31. Качество вашей системы определяется её самым слабым звеном

31. Качество вашей системы определяется её самым слабым звеном

Ценность персональной системы самоуправления — в способности освобождать ресурсы для выполнения более предпочтительной работы. Это происходит из-за возникновения доверия к системе своего подсознания. Но никакая система не будет по-настоящему эффективна, если в её поддержке появляется какая-нибудь непоследовательность. С оставленным без присмотра постом всегда будет вынужден разбираться командир. Если никто не был должным образом назначен ответственным за обеспечение чистых туалетов, то, в конечном счёте, этим придётся заниматься генеральному директору. Система не сможет уменьшить на вас давление ваших же дел, если она не обеспечивает их поддержку на все 100 процентов. И хотя легко создать воображаемый концепт такой системы, учитывая и программное обеспечение, и план необходимого обучения работе с ней, как она будет работать, когда вы подхватите насморк и почувствуете себя ужасно? В реальности, системы должны быть достаточно надёжными, чтобы поддержать вас в самых тяжёлых условиях функционирования — когда вы меньше всего испытываете желание заниматься их поддержкой.

В каком состоянии ваша система зажигания?

Организации имеют и нервы, и центральную нервную систему, на которых всегда отражается самое слабое звено. Если кто-то из команды в течение двух недель не отвечает на электронные письма, страдает оперативность и эффективность всей группы. А если ответная реакция каждого члена коллектива не превышает нескольких часов, то обычно при этом достигается высокая продуктивность. Люди часто ворчат о высоком проценте нецелевых электронных писем, которые они получают от сотрудников своей организации, но в большинстве своём те, кто жалуется на электронную почту, обычно пессимистически смотрят на её использование. Одна тупость в системе порождает другую.

Взаимодействие в условиях такого окружения становится неуклюжим и вялым. Некоторые вынуждены поднимать шум, чтобы только преодолеть эти буферные зоны игнорирования. Увеличенный (и часто неоправданно) объём и безотлагательность способствуют реактивной атмосфере во всей организации, и культура её рабочего процесса оказывается на краю пропасти. Организации становятся одновременно и заторможенными и гиперактивными. Критически важные инициативы посеянные в такую культуру попадают в болото, без малейшей вероятности получения всходов. Бесцельные сообщения получают свободу распространения без неприятных последствий для отправителей, а менталитет поднятия ложной тревоги по любому поводу притупляет чувство необходимости самого взаимодействия.

С другой стороны — есть люди и целые команды, которые поддерживают свою электронную почту и другие способы коммуникации в обработанном и расчищенном состоянии. Они перешли к решению намного более зрелых проблем. Они достаточно квалифицированы в быстрой обработке писем — независимо от того, важные они или нет. И что более интересно — это то, что они не испытывают проблем с большим количеством нецелевых посланий. Своим последовательным поведением они создали себе репутацию людей с быстрой реакцией на любое воздействие, пришедшее из сети, к которой они подключены. Когда коллеги знают, что вы уделяете самое тщательное внимание тому, что они вам посылают, им ничего не остаётся делать, как более ответственно относиться к качеству и уместности своих сообщений. Оперативность обратной связи в любых отношениях способствует намного более здоровому состоянию дел и более высокой производительности. Достигается чистота взаимоотношений в самом лучшем смысле этого слова.

Когда это случается касательно всей организационной культуры (включая семью), положительное воздействие испытывают все системы. Достаточно оперативный и сбалансированный отклик сокращает общее время, необходимое для взаимодействия и принятия решения. Нет ни коротких замыканий, ни перегоревших предохранителей. Отвлекающий, неуместный и вредный контент становится самоочевидным, и для него не остаётся никакой заболоченности для накапливания и последующего разложения.

В нашей работе, когда мы тренируем всех членов группы правильному рабочему процессу, мы учим создавать ответ сразу, так чтобы можно было перестать думать о том, о чём д?лжно будет подумать в будущем. Игнорирование этого правила приводит не только к напрасным тратам энергии — это часто способствует разложению и возникновению ненужной сложности и стресса. Мы демонстрируем, насколько сознательное действие лучше, чем неосознанная реакция. Речь не о коленном рефлексе. Необходимость думать при взаимодействии не уменьшается, но при этом увеличивается ясность и весь процесс протекает на качественно новом уровне. Поскольку взаимодействие происходит прежде, чем наступает кризис, оно является более сознательным и предусмотрительным. Таким образом, отставания ликвидируются, очищенные системы функционируют в нормальном режиме, и практикуется первичность принятия решений. Возникает ощутимое увеличение сотрудничества и качества взаимодействий. Всё, что мы сделали — это заменили проводку на хорошую и поставили новые свечи зажигания. Система не избавляется от проблем и трудных задач — просто это позволяет замечать и реагировать на них намного более быстро и с б?льшим изяществом и непринуждённостью.

По-настоящему трудная задача состоит в том, чтобы наладить взаимодействие с помощью удобного в использовании инструмента. Тогда вы, вероятно, возьмёте его на вооружение и будете использовать не задумываясь.

Макс Депри

Ничто столь не заразительно как пример. Когда бы мы ни делали большое добро или большое зло, оно будет причиной возникновения того же самого, но в ещё большей степени со стороны других.

Франсуа де Ларошфуко

Между прочим…

• Есть ли узкое место в вашем личном рабочем процессе? Имеется ли какой-то давний способ коммуникации, которым вы пренебрегаете? Что бы вы могли сделать, чтобы исправить это?

• Какие списки или структуры, которые вы используете для самоуправления, не являются полными? Каким способом вы могли бы полностью ликвидировать это упущение?

• Есть ли узкое место в вашей рабочей группе (или в семье) в терминах нашего способа ведения дел? Как бы вы могли поспособствовать улучшениям в этом плане?