Составьте план заключения
Составьте план заключения
Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:
1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.
2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)
3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.
4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.
5. Закончите «дальнейшими шагами». Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.
Презентация не обязательно заканчивается с последними произнесенными словами. Зачастую это всего лишь одно из целого ряда событий, которые выстраивают взаимоотношения между вами и слушателями. Заключение должно показать присутствующим, что все с нетерпением ожидают дальнейшей совместной работы.
Используйте слайды максимально эффективно.
Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.
На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева — количественные диаграммы, справа — концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.
Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах — количественных и концептуальных, — а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.