Создайте собственную поисковую систему

Создайте собственную поисковую систему

Четырехшаговый метод управления бумагами универсален и может применяться людьми всех стилей продуктивности. Однако способ организации и хранения бумаг должен отражать особенности вашего индивидуального стиля – тогда он будет для вас оптимальным.

Давайте посмотрим, как повысить производительность, индивидуализировав поисковую систему документов и подобрав инструменты, которые действительно соответствуют вашему стилю работы.

Действуйте проще:

СОЗДАЙТЕ СВОЮ ИНДИВИДУАЛИЗИРОВАННУЮ ПОИСКОВУЮ СИСТЕМУ

Если вы приоритетчик

Ваш подход к поиску документов

Вы склонны к аналитическому, логическому, критическому мышлению, основывающемуся на фактах, а потому ваша поисковая система должна быть стройной, опрятной и эффективной. Возможно, вам, с вашим подспудным стремлением все просчитать, идеально подойдет алфавитная или числовая система хранения документов, например календарная (месячная). Скажем, вы нумеруете папки цифрами от 1 до 31 – по одной на каждый день месяца. В папку с номером 1 складываете все материалы, которые понадобятся для работы первого числа месяца: билеты на самолет, если планируете в то утро куда-то лететь, текст презентации, которую собираетесь провести после обеда, билеты в оперу на вечер и так далее. Эта система может существовать и в электронном виде – создайте и используйте пронумерованные папки в своем компьютере, iPad или другом гаджете.

Инструменты, которые стоит опробовать

Файловые папки и картотечные шкафы – ваши излюбленные инструменты. Вам, скорее всего, подойдут папки одного цвета, желательно натурально-бежевого, совсем новые или почти неиспользованные – никаких потертых, рваных краев или пятен: подобное недопустимо. Эффективность для вас очень важна, а потому вам стоит попробовать держать лишь по одной файловой папке в каждом гнезде подвесной регистратуры, чтобы ее можно было легко и быстро извлекать. В идеале этикетки на паках должны быть единообразными, печатными, так что подумайте о том, чтобы обзавестись собственной машинкой для печати наклеек. Поскольку визуальный шум вас только отвлекает, держите свои бумаги и папки в ящиках или хотя бы вне зоны прямой видимости, например на столике или тумбе за письменным столом. Так они по-прежнему останутся в пределах досягаемости, но при этом не будут мозолить глаза.

Если вы плановик

Ваш подход к поиску документов

Ваш мыслительный процесс отличается организованностью, последовательностью, планомерностью и детальностью. Еще не было ни одного канцелярского товара или инструмента, который бы вам не понравился, особенно из числа файловых папок, картотечных шкафов и накопителей бумаг. Для вас оптимальна алфавитная система хранения, так как она в наибольшей степени отвечает вашей склонности к последовательному мышлению. Как и приоритетчики, вы предпочитаете, чтобы папки были одного цвета, совсем или почти новые. Помятые углы, шероховатости и пятна сразу бросаются вам в глаза, а неразборчивые и кривые надписи на этикетках отвлекают от дел, поскольку детали для вас весьма немаловажны. Вложитесь в покупку машинки для печати этикеток – вам понравится, какими единообразными и симпатичными они будут получаться, и, возможно, вы даже оклеите ими все предметы в офисе.

Инструменты, которые стоит опробовать

Активизируйте свою склонность к планированию – подумайте о создании недельной системы хранения. Заведите семь подвесных папок и наклейте на них названия дней недели. В процессе планирования работы на предстоящую семидневку перекладывайте все, что потребуется вам в тот или иной день, в соответствующую папку. Вы можете реализовать эту систему организации, используя также лотки для бумаг или пластиковые накопители: наклейте на них соответствующие этикетки и складывайте туда все документы, с которыми будете работать в назначенный день.

Если вы организатор

Ваш подход к поиску документов

Вам свойственно мыслить экспрессивно, эмоционально, в контексте взаимодействия с людьми. Для вас очень важно, как выглядит ваша система и инструментарий для хранения документов, а потому стоит вложиться в покупку файловых папок с интересным, визуально привлекательным дизайном, цветом, текстурой и весом. Стандартные неокрашенные картонные папки вам не понравятся, и вы, скорее всего, не будете ими пользоваться. Лучше подумайте о цветовой маркировке файловых папок – по людям или командам, вовлеченным в проект, или же по типу деятельности.

Инструменты, которые стоит опробовать

Традиционная алфавитная или числовая система хранения вам вряд ли подойдет, а потому стоит попробовать держать документы в разных ящиках стола или контейнерах, разложив их по проектам, людям, виду деятельности или цвету. Поскольку поговорка «с глаз долой – из сердца вон», как вы замечали, иногда применима и к вам тоже, вам лучше пользоваться открытыми лотками и коробами, прозрачными контейнерами или вертикальными накопителями с разделителями. Таким образом все материалы, которые вам понадобятся для работы, будут доступны и на виду. Потратьтесь на покупку специальных маркеров, чтобы надписи на папках радовали глаз.

Если вы визуализатор

Ваш подход к поиску документов

Холистическое, интуитивное и интегративное мышление, склонность к синтезу – это о вас. Вы способны видеть будущее и общую картину, а потому мысль о строгой и жесткой системе хранения документов можете воспринимать как чуждое вашей натуре ограничение. Вам никогда не нравился процесс архивации документов, и вы старались избегать его любой ценой, считая одним из самых скучных и досадных занятий на свете!

Инструменты, которые стоит опробовать

Чтобы избежать ощущения самоограничения, попробуйте держать свои документы в корзинах, лотках, открытых коробках или прозрачных контейнерах. Группируйте бумаги по проектам или идеям. Попробуйте разделить документы в одной корзине на подгруппы, для чего используйте файловые папки разных цветов. В таком виде бумаги будут смотреться приятнее, а доставаться еще легче. Используйте свое обостренное визуальное восприятие и купите себе прозрачные папки: так вы сможете видеть их содержимое и оно будет служить вам визуальной подсказкой. Короче говоря, создайте себе систему поиска документов, которая будет максимально простой и минимально структурированной.

Горы бумаг, требующих внимания, для многих людей – проклятие всей жизни. Вот почему советы, собранные в этой главе, могут показаться вам самыми полезными в книге и наиболее эффективно спасающими от ежедневной перегруженности. Победа над чудищем по имени «работа с документами» принесет вам небывалое удовлетворение. Как только вы избавитесь от лишних бумаг, вы обнаружите, что ваш офис и дом стали гораздо чище, опрятнее и привлекательнее. Результат: среда, в которой значительно легче и расслабиться, и сфокусироваться на самом главном. В такой среде вам будет гораздо проще решать крупные проблемы, от которых зависит, что вас ждет на рабочем месте – успех или провал. А еще намного приятнее наслаждаться общением с друзьями и семьей во время вечерней трапезы или большого праздничного обеда