласия.

Недопустимость сокрытия просчетов и промахов. Просчеты и промахи возможны в работе каждой команды, но нельзя их скрывать. Необходимо немедленно ставить в известность остальных членов команды о срыве основных или промежуточных сроков.

Недопустимость прямолинейного решения проблем. Спорьте, но, если решение принято, выполняйте его независимо от ваших личных чувств. «Сохраняйте лицо». Это японское выражение означает то, что в любых ситуациях недопустимо унижать человека или показывать, что вы не владеете собой. Бизнес, приносящий миллионы, — это бизнес долгосрочных отношений. Оставляйте сотрудникам возможность относиться к вам позитивно.

Взаимоуважение. Уважайте членов вашей команды и не хвастайте вашим высоким положением в команде. Не злоупотребляйте силой своей мысли.

Никогда не используйте силу своей мысли для того, чтобы заставить другого человека делать то, чего не хочется делать вам, даже в случае, если вы настаиваете на своем для его же блага. Такие действия могут повлечь весьма нежелательные последствия для вас.

Оптимальные рабочие нагрузки. Много работать — не значит отказывать себе в отдыхе.

Руководители проекта играют огромную роль в установлении норм сотрудничества личным примером. Руководитель добивается стабильного успеха только в том случае, когда его поступки не наносят вреда и не причиняют ущерба кому-то другому, и только в этом случае возможно стабильное развитие команды в позитивном направлении. Если руководитель открыто признает свои ошибки, то и члены команды будут поступать так же. Одновременно при этом руководитель команды должен вмешаться, если, по его мнению, эти нормы нарушаются. Он должен обсудить проблему с «нарушителями» и четко высказать свое мнение.

Интересно, что если группа сотрудников становится командой единомышленников, то у руководителя отпадет необходимость в выполнении роли надсмотрщика.