11. Перестаньте перекладывать бумаги

11. Перестаньте перекладывать бумаги

«Не пропустите День самоорганизованности! Победившая команда получит подарочные карты iTunes и бесплатные футболки с логотипом этого дня!» Так гласили флаеры, которые я нашла в корпоративной комнате отдыха. Меня пригласило руководство компании, чтобы я помогла команде, занимающейся подготовкой этого мероприятия, в его проведении. Мои сотрудники также должны были принять в нем участие и на протяжении дня оказывать поддержку персоналу фирмы.

Сама компания специализировалась на производстве товаров для хранения и организации офисных принадлежностей, что показалось мне довольно забавным, чтобы не сказать нелепым. Она была важным игроком рынка контейнеров для хранения, оцениваемого в один миллиард долларов. Я никак не могла понять: почему компания, чья миссия – разрабатывать и распространять продукты, помогающие потребителям поддерживать порядок, нуждается в проведении Дня самоорганизованности для собственных служащих?

Марта, руководитель проекта, объяснила мне, что на то есть три причины. Во-первых, такой день – прекрасный повод активизировать маркетинговую и рекламную деятельность. Компании есть что рассказать, и замечательная история ее побед будет дополнена множеством фотографий в духе «до и после». Эти снимки будут размещены на сайте компании, во всех социальных сетях и разосланы во все средства массовой информации – прессу, телевидение, радио – в надежде на то, что о событии расскажут и тем самым подчеркнут ценность продукции компании.

Во-вторых, фирма осознала, что ее служащие не пользуются всеми преимуществами собственных же продуктов. Пора заставить персонал действовать в соответствии с провозглашаемыми ценностями, и День самоорганизованности должен дать толчок этому.

В-третьих – печальную правду не скроешь, – в офисах компании реально царил бардак. Все столы, проходы между ними, полки и шкафы были заставлены высоченными кипами бумаг и неиспользованных принадлежностей, что мешало работе, подрывало продуктивность, да и просто было небезопасно для служащих.

Меня эти доводы убедили. Несколько недель спустя, в пятницу утром, как и планировалось, я открыла День самоорганизованности презентацией на тему, как перестать перекладывать бумажки. После этого весь персонал компании, заправившись пиццей, отправился разгребать завалы и приводить их в порядок. Моя команда весь день проводила тренинги, помогала выстраивать систему поиска документов (подробнее об этом – позже) и напутствовала служащих компании, как стать более организованными. Под конец рабочего дня офисы засверкали чистотой. Горы неиспользуемых продуктов компании были собраны, рассортированы и подготовлены для передачи в дар благотворительному фонду. Кипы ненужных документов перетекли в мусорные корзины – все контейнеры были полны нарезанной в стружку бумаги, в том числе и дополнительные, привезенные специально. День самоорганизованности имел огромный успех, и руководители компании остались необычайно довольны.

Конечно, к произошедшему можно отнестись как к иронии судьбы: как такую фирму угораздило чуть не утонуть в море ненужных бумаг?! Но на самом деле данная проблема широко распространена во всех отраслях бизнеса, и это тем более удивительно сегодня, в XXI веке. Ведь многие эксперты, особенно в области информационных технологий, давно предсказывали, что потребность в организации бумажного документооборота скоро отпадет сама собой. Разве мы не вступили в эру цифровых технологий, в которой папки с бумагами стали рудиментом?!

Потоки электронной информации как текут, так и будут течь, но они не привели к сокращению объема бумажных документов в офисах. Через руки среднестатистического офисного работника ежегодно проходит – вы только вдумайтесь в эту ошеломляющую цифру! – 10 000 листов бумаги{47}. Вместе с ростом объема бумажного документопотока возрастают и сложности с его организацией и управлением. По подсчетам редакции Wall Street Journal, средний американский служащий тратит шесть недель в году на поиски потерянных документов{48}. И что немаловажно: вся эта бумага стоит очень даже недешево! По оценкам компании Ernst and Young, чтобы наполнить бумагой шкаф с четырьмя ящиками, потребуется 25 000 долларов, а его «поддержка» обойдется в 2100 долларов в год{49}.

Так что эффективное управление бумагой в нынешний электронный век не только по-прежнему актуально, а и жизненно необходимо! Подумайте, сколько денег, должно быть, упомянутая компания потратила на планирование, организацию и проведение Дня самоорганизованности, не говоря уже о стоимости времени, которое ее сотрудники потратили на приведение бумаг в порядок и избавление от всего лишнего.

И это только непосредственные материальные издержки. Скрытые затраты гораздо значительнее. Среди основных причин, по которым компания решила провести такое мероприятие, было и резкое падение продуктивности персонала. Творческому отделу, проектировавшему новые модели контейнеров, в буквальном смысле слова не хватало места для проведения тестов и экспериментов с прототипами. Офисы службы маркетинга были завалены старыми рекламными материалами и брошюрами, которые душили креативность сотрудников. На практике персонал тратил рабочее время на перекладывание и сортировку бумаг. Ненужные продукты, старые папки и горы скоросшивателей постоянно мешали сотрудникам выполнять свои обязанности.

Перекладывание бумажек – наверное, крупнейшая отдельно взятая брешь в экономической системе, через которую утекают время и деньги. К счастью, ее можно существенно минимизировать, следуя нескольким простым принципам.