3.6. Экспертиза ценности документов

3.6. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти (в организации) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации). Положение об экспертной комиссии подлежит согласованию с архивом.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти (организации).

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения, дел с документами по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. В структурных подразделения описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно и являются основой для составления сводной описи дел федерального органа исполнительной власти (организации). По сводной описи дела сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов (частей), то каждый том (часть), включая сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером);

2) порядок нумерации дел в описи – валовый;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;

5) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т. д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел составляется в двух экземплярах, подписывается составителем и согласовывается с экспертной комиссией. Один экземпляр передается вместе с делами в архив, а второй экземпляр, в качестве контрольного, хранится в федеральном органе исполнительной власти (организации).

Уничтожение дел, отобранных и оформленных для уничтожения разрешается только после рассмотрения и утверждения описей и актов на уничтожение экспертной комиссией.