7. Книга учета доходов и расходов

7. Книга учета доходов и расходов

На самом деле существует не одна книга, а целых две: Книга учета доходов, предназначенная исключительно для предпринимателей, применяющих патентную УСН, и Книга учета доходов и расходов, которую заполняют все остальные предприниматели, применяющие УСН. Обе формы утверждены Приказом Минфина России № 154н от 31.12.2008 г., причем там же можно найти порядок заполнения таблиц по каждому налоговому регистру.

Сразу надо уточнить, что каждый налогоплательщик-«упрощенец» ведет только одну книгу учета. Это означает, что независимо от числа видов деятельности и обособленных подразделений (не являющихся представительствами или филиалами), книга учета ведется одна по всем видам и подразделениям.

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, формируют в Книге учета доходов и расходов обобщенные данные, которые впоследствии указываются в налоговой декларации по единому налогу. Однако расчет суммы единого налога по УСН, подлежащий уплате, в самой Книге учета доходов и расходов не производится.

При этом учитываться должны доходы и расходы (в соответствии с выбранным объектом налогообложения и формой УСН) только тех видов, которые необходимы для исчисления налога. Например, если налогоплательщик использует УСН с объектом «доходы», ему не надо учитывать расходы, скажем, по арендной плате или по закупке инструментов. И вообще, с таким объектом налогообложения в Книге учета доходов и расходов по ст. 346.24 Налогового кодекса РФ ничего, кроме полученных доходов, указывать не нужно.

Однако если есть желание, то можно записывать и все расходы, связанные с получением доходов, – кому-то это может пригодиться для того, чтобы верно выбрать объект налогообложения. В абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения книг учета, утвержденного Приказом Минфина РФ № 154н от 31.12.2008 г., налогоплательщику, применяющему УСН с объектом «доходы», предоставлено право по своему усмотрению отражать в расходы, связанные с получением доходов, которые облагаются УСН.

Кроме того, нет необходимости учитывать в Книге учета доходов и расходов поступления, не связанные с предпринимательской деятельностью, – например подарки ко дню рождения. Не отражаются в Книге учета доходов и расходов затраты, которые не уменьшают налоговую базу по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в соответствии со ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Заводить Книгу учета доходов и расходов нужно в начале применения УСН, а затем – каждый новый календарный год. Книги учета за прошедшие годы должны храниться не менее четырех лет в соответствии с требованиями пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ.

Вести Книгу можно и в бумажном виде, и в электронном. Для первого варианта необходимо:

• приобрести специальную форму (в обычной тетради или альбоме это не делается);

• заполнить титульный лист (указать название организации или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН, КПП, год, на который открывается Книга, объект налогообложения, адрес и номера счетов в банках);

• пронумеровать все страницы;

• прошить Книгу (обычно это делается суровой ниткой вблизи корешка, при этом оставляют некоторую свободу для работы с Книгой, концы связывают сзади и заклеивают небольшим листочком бумаги, на котором ставится надпись: «В настоящей книге прошито и пронумеровано__страниц»).

• заверить Книгу у руководителя организации или самому предпринимателю (в месте сшива ставится подпись с расшифровкой и печать, причем у предпринимателя печати может и не быть);

• заверить Книгу у налогового инспектора (ее придется отнести в инспекцию по месту регистрации, где на титульном листе и на последней странице будут поставлены подпись ответственного должностного лица и печать налогового органа).

После этого можно приступать к заполнению Книги.

Тем же, кто предпочитает работать с электронной Книгой учета доходов и расходов, ничего носить и заверять перед началом использования программы не надо.

Но по окончании каждого отчетного периода (первого квартала, полугодия и 9 месяцев) обязательно надо выводить заполненную Книгу учета доходов и расходов на бумагу, при этом заверять распечатку в налоговом органе не надо. В конце года, поскольку истекает налоговый период, Книгу учета доходов и расходов надо оформлять и заверять так же, как и обычную бумажную форму, – распечатать, сшить ее и указать количество страниц на последней странице Книги. Затем заверить ее у себя и в налоговом органе.

По окончании года бумажный вариант электронной Книги учета доходов и расходов представляется для заверения в налоговый орган не позднее срока, установленного для подачи налоговой декларации. Это значит, что организации представляют заполненную Книгу учета доходов и расходов за истекший год в налоговую инспекцию не позднее 31 марта следующего года, а индивидуальные предприниматели – не позднее 30 апреля следующего года на основании п. 1, 2 ст. 346.23 Налогового кодекса РФ.

Если захочется перейти с бумажной формы на электронную, это можно сделать не только с начала нового года, но и в течение налогового периода с начала любого из отчетных периодов, т. е. с любого квартала.[64]

Все это касается и Книги учета доходов, применяемой индивидуальными предпринимателями, использующими упрощенную систему налогообложения на основе патента.

Книги учета заполняются в хронологическом порядке, каждой записи должен соответствовать документ, подтверждающий поступление или расходование средств. При этом каждая операция должна быть отражена отдельной строкой.

Для исправлений в бумажном варианте Книги учета доходов и расходов не следует применять корректирующие средства. Неправильный текст зачеркивается одной чертой, а сверху или ниже указывается верный текст. Исправление любых ошибок в бумажном виде Книги должно быть подтверждено подписью руководителя организации или предпринимателя, заверено печатью организации или предпринимателя, если у него таковая имеется. Очевидно, что ведение Книг учета в электронном виде и в этом отношении требует значительно меньше хлопот.