Уровень 4. Главный руководитель процессов (управляемый и оптимизируемый)

Уровень 4. Главный руководитель процессов (управляемый и оптимизируемый)

Управление процессами имеет стратегическое значение. Чтобы процессы получили максимум внимания и обязательств исполнительного руководства, решающим шагом является назначение специального ответственного лица – главного руководителя процессов (CPO).

Цель

CPO отвечает за формирование процессов таким образом, чтобы они эффективно и продуктивно вносили вклад в достижение целей организации. Этого можно добиться, если архитектура процессов организации прочно укоренилась в общей архитектуре предприятия, все процессы учитываются при любом крупном изменении или инициативе внутри компании, а CBPE заслужил уважение за свой вклад в бизнес.

CPO будет отвечать за координацию стратегий организации в различных областях и их согласование со стратегиями конкретных процессов. Здесь есть следующие аспекты:

• обслуживание клиентов;

• разработка новых продуктов;

• стратегия закупок;

• стратегия выполнения заказов;

• стратегия людских ресурсов и обучения;

• стратегия учета и финансов;

• технологическая стратегия.

В сферу ответственности CPO входят все сквозные процессы внутри организации, которые могут расширяться до процессов, связывающих организацию с клиентами, поставщиками и партнерами. Сюда также относятся процессы, связанные с ИТ. Как сказано выше, ИТ направлены на поддержку бизнес-процессов, а разделение этих двух областей ведет к субоптимизации.

CPO отвечает за:

• сквозные процессы в организации;

• достижение целей процессов по всей организации, обеспечение плавного потока данных, документации и информации между подпроцессами;

• сохранение направленности на клиента. Должна вестись постоянная работа, направленная на то, чтобы процессы в целом функционировали к удовлетворению клиента;

• обеспечение решений проблем, устранения разрывов или нестыковок, возникающих при пересечении процессами границ подразделений, к удовлетворению всех заинтересованных сторон;

• планирование, управление и организацию процессов в целом;

• обеспечение определения, мониторинга и поддержания соответствующих мер/показателей процессов;

• формирование и поддержание общей схемы проекта BPM или методологии во всей организации;

• подпитку постоянно действующих текущих программ усовершенствования бизнес-процессов;

• отлаженную работу группы Центра совершенствования бизнес-процессов;

• установление и поддержание взаимоотношений с поставщиками решений BPM;

• текущее управление знаниями BPM организации;

• общее управление качеством.

Основные действия хозяина процесса:

• документирование процессов. Документирование соответствующих процессов должно быть правильным, актуальным и простым в использовании. Более того, хозяин процесса должен обеспечить соответствие документации всем надлежащим стандартам и требованиям (например, соблюдение требований нормативных актов);

• совершенствование процессов. Хозяин процесса является узловым пунктом, которому поступают предложения по усовершенствованиям процессов, и отвечает за решения, управление изменениями и внедрение усовершенствований. Это предусматривает также связи с заинтересованными лицами;

• контроль интерфейсов и границ. Хозяин процесса должен обеспечить плавность перехода от процесса к процессу, поскольку во многих случаях проблемы в сквозных процессах возникают на стыках подпроцессов. Хозяин процесса должен добиться четкого понимания границ между процессами и их строгого документального оформления;

• автоматизация процессов. Хозяин процесса обязан участвовать во всех действиях по автоматизации, связанной с процессами. Нужно помнить, что многие приложения ИТ захватывают несколько различных процессов;

• управление эффективностью процессов. Хозяин процессов должен обеспечить измерение эффективности процессов и их вклада в реализацию целей и стратегии организации, а также принятие мер на основе этих данных соответствующими сотрудниками. Другими словами, хозяин процесса добивается управления процессами, чтобы они достигали своих целей;

• пропаганда процессов. Хозяин процессов должен пропагандировать правильное пользование самим процессом, а также процессное мышление вообще.

Вызовы

На уровне 4 важно решить следующие проблемы:

• чтобы убедить руководство высокого ранга в своей необходимости, CPO должен доказать полезность выполняемых им действий, поскольку многие руководители считают CPO просто еще одним уровнем в организации;

• CPO должен сохранять стратегическую направленность и не слишком погружаться в повседневное руководство CBPE, поскольку это абсолютно другая роль, для которой годится человек, обладающий специальными качествами;

• CPO должен быть способен вносить вклад на уровне правления, поскольку у всех остальных исполнительных руководителей и подразделения больше, и людей больше, и бюджеты богаче. Поэтому CPO должен обладать прозорливостью, чтобы превратить свой вклад в осязаемые результаты, что обеспечит предоставление другими руководителями необходимого финансирования, ресурсов и людей для реализации инициатив BPM. Найти такого человека – уже проблема, потому что он должен видеть стратегическую перспективу и владеть детальным пониманием операционных процессов, не опускаясь до мелочей.

Важно сказать пару слов предостережения. CPO особенно полезен в процессно-ориентированной организации, достигшей зрелости в процессном развитии. Если организация еще движется к такому уровню зрелости, лучшим вариантом будет программа BPM по усовершенствованию, которую поддерживает высший руководитель и старшее руководство, а назначение CPO следует отложить до лучших времен.

Назначение CPO или образование CBPE в организации, которая недостаточно созрела для их понимания или поддержки, серьезно скажется на ценности и пользе, которую они могут принести организации, и может повлечь трудности в оправдании высоких ожиданий, связываемых с их ролью.