Действительно ли встреча необходима?

Действительно ли встреча необходима?

Если мы беремся реформировать нефункциональную культуру проведения встреч, то первым делом следует подвергнуть сомнению значимость каждого такого мероприятия.

Вместо того чтобы автоматически принимать все приглашения, остановитесь и подумайте: какой будет для вас рентабельность инвестиций в эту встречу. Поможет ли она вам достичь своих целей? Каким образом основная тема конкретного совещания – если она вообще есть, – согласуется со стратегическими приоритетами вашей компании? Какой вклад вы сможете внести в работу заседающих? Заметит ли кто-нибудь ваше отсутствие? Сможет ли это совещание придать вам энергии или, наоборот, вытянет из вас последние соки? Не будет ли оно простым повторением последних пяти собраний?

И что самое важное: станет ли ваше участие в совещании самым лучшим способом потратить свое время? Если нет, тогда взбунтуйтесь и отклоните приглашение.

Помните: каждый раз, когда вы говорите чему-нибудь «да», вы тем самым говорите «нет» чему-то другому. Время – ценный ресурс, и заседания, на которых вы соглашаетесь присутствовать, отнюдь не бесплатны. Вот почему так важно ставить под вопрос ценность каждого из них.

Конечно, в нашем деловом мире люди могут быть удивлены и разочарованы вашим отказом. Но нужно научиться выбирать только действительно важные встречи, чтобы развивать самые ценные в своей жизни взаимоотношения. Бывает так, что правильный выбор неочевиден. Бывает, что и делать его небезболезненно.

Как-то раз один из моих ключевых клиентов попросил меня принять участие в совещании, которое должно было пройти в Чикаго 31 октября. Как всегда, я оценила значимость мероприятия, используя перечисленные выше вопросы. «Это важное совещание, – сказала я себе. – И я могу внести весомый вклад в его работу. Оно напрямую связано со стратегическими целями моей компании». И ответила клиенту:

– Я буду.

Положила трубку, раскрыла записную книжку, чтобы отметить дату в календаре, и тут обнаружила, что на это число уже есть одна запись, сделанная типографским способом: «Хеллоуин». Как же я не сообразила! Тридцать первое октября – День всех святых. Это особый день для моей трехлетней Иси. Она уже выбрала себе костюм – котенка Китти – и с нетерпением ждала момента, когда отправится в нем на праздник и сделает свой первый обход[33] домов округи – со мной «на буксире».

Я сняла трубку и перезвонила клиенту:

– Мне очень жаль, но я только сейчас вспомнила, что уже пообещала 31?го быть в другом месте, и не смогу нарушить данное слово. Нельзя ли нам перенести совещание?

– Вы действительно не может отменить ту договоренность? – переспросил мой клиент, и его голос звучал несколько раздраженно.

– Боюсь, никак, – ответила я. – Может, мы могли бы встретиться первого или второго?

Через несколько минут нам удалось определить альтернативную дату.

Сегодня наши графики настолько перегружены, что время от времени мы вынуждены кого-нибудь разочаровывать своим отказом. Но если бы я приняла приглашение поехать в Чикаго 31 октября, я разочаровала бы самого дорогого мне человека. Вот почему я не могла допустить, чтобы это случилось.

Конечно, каждому приходится принимать подобные решения исходя из собственного набора ценностей и целей. У большинства людей выпрашивание сладостей в Хеллоуин не входит в число нерасторжимых обязательств. Для вас самым важным мероприятием может оказаться ближайший семинар, где вы обретете ценнейшее умение, что послужит вам трамплином к следующей должности. Или же день, который вы собирались посвятить упражнениям и медитации и который запланировали еще несколько недель назад, рассчитывая таким образом подзарядить свои «батарейки» после года напряженной работы. Просто нужно сфокусироваться на своей главнейшей цели, какой бы она ни была, и набраться мужества говорить «нет» приглашениям на совещания, которые не помогут вам к ней приблизиться.

Не менее важно также помнить и о стиле продуктивности, своем и своих коллег, потому что для различных типов людей совещания имеют разную ценность. Вот какую историю поведала мне коллега по работе Николь:

«Несколько лет назад у меня был сослуживец, буквально одержимый идеей “держать людей в курсе дел” и добиться того, чтобы все члены команды присутствовали на всех собраниях. Столь неэффективный подход сводил меня с ума, и у нас несколько раз возникали стычки с этим человеком. Теперь я понимаю, что причиной его поведения, которое мне казалось иррациональным и контрпродуктивным, было вовсе не отсутствие заботы и уважения к людям и их времени. Все объяснялось его острой потребностью в контакте с окружающими и внимании с их стороны. Он гордился нашей компанией и ничего так страстно не желал, как производить впечатление ценного сотрудника, вносящего значительный вклад в ее успех».

Вероятнее всего, сослуживец Николь был по стилю продуктивности организатором. Этим можно объяснить его повышенную потребность в личном контакте с людьми, которую совещания удовлетворяли. В отличие от организатора приоритетчик видит в заседаниях исключительно возможность быстро собрать и изложить факты и данные. Плановик ценит совещания только тогда, когда те помогают ему вникнуть в процесс, в процедуру. Визуализатор же использует собрания для изучения, обдумывания и интеграции идей. Каждый стиль продуктивности имеет свои цели и потребности, а также ожидания от совещаний. Учитывайте эти различия, когда зададитесь вопросом: так ли уж необходима вам конкретная встреча?

Пора произвести революцию в практике проведения совещаний. Объявите ее сегодня. Начните подвергать сомнению ценность каждого собрания, учитывать ожидания свои и своих коллег от подобного рода встреч, и если окажетесь перед выбором, то определитесь, кого можно позволить себе разочаровать, а кого ни в коем случае нельзя.