Метод функционального анализа

Метод функционального анализа

Встретились два директора ткацких фабрик: русский и японец. Русский спрашивает:

– Сколько человек работает на вашей фабрике?

Японец отвечает:

– Семь.

Русский очень удивился, но виду не подал, решил не ударить в грязь лицом. Подумал, и говорит:

– А у нас восемь.

Встречаются на следующий день, японец помятый, взъерошенный, отекший. Подходит к русскому и говорит:

– Не спал всю ночь, думал, так и не понял – а что же у вас делает восьмой человек?

Метод функционального анализа применяется, как правило, для руководителей и специалистов, занимающихся административно-управленческой деятельностью. Данная категория сотрудников вообще трудно поддается нормированию в силу трудно формализируемой деятельности.

Суть метода заключается в сборе, анализе и статистической обработке данных о выполняемых подразделением функциях. На основе этих данных делается вывод о необходимом количестве сотрудников подразделения.

Общая последовательность действий при реализации данного метода следующая:

1. Производится сбор данных о функциях, которые выполняют работники подразделения.

2. Выясняется распределение функций подразделения по сотрудникам.

3. Уточняются временные и частотные характеристики выполнения каждой из функций (каковы среднее время выполнения функции и количество выполнений функции в течение периода времени). Как правило, характеристики функций выясняются при проведении так называемого фотографирования рабочего времени.

4. На основе полученной матрицы функций производятся анализ распределения функций по сотрудникам, загруженности сотрудников и поиск резервов рабочего времени для их выполнения.

5. Производится вычисление необходимого количества сотрудников по формулам, аналогичным приведенным ниже.

Расчет количества сотрудников может производиться по следующим формулам:

Ч_сп = Н_н х Q/Ф_рв или Ч_сп = (?Н_i х Q_i + t_д)/Ф_рв,

где Н_н и H_i – норма времени на выполнение определенной опе

рации единицы работы, час; Q и Q_i – общий объем данного вида работ, подлежащих исполнению в периоде; t_д – затраты времени на выполнение прочих операций, не предусмотренных нормативами; Ф_рв – плановый эффективный фонд рабочего времени одного работника за период, час.

При анализе загруженности сотрудников обычно пользуются следующей формулой:

Загруженность = ?N_i х T_iср / T_фрв,

где N_i – количество выполнения функций в периоде сотрудником; T_iср – среднее время выполнения iфункции; T_фрв – плановый фонд рабочего времени сотрудника в периоде.

При этом нормальной загруженностью работников следует считать величину в 80–90 % от фонда рабочего времени, так как превышение этой величины не оставляет резервов на отпуска, больничные, а самое главное – внеплановые работы; загруженность ниже этой величины свидетельствует о неполной загрузке и, следовательно, о превышении необходимой численности персонала. Такая ситуация может быть оправданной только в случае планируемой пиковой нагрузки в будущем.

Статистический метод с использованием нормообразующих факторов. Данный метод определяет численность персонала на основе расчетов с применением корреляционнорегрессивного анализа. Алгоритм метода заключается в следующем:

1. Определяем перечень основных функций в системе управления компанией. Если нужно рассчитать численность не по всем, а по отдельным направлениям деятельности, то функции определяются только для данных направлений.

2. Распределяем функции между подразделениями компании.

3. Экспертным путем определяем факторы, которые оказывают воздействие на численность персонала (по функциям подразделений), и выполняем отбор наиболее значимых факторов по каждой функции.

4. Формируем массив исходных данных по отобранным факторам.

5. Формируем регрессионные уравнения для численности персонала и с их помощью рассчитываем численность персонала в плановом периоде.

Для лучшего понимания алгоритма целесообразно пояснить его условными примерами.

Пример функций управления приводится в табл. 5.7.

Таблица 5.7. Пример функций управления

Распределение функций управления представлено в табл. 5.8.

Таблица 5.8. Пример распределения функций управления

Примечания: ГД – генеральный директор; КД – коммерческий директор; ДП – директор по персоналу; ПЭО – планово-экономический отдел; БУХ – бухгалтерия и финансы; Марк – отдел маркетинга; ТД – технический директор (главный инженер); ПТО – производственно-технический отдел; ЭК – отдел экологии; Цех – цеха; ОГМ – отдел главного механика; МТС – отдел материально-технического снабжения; УП – управление персонала; ОТИЗ – отдел труда и заработной платы; Ц – постановка цели; Р – принятие решения, координация работ; П – подготовка решения, проведение расчетов; И – исполнение принятых решений, контроль; У – участие в реализации, сбор данных, информации; С – согласование решения; «-» – неучастие в реализации функции.

Пример наиболее существенных факторов, влияющих на численность персонала в разрезе функций управления, представлен в табл. 5.9.

Таблица 5.9. Пример наиболее существенных факторов, влияющих на численность персонала

При помощи множественной линейной регрессии строим уравнение.

Отбираем наиболее значимые факторы и несущественные (критерии: коэффициент корреляции с функцией > 0,7–0,8, значимость < 0,05).

Строим уравнение регрессии на основе отобранных значимых факторов:

У = а₀ + а₁Х₁ + а₂Х₂ + … а_nX_n.

Данное уравнение устанавливает ориентировочную зависимость общей численности персонала предприятия от значимых факторов, определяющих потребность в рабочей силе. Адекватность полученного уравнения проверяется по критерию «коэффициент множественной корреляции» (R₂), который должен быть не ниже 0,7–0,8, значимость < 0,05 и фактический критерий Фишера[7] больше табличного (F_ф > F_табл.).

Для анализа можно применять MS Excel или специализированные пакеты Statistica, Stadia, SPSS, Statdraphics и др.

Ограничения: общее количество факторов Х в уравнении (n) не более 30; число временных периодов (t) должно составлять t > n + 1.

В результате получаются зависимости численности персонала (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Примеры функций, определяющих численность сотрудников

Следует подчеркнуть, что такие зависимости имеют смысл только для конкретного предприятия, а не для любого предприятия вообще!

У метода есть следующая особенность: при построении уравнений на основе сложившейся динамики исходных данных нормативная численность часто завышается. Для устранения данного недостатка следует:

• использовать исходные данные передовых предприятий отрасли (холдинга, конкурентов);

• использовать данные передовых зарубежных предприятий (справочники, сбор данных за границей);

• корректировать расчеты по уравнениям регрессии на основе сравнительного анализа.

Разумеется, это не единственные методы расчета численности персонала. В частности, можно упомянуть следующие методы (табл. 5.11).

Таблица 5.11. Дополнительные методы расчета численности персонала