Шаг 5.2. Определение задач процессов

Шаг 5.2. Определение задач процессов

Необходимо определить задачи процессов, чтобы правильно спланировать проект. Если у организации нет достаточной информации для определения таких задач, невозможно полностью сформулировать и сформировать проект. В движимом стратегией проекте задачи высокого уровня, возможно, уже известны, поскольку были поставлены высшим руководством. В проекте операционной инициативы задачи ставятся на практических совещаниях.

Задачи процессов нужно состыковать со стратегией и целями (целевыми показателями) организации (это определяется на этапе стратегии организации). Эти задачи должны учитывать:

• требования заинтересованных сторон;

• положение по сравнению с конкурентами.

Для определения задач процессов имеется несколько блоков входных данных:

• измеряемые показатели, используемые для оценки эффективности процессов на данный момент и планируемые для измерений в будущем;

• определение уровня, до которого планируется повысить эффективность, с учетом имеющегося потенциала и наличия рисков;

• определение уровня планируемого усовершенствования – задача повышения эффективности на 80 % кардинально отличается от повышения на 10 %, и подход будет кардинально различаться. Возможно ли увеличение продолжительности процесса ради повышения качества? Все эти потребности необходимо четко сформулировать; они должны быть поняты и согласованы всеми заинтересованными сторонами проекта;

• определение показателей функционирования процессов. Его нужно начинать с предполагаемых показателей эффективности с точки зрения заинтересованных сторон, а затем спускаться вниз до уровня показателей эффективности процессов;

• оценка управления функционированием и показателей эффективности работы персонала, исполняющего процессы (подробнее см. главу 18);

• оценка показателей производительности, продуктивности и адаптируемости;

• количество измеряемых показателей должно быть умеренным – не более пяти;

• поиск возможностей определить «сверхплановые» показатели.

Также нужно видеть, какие изменения должны произойти в поведении персонала, вовлеченного в процессы: менеджеров, руководителей групп и рядовых работников.

Все задачи проекта должны быть «интеллектуальны» (SMART – конкретны, измеряемы, достижимы, реалистичны и увязаны со сроками).