Ваші розрахунки помилкові

Усі ми хибимо в розрахунках. Ми думаємо, що можемо вгадати, скільки часу потребуватиме та чи інша справа, але насправді не маємо про це анінайменшої гадки. Ми передбачаємо, що все відбуватиметься відповідно до найбільш сприятливого сценарію, без жодних затримок, але вони неминуче стаються. Бо реальність ніколи не слідує найбільш сприятливому сценарію.

Саме тому розрахунки, складені на тижні, місяці й роки наперед, є не більш ніж фантазіями. Правда ж полягає в тому, що ви попросту не знаєте, що відбудеться через такий тривалий час.

Як часто ви вирушали до продуктової крамниці з думкою, що ця справа відбере у вас кілька хвилин, а в результаті вона відбирала цілу годину? А пригадуєте, ви узялися прибирати на горищі й на це заняття згаяли цілий день замість кількох годин, як планували? Або буває й навпаки: ви виділили чотири години на розчищення граблями подвір’я, а насправді впоралися за півгодини. Треба визнати, що ми, люди, просто не наділені здатністю правильно розраховувати.

Навіть у таких простих побутових справах наші розрахунки часто руйнуються під впливом одного чи кількох чинників. Якщо ми не можемо правильно розрахувати час у межах кількох годин, то чи можна сподіватися на правильність розрахунків щодо виконання піврічного проекту?

До того ж ми не просто трохи помиляємося, коли прикидаємо, скільки часу забере те чи се, – ми помиляємося дуже сильно. Це означає, що, коли ви припускаєте, що проект вдасться реалізувати за шість місяців, ви можете жорстоко помилятися. І йдеться не про сім місяців замість півроку, а швидше про рік замість півроку.

Саме тому бостонський проект швидкісної автотраси Big Dig був закінчений на п’ять років пізніше і перевищив початковий бюджет на декілька мільярдів доларів. Із цієї самої причини відкриття міжнародного аеропорту Денвера затрималося на півтора року, а кошторис проекту в процесі будівництва зріс на два мільярди доларів.

Правильний підхід – розбивати велику справу на дрібніші завдання. Чим дрібніше завдання, тим легше розраховувати його виконання. Дуже ймовірно, що ви й тут помилитеся, але в цьому випадку це буде помилка значно дрібнішого масштабу, ніж при плануванні великого проекту. Якщо робота забирає вдвічі більше часу, ніж ви очікували, то краще, коли йтиметься про кілька додаткових тижнів у малому проекті, ніж про місяці у великому.

Намагайтеся розкласти ваші терміни виконання на дрібніші часові відтинки. Замість одного проекту, розрахованого на дванадцять тижнів, зробіть дванадцять однотижневих проектів. Замість фантазійних розрахунків щодо завдань, які вимагають щонайменше понад тридцять годин, розбийте роботу на більш реалістичні шести-десятигодинні відтинки. І так рухайтеся вперед крок за кроком.