14. Пересмотрите практику подготовки и проведения встреч
14. Пересмотрите практику подготовки и проведения встреч
Вам еще не доводилось проводить совещания в офисном туалете? Вы смеетесь, но у Роксанны такое уже было. Если помните, мы встречались с ней в двенадцатой главе. Она – старший вице-президент и главный юрисконсульт одной из крупнейших некоммерческих организаций в стране. Редко какое соглашение оформляется без ее участия. Иногда на каждой строчке ее графика значатся по две, а то и три встречи. Хорошим днем она считает тот, в который удается выкроить несколько минут, чтобы сходить в дамскую комнату. И вот что произошло в один из таких дней.
Роксанна спешила по коридору, боясь опоздать на следующее заседание, так как предыдущее, как обычно, затянулось. По дороге она быстро свернула в уборную и заскочила в одну из кабинок. Пока Роксанна все еще находилась там, она услышала, как дверь в туалет распахнулась и кто-то зашел, но кто именно, она, конечно же, определить не могла… пока человек не дошел до ее кабинки и не заговорил:
– Роксанна, это ты? Я узнаю твои красные туфли – они мои любимые!
Голос принадлежал Сьюзен – одной из коллег Роксанны.
– Да, я, – ответила растерявшаяся Роксанна, не понимая, как можно вести беседу в такой неловкой ситуации.
– Ой, как хорошо, что я тебя поймала! – продолжила Сьюзен. – Я получила бумаги по дарственной от семейного траста Хансенов. Но в них есть детали, которых я не понимаю. Ты не можешь связать меня с их юристом? У меня кое-какие вопросы по налоговому вычету, на которые он наверняка сможет мне ответить.
Пока Сьюзен говорила, Роксанна спустила воду в унитазе, поправила на себе одежду и вышла из кабинки. Ее лицо было красным от смущения. Оказалось, что Сьюзен не одна – у умывальников стояли еще две дамы.
– Привет, Роксанна, – поздоровалась Эрика.
Паула лишь кивнула и продолжила оттирать пятнышко с лацкана жакета, глядя на себя в зеркало.
Моя руки, Роксанна сказала Сьюзен:
– Мне доводилось работать с юристом Хансенов. Он очень ответственный человек и наверняка поможет тебе. Его телефон и адрес электронной почты есть у Шэрон.
– О, спасибо! – радостно поблагодарила Сьюзен.
– У меня тоже есть один вопрос, – вмешалась в разговор Эрика, – о том гранте для оркестра, над которым я сейчас работаю. У нас есть информация, какого примерно числа будут деньги?
– Думаю, да, – ответила Роксанна. – Рэнди Фоулер должен быть в курсе. У него сегодня выходной, но завтра он будет на месте.
Паула покачала головой, не отрывая взгляда от зеркала.
– Нет, – заметила она. – Я разговаривала с его секретаршей. У Рэнди грипп. Его не будет до конца недели.
– Вот досада! – запереживала Эрика. – А я так рассчитывала, что он поможет мне с презентацией для персонала в пятницу. Роксанна, ты не знаешь, кто мог бы его заменить?
Роксанна задумалась, что посоветовать Эрике, но нелепость положения вынудила ее вместо ответа задать вопрос:
– А я хочу спросить у вас троих, – воскликнула она, – почему мы ведем этот разговор в туалете?
Все трое – Сьюзен, Эрика и Паула – уставились на Роксанну так, как будто ответ был совершенно очевиден.
– Потому что, – объяснила Сьюзен, – все остальное время дня ты на заседаниях!
Роксанна – не единственный менеджер, постоянно посещающий совещания и собрания. По данным исследований, среднестатистический СЕО заседает примерно 67 процентов своего времени{53}. Как следует из вышеописанной курьезной истории, а также из жалоб моих клиентов, схожим образом обстоят дела и с графиком менеджеров всех других уровней. По данным Национального совета статистики, бизнес ежедневно инициирует 11 миллионов совещаний и 37 процентов рабочего времени персонала проходит в разного рода встречах{54}. Вы только оглядитесь вокруг себя в офисе. Где все? Если ваше рабочее место похоже на большинство в стране, тогда ответ очевиден: на совещании.
Собрания неизбежны, и когда они эффективны, то становятся кузницей инновационных, успешных команд и высоких показателей доходности компании. Однако удручающе часто они бывают контрпродуктивными: разговоры ведутся не по делу, время уходит впустую, деньги улетают в трубу. Факты таковы: культура проведения совещаний, пустившая корни по всей Америке, нерациональна и непродуктивна. Сколько было у вас заседаний на прошлой неделе, которые проходили без повестки дня, начались с опозданием и закончились поздно? Как часто вам приходится присутствовать на встречах, не понимая, зачем вас вообще на них позвали? Сколько раз собрания действительно завершались выдвижением новой идеи или решения, имеющего практическое значение? Ответы на эти вопросы должны подсказать вам, в чем именно коренятся проблемы с управлением совещаниями.
Уж слишком часто собрания оказываются делом сугубо затратным – инвестиции в виде времени и энергии, которые мы в них вкладываем, не приносят дивидендов. К тому же такие мероприятия нередко подрывают индивидуальную производительность. Наша корпоративная культура, где постоянные совещания дело обычное, заставляет людей выполнять свою работу за рамками трудового дня – очень рано утром или поздно вечером, что негативно сказывается на их здоровье и мотивации, а также балансе между трудовой и личной жизнью.
Пора что-то делать.