Разделы отчета

Разделы отчета

Структурированные отчеты намного лучше воспринимаются, чем отчеты, написанные сплошным текстом и предложениями длиной в полстраницы. Намного проще охватить взглядом и запомнить вещи, когда они аккуратно разложены по полочкам, а не свалены в кучу. Информация отчета, имеющего определенную структуру, легче запоминается. Структурой отчета можно манипулировать, чтобы выпятить один материал и отвести внимание от другого.

Для начала рассмотрим классическую, если так можно сказать, структуру отчета, которая содержит следующие разделы:

• наблюдение;

• причина;

• последствия;

• рекомендации.

Наблюдение. В этом разделе описывается суть того, на что аудитор хочет обратить внимание пользователя отчета. Это может быть недостаток процесса, недостаток системы внутреннего контроля процесса, отсутствие какого-либо элемента процесса, уязвимость перед определенным риском или рисками и т. д. Все зависит от того, какую причинно-следственную цепочку хочет построить аудитор. Раздел «Наблюдение» в этом смысле является ключевым, т. к. от его содержания зависят остальные разделы. Он, в определенном смысле, является серединой причинно-следственной цепочки. Обсудим нюансы построения такой цепочки чуть далее.

Причина. С точки зрения причинно-следственной связи содержание этого раздела как бы предшествует содержанию раздела «Наблюдение». В разделе «Причина» описываются факторы, которые привели к возникновению ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение».

Последствия. С точки зрения причинно-следственной связи этот раздел как бы следует за разделом «Наблюдение». Причина приводит нас к текущей ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение». Развитие этой ситуации порождает определенные последствия, описываемые в разделе «Последствия». В зависимости от подхода к аудиту в этом разделе могут указываться как предполагаемые, так и реальные последствия.

Рекомендации. Данный раздел должен быть напрямую увязан с разделом «Причины». Выражаясь математически, содержание раздела «Рекомендации» должно равняться содержанию раздела «Причины», но с обратным знаком. Например, если в качестве причины негативной ситуации указывается отсутствие того или иного этапа или элемента процесса, то в разделе «Рекомендации» должно быть указание на необходимость разработки и/или внедрения этого этапа или элемента процесса. Выполнение рекомендаций должно приводить к устранению причин возникновения негативной ситуации, описываемой в разделе «Наблюдение».

Классическую структуру отчета можно дополнить рядом других разделов, например разделом «Риски» перед разделом «Последствия». В нем могут указываться ключевые риски, которые провоцируются текущей ситуацией (раздел «Наблюдение»), а в разделе «Последствия» те риски, которые уже реализовались. Также возможно такое построение разделов отчета, при котором в разделе «Риски» указываются ключевые риски текущей ситуации, а в разделе «Последствия» – либо последствия текущей ситуации и указанных рисков, либо последствия только текущей ситуации, либо последствия только указанных рисков. В любом случае выбор остается за руководителем ПВА. Однако ему необходимо быть уверенным в том, что выбранная структура отчета наилучшим образом отвечает потребностям пользователей отчета. Практика показывает, что для достижения этой цели раздел «Риски» во многих случаях целесообразно опустить, т. к. понятие риска все еще с трудом воспринимается российскими управленцами.

Также можно выделить раздел, посвященный описанию выборки, особенно если она является репрезентативной и объемной. Отдельный раздел фокусирует внимание на выборке и таким образом способствует формированию более точного представления о масштабе и существенности описываемых недостатков.

Полезно предусмотреть в отчете место для комментариев и/или пояснений представителей объекта аудита. Попросту говоря, место, где представители объекта аудита могут высказать мнение о содержании отчета и его оценке внутренним аудитором. Такой раздел может придать отчету дополнительную объективность, продемонстрировать точки согласия и точки расхождения во мнениях, показать, что внутренний аудит стремится к открытому диалогу. Однако крайне важно, чтобы комментарии и/или пояснения сопровождались мнением внутреннего аудитора по поводу их обоснованности и правильности. В отчете последнее слово должно оставаться за аудитором, т. к. это полностью соответствует предназначению отчета.

Во многих отчетах присутствует раздел, посвященный информации общего характера (вводная часть). Его наличие скорее позитивно и может улучшить восприятие отчета. Последнее достигается в первую очередь за счет того, что во вводной части отчета обычно обозначают границы проекта, а также определяют структуру последующего материала, например с помощью оглавления или сводных перечней. Однако нередко ее захламляют бесполезной информацией. Например, всегда умиляет перечисление фамилий и инициалов всех участников команды внутренних аудиторов. Или, например, перечисление регламентов, которые героически были изучены аудиторами. В подавляющем большинстве случаев подобная информация как минимум не оказывает позитивного влияния на восприятие отчета. Полезно включать в общий раздел следующую информацию:

• цель проекта;

• масштаб проекта;

• описание проведенной работы;

• основные выводы (включая оценку существенности выявленных проблем);

• общую оценку системы внутреннего контроля процесса (если проект был посвящен аудиту процесса).

Набор дополнительных разделов не исчерпывается перечисленным выше. Вынесение того или иного материала в отдельный раздел способствует привлечению внимания к нему. Поэтому, если аудитор хочет обратить внимание на тот или иной аспект отчета, он может воспользоваться этим приемом.