Наради – токсичні

Найгірший різновид перерв – наради. І ось чому:

• зазвичай на них обговорюють формулювання й абстрактні концепції, а не реальні речі;

• зазвичай на них поширюється мізерно мала кількість інформації на хвилину часу;

• учасники повсякчас і дуже легко перестрибують на сторонні теми;

• наради вимагають підготовки, на яку в більшості учасників нема часу;

• у багатьох випадках наради мають настільки туманні порядки денні, що ніхто насправді не впевнений у меті;

• майже завжди знайдеться хоча б один недоумок, який скористається своїм шансом змарнувати час усіх присутніх на якусь нісенітницю;

• наради схильні множитися – одна тягне за собою другу, та – ще одну…

Також, на лихо, типові наради розплановані як телевізійні шоу. На них виділяється мінімум тридцять хвилин або година, тому що саме так працюють програми-планувальники (напевно, ви жодного разу не бачили, щоб хтось планував в Outlook семихвилинну нараду). Якщо для досягнення мети наради досить лише семи хвилин, то приділіть цьому заходові саме сім хвилин.

Не розтягуйте сім хвилин на тридцять!

Якщо ви замислитеся про це, то будете вражені, скільки насправді коштують наради. Скажімо, ви плануєте провести одногодинну нараду за участі десяти осіб. Отже, насправді це буде десять годин робочого часу, а не одна. Ви розмінюєте десять годин продуктивної праці на одну годину наради.

Швидше за все, це буде навіть п’ятнадцять годин, бо певний час забере переключення працівників на інший вид діяльності, їхній перехід в інше приміщення, а потім повернення до попередньої діяльності.

Чи завжди доцільно розмінювати десять-п’ятнадцять годин продуктивної праці на одну годину наради? У деяких випадках, можливо, так. Але це, погодьтеся, недешева ціна. Якщо оцінювати з позиції чистих витрат, то наради такого масштабу дуже швидко стають пасивами, а не активами. Поміркуйте про час, який ви витрачаєте, і запитайте себе, чи воно справді того варте.

Якщо ж ви абсолютно впевнені в тому, що вам з колегами кончетреба зібратися разом, намагайтеся зробити нараду продуктивною, застосовуючи ці прості правила:

• увімкніть таймер і рішуче закінчуйте нараду, щойно він задзвонить;

• запрошуйте на нараду якомога менше людей;

• завжди майте чіткий порядок денний;

• починайте з конкретної проблеми;

• проводьте нараду на місці виникнення проблеми, а не в кімнаті для нарад. Приділяйте увагу реальним речам і висувайте реальні пропозиції щодо змін;

• завершуйте нараду ухваленням рішення і призначенням особи, відповідальної за його виконання.