Глава 3. Бухгалтерский учет финансовых активов (денежных средств). Порядок учета наличных денежных средств и кассовых операций (1-й ур.)

Глава 3. Бухгалтерский учет финансовых активов (денежных средств). Порядок учета наличных денежных средств и кассовых операций (1-й ур.)

Нормативная база

Организация ведения кассовых операций

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу и возлагается на кассира.

Касса должна быть укреплена в соответствии с утвержденными требованиями.[1]

Кассир должен быть под расписку ознакомлен с должностной инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.[2]

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.[3]

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В случае необходимости временной замены кассира, обязанности кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя учреждения ПФР. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению, запрещается.

Кассовые операции оформляются следующими первичными документами:[4]

При осуществлении операций с наличными денежными средствами необходимо также использовать:

– Кассовую заявку (ф. № 0408027), утвержденную Положением № 14-П;

– Заявление на выдачу чековых книжек;

– денежный чек;

– Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденную Инструкцией по бюджетному учету;

– Объявление на взнос наличными (ф. 0402001), утвержденное Положением № 199-П.

Движение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения ПФР учитывается на счете 0 201 04 000 «Касса».

К счету 0 201 04 000 «Касса» открываются следующие субсчета:

0 201 04 000 субсчет 1 – касса (рубли);

0 201 04 000 субсчет 2 – касса (иностранная валюта);

0 201 04 000 субсчет 3 – касса (подписка).

Особенности ведения кассовых операций в медицинских организациях имеющих обособленные подразделения (например, аптечная сеть).

Согласно Порядка ведения кассовых операций в РФ утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 медицинские учреждения и организаций, которые имеют разветвленную филиальную сеть обязаны вести одну кассовую книгу.

А вот кассовый аппарат и головная предприятие, и каждое структурное подразделение должны иметь свой. Это установлено Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Причем аппарат филиала нужно зарегистрировать в той налоговой инспекции, на территории которой он находится (Письмо ФНС России от 6 июня 2005 г. № 22-3-12/1013). Кассовый аппарат филиала следует настроить так, чтобы на чеке печатались наименование и ИНН головной организации, а КПП – филиала. Передавать Z-отчеты в головную организацию не нужно. Они должны храниться в филиале вместе с журналом кассира-операциониста.

Головная организация должна встать на учет и там, где находится ее обособленное подразделение (ст. 83 НК РФ).

При работе с юридическими лицами, которым кроме кассового чека следует выдавать квитанцию к приходному кассовому ордеру, расчеты лучше осуществлять в головной организации. Кассовые операции филиала целесообразно при этом ограничить приемом и сдачей выручки.

Но организация может разработать специальный порядок оформления денежных документов. Например, присвоить различные коды документам головной организации и филиалов либо в каждом филиале открыть отдельный раздел единой кассовой книги организации. Или совместить оба этих варианта. При небольшом количестве документов некоторые бронируют для филиалов определенное количество номеров или согласовывают их (например, по телефону) по мере необходимости.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе надо обратиться в обслуживающий банк и утвердить единый лимит остатка наличных денег в кассе. В том случае, если у организации открыто несколько расчетных счетов в разных банках, то она может выбрать любой из них. После утверждения лимита в одном из банков достаточно направить уведомления в остальные. После чего согласно п. 2.5 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14-П для контроля за соблюдением общего лимита приказом руководителя необходимо установить:

– лимит остатка денежных средств по каждому обособленному подразделению (в том числе и головному) в пределах единого лимита, утвержденного банком;

– периодичность и сроки сдачи наличных денег из операционных касс филиалов в центральную кассу исходя из условий, определенных банком.

В случае необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета. Такой порядок установлен Положением № 14-П.

Кассирам-операционистам ежедневно надо отслеживать остатки наличных денег в кассах филиалов, чтобы не допустить превышения лимита. Документально оформляется сдача выручки по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 для торговых операций:

– № КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

– № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации».

А контрольно-регистрационным документом является журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), в котором учитывается приход по каждой контрольно-кассовой машине обособленных подразделений аптеки. После соответствующего оформления сумма выручки сдается в центральную кассу, кассир которой выписывает приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88) на имя работника, сдавшего выручку.

Если организация, имеющая разветвленную филиальную сеть, пользуется услугами инкассации при заключении такого договора, целесообразно установить маршрут и время приезда инкассаторов в каждый филиал.

При несоблюдение кассовой дисциплины, организации грозит штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. На такую же сумму она может быть оштрафована за несоблюдение лимита остатка наличных денег в кассе и за его превышение при расчетах с другими организациями (ст. 15.1 КоАП РФ). А вот если при проверке будет выявлено, что филиал не применял (или неправильно применял) кассовую технику, организацию могут оштрафовать на 30 000 – 40 000 руб (ст. 14.5 КоАП РФ).