Составьте идеальную повестку дня

Составьте идеальную повестку дня

Собрание без повестки дня – что корабль без руля. Без нее вы не сможете направлять и удерживать беседу в нужном русле и не достигнете цели. Восстаньте против таких собраний, требуйте, чтобы вам дали повестку дня заранее. Если организатор встречи не может ее предоставить, то отклоните приглашение, а если считаете свое присутствие обязательным, то примите и тот факт, что ваши временные инвестиции, скорее всего, не окупятся.

Если встречу организовываете вы, тогда разработайте то, что я называю идеальной повесткой дня. Она строится с учетом:

• цели;

• задач;

• участников;

• исполнения;

• ответственности.

Идеальная повестка дня станет гарантией того, что вы себе ясно представляете цель и результаты будущего мероприятия и имеете продуманный, хорошо организованный план их достижения. Вот как это работает:

• Цель. Четко сформулируйте цель собрания в самом верху повестки дня. Например: «Цель: проанализировать квартальные показатели активности в социальных медиа».

• Результаты. Перечислите желаемые результаты совещания, к которым вы стремитесь и от достижения которых зависит, будет считаться ваша встреча успешной или нет. Например: «Результаты: а) принять новую стратегию для увеличения количества наших последователей в Twitter; б) определить частоту размещения постов в Facebook; в) выявить темы контента, генерирующие наибольшее количество дискуссий в LinkedIn». Затем, используя ожидаемые результаты как ориентир, перечислите темы и пункты для обсуждения или вопросы, которые помогут вам направлять дискуссию. Например: «Тема – Twitter: на какие твиты чаще всего делался репост в прошлом месяце? Сколько у нас последователей? Как они нас нашли? Что нам следует изменить, чтобы привлечь еще больше фолловеров?».

• Участники. Рядом с каждой темой отметьте, кто будет вести дискуссию по ней и сколько времени планируется обсуждать эту тему.

• Исполнение. В конце повестки дня оставьте место, куда затем впишете решения или дальнейшие конкретные шаги, которые должны быть реализованы по итогам совещания.

• Ответственность. Назначьте ответственного за выполнение каждого пункта из перечисленных действий и определите, к какому сроку ему следует отчитаться перед присутствующими о выполнении задачи.

Разрабатывая свою идеальную повестку дня, дайте волю собственному стилю продуктивности. Например, если вы – приоритетчик или плановик, создайте традиционную повестку: линейную и подробную, в формате документа с перечнем пунктов. Если же вы – визуализатор, попробуйте провести небольшой мозговой штурм и построить ассоциативную карту повестки дня, используя стикеры, цветные маркеры или онлайн-программу для составления интеллект-карт (несколько подобных приложений мы упоминали в седьмой главе). Вы можете даже посвятить первые три минуты совещания нанесению своей схемы на белую доску, чтобы ее могли видеть все присутствующие, попутно давая необходимые пояснения. (На рис. 14.1 и 14.2 представлены два примера идеальной повестки дня, одна – традиционного формата, с применением маркированного списка, другая – созданная с использованием техники майнд-мэппинга.) Если вы – организатор, используйте приложение для перевода устной речи в печатный текст типа CopyTalk и надиктуйте свою повестку, а затем поручите программе расшифровать аудиозапись и прислать вам ее по электронной почте.

ПОВЕСТКА ДНЯ заседания рабочей группы по подготовке годовой конференции по сбыту

ЦЕЛЬ: начать процесс планирования конференции по сбыту, которая должна состояться 17–18 января следующего года.

РЕЗУЛЬТАТЫ: составить базовый список задач по подготовке конференции, назначить ответственных за их выполнение и крайний срок по каждому пункту.

ПУНКТЫ:

• ВЫБОР МЕСТА: то же место, что и в прошлом году (конференц-зал отеля «Империал»)? Или посмотрим альтернативные варианты?

• ДОКЛАДЧИК: Джилл. ВРЕМЯ: 15 минут

• СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ: нужно разработать подробную программу-расписание на оба дня, в том числе с полным перечнем докладов, презентаций, демонстраций товаров, а также выступающих.

• ДОКЛАДЧИК: Рэнди. ВРЕМЯ: 20 минут

• ОСНОВНОЙ ДОКЛАД: найти динамичного оратора для открытия конференции. Кандидатуры? Бюджет?

• ДОКЛАДЧИК: Дана. ВРЕМЯ: 10 минут

• ДОРОГА И РАЗМЕЩЕНИЕ В ГОСТИНИЦЕ: кто будет работать с нашей транспортной службой и координировать эти вопросы? Не нужна ли дополнительная помощь?

• ДОКЛАДЧИК: Сангит. ВРЕМЯ: 5 минут

• КОММУНИКАЦИЯ: необходимо сформировать команду, которая будет отвечать за донесение информации о наших планах до всех участников и реагировать на вопросы/предложения.

• ДОКЛАДЧИК: Нора. ВРЕМЯ: 10 минут

ИСПОЛНЕНИЕ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ:

Рис. 14.1. Идеальная повестка дня, представленная в традиционной форме с перечнем пунктов

Рис. 14.2. Идеальная повестка дня, составленная с использованием техники создания интеллект-карт

Идеальная повестка дня поможет вам успешно провести встречу, удержать дискуссию в заданном русле, добиться заявленных целей и получить в итоге согласованный перечень дальнейших конкретных действий. Она также позволит участникам полноценно подготовиться к собранию и внести в его работу свой весомый вклад.