Четырехшаговый метод управления бумагами: прочтение, решение, действие, хранение

Четырехшаговый метод управления бумагами: прочтение, решение, действие, хранение

А теперь приступим к поддержке и использованию вашей существенно упростившейся поисковой системы. Как мы убедились, перекладывание бумаг обходится очень дорого в плане временных и денежных затрат и представляет собой прямое следствие боязни окончательных решений. Поэтому самым действенным противоядием может стать своевременное принятие решений: принимайте их сегодня, чтобы сэкономить время и деньги завтра. А чтобы делать это быстрее и эффективнее, применяйте четырехшаговый метод управления бумагами, которые проходят через ваши руки в течение дня. Итак, четыре шага: прочтение, решение, действие, хранение.

Звучит знакомо, не правда ли?! Конечно, ведь из этих же шагов состоит «Алгоритм имейл-проворности», потому что проблема вызвана теми же причинами – отложенными решениями. Вы уже знаете, как все происходит. На вашем столе появляется бумага. Вы изучаете ее и решаете, что действие, которое она от вас требует предпринять, отнимет слишком много времени и сил. А поскольку вы не готовы выполнить его сейчас, откладываете документ в сторону – на потом. И стопка бумаг начинает расти.

Нет-нет, давайте начнем принимать некоторые решения, чтобы как минимум горы бумаг у нас на столах не множились. Вот как вышеперечисленные четыре шага реализуются применительно к бумажным документам.

Первым делом прочтите документ и определите для себя его тип. Может, перед вами какой-нибудь отчет, или квитанция, или статья?

Во-вторых, решите, требует ли он от вас каких-либо действий? Да или нет? Если нет, то задайте себе те три вопроса, на которые отвечали при создании поисковой системы. Как вы уже убедились, в большинстве случаев ответы на них подсказывают вам, выбросить эту бумагу, уничтожить или сохранить.

Третий шаг: действие. Если документ требует от вас каких-то действий, выполните их, или делегируйте более компетентному лицу, или же внесите соответствующий пункт в свой перечень задач.

Если вы – самый подходящий человек для решения задачи (то есть у вас для этого достаточно опыта, знаний и ресурсов), да к тому же на запрашиваемое действие достаточно трех-четырех минут, просто выполните его. Дело будет сделано, документ больше не понадобится, и вы сможете очистить от него стол и сфокусироваться на чем-то еще.

Если же вы не самый подходящий кандидат для решения задачи, делегируйте полномочия кому-то другому. После этого документ опять-таки вам больше не будет нужен.

Если же вы – тот самый, «правильный» человек, однако действие отнимет у вас больше трех-четырех минут, добавьте его к своим задачам на будущее. Наверное, именно так вы чаще всего и станете поступать на третьем этапе процесса управления бумагами. Просто внесите еще один пункт в свой генеральный TASK-перечень.

Превращение документа, лежащего у вас на столе, в пункт списка задач – очень важный шаг. Дело в том, что сам объем бумажных документов делает их сегодня совершенно непригодными для использования в качестве визуальной подсказки о том, что нужно предпринять. А потому не стоит перепрыгивать эту ступень, думая: «Да ладно, я могу просто сохранить записку (или письмо, отчет или вырезку из журнала), и она мне напомнит о том, чего от меня ждут!». Подобные мысли заведут вас прямиком в офис, переполненный шатающимися и расползающимися во все стороны кипами бумаг. Превратите документ в конкретные пункты списка задач и выбросите его или подшейте в архив!

Но есть еще одна причина, чтобы превращать документ в задачу, – ведь вам нужен TASK-перечень, который охватывает все ваши обязательства и позволяет составить общую картину ваших дальнейших планов.

Четвертый, последний, шаг в процессе управления бумагами – хранение. Он предусматривает удаление бумажного документа с вашего стола после выполнения первых трех шагов и помещения его в своеобразный «карантин». Цель – максимально избавиться от визуального шума и поддерживать в рабочем состоянии систему поиска документов.

Итак, как нужно хранить бумажные документы? Первым делом необходимо придумать имена папкам-регистраторам, лоткам, корзинам, пакетам и прочим контейнерам, в которых вы будете «складировать» документы. Только не перемудрите с названиями. Посмотрите на клочок бумаги и назовите папку или накопитель первым же словом, которое придет вам на ум. Например, у одного из моих клиентов есть красная папка «На что жалуются покупатели». У другого – зеленая папка с надписью «Просим ответить», у третьего – папка «Салли – в школу». Названия должны вызывать ассоциации только у вас. Это же ваша поисковая система. Если вы дадите папке-регистратору и/или контейнеру для хранения бумаг говорящее (для вас) имя, это упростит впоследствии поиск документа. Вы подумаете: «Надо ответить на приглашение на обед по случаю вручения наград победителям конкурса “Женщины в бизнесе”», и сразу же достанете папку «Просим ответить».

Возможно, вам понравится и другой подход – распределение бумаг на две категории: для справки и для действия. К «справочными» относятся те документы, к которым вы обращаетесь редко, например документация для оформления налоговой декларации или других юридических и технических нужд. Такие бумаги лучше хранить в их собственной «упаковке» или в картотечном шкафу.

В другую категорию попадают бумаги, требующие выполнения каких-то действий, которые вы уже внесли в свой перечень задач. Например, у нескольких моих клиентов для хранения такого рода бумаг есть папки с названиями типа: «Проверить и подписать», «Почитать», «В ожидании», «Неоплаченные счета», «Проект АБВ».

Если вы не хотите делить документы на подкатегории, тогда храните их в одной папке-регистраторе или накопителе. Так вы будете знать, что здесь собраны все бумаги, требующие от вас каких-то действий. Например, у меня есть желтая пластиковая папка с этикеткой «Материалы для задач из TASK-перечня». В настоящий момент в ней лежит черновик статьи, над которой я работаю, предложение одного моего клиента об участии в документальном видеофильме, а также форма договора страхования, которую мне нужно заполнить. Само собой, каждое из этих дел занимает свою строчку в моем TASK-перечне.

В идеале все скоросшиватели с документами, требующими от вас действий, должны находиться как можно ближе к вашему рабочему месту, например, в ящике письменного стола, в тумбе рядом со столом, в шкафу за столом или в кейсе, который играет роль вашего мобильного офиса. Очень важно, чтобы эти папки были под рукой, потому что они вам будут нужны в течение всего рабочего дня. (Далее я поделюсь несколькими советами, заточенными конкретно под ваш стиль продуктивности. Их использование сделает процесс управления информацией еще более результативным и эффективным.)

Система управления бумажным документооборотом, которую я только что описала в общих чертах, универсальна и применима, в том числе, и к личным бумагам в домашних условиях. Просто соблюдайте указанную очередность шагов.

Возьмем, к примеру, процесс обработки корреспонденции. Скажем, вы открываете почтовый ящик, а оттуда вываливается целый ворох писем. Итак, вы берете их одно за другим, читаете и решаете, к какой категории они относятся: приглашение, квитанция, выписка из банковского счета, каталог товаров, журнал, информация о благотворительной акции или письмо личного характера. По каждому из них определитесь, требует оно от вас каких-то действий или нет?

По корреспонденции, не требующей ответной реакции, задайте себе вопрос: эти письма еще могут мне понадобиться? Например, письмо от некоммерческой организации «Среда обитания для человечества», в котором вас благодарят за денежное пожертвование, необходимо сохранить как подтверждающий документ для налоговой декларации. Если полученная вами бумага относится к материалам справочного характера, спросите себя: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?» и «Где еще я смогу ее найти?». Если причин сохранять письмо нет, выбросите его. Я лично заметила, что намного эффективнее взять почту и дойти с ней до корзины, куда мы складываем бумагу для сдачи макулатуры. Стоя у контейнера, я сразу же «отбраковываю» все каталоги, рекламки и флаеры (за исключением тех, которые мне действительно будет интересно почитать). После чего у меня сразу же возникает чувство удовлетворения, так как ужать стопку писем удается существенно.

В случае необходимости выполнить какое-то действие, например оплатить счет, купить подарок ко дню рождения или прочитать журнал, у вас есть три способа отреагировать: совершить указанное действие немедленно, перепоручить его кому-нибудь другому или добавить в перечень задач. К последнему варианту вы будете чаще всего прибегать, если информация поступила к вам по почте. Не забудьте сделать соответствующую отметку в своем списке дел и затем сохраните бумагу.

У нас в доме есть красный лоток для счетов. Все квитанции об оплате, приходящие в течение недели, мы складываем туда. В субботу утром мой супруг Эндрю уносит красный лоток на кухню, открывает ноутбук и быстро оплачивает счета по интернету. Затем бумажки уничтожаются. Еще у нас в гостиной рядом с двумя креслами стоит корзина, куда мы кладем газеты и журналы, которые хотим почитать. Раз в несколько недель она опустошается: газеты и журналы отправляются в макулатуру независимо от того, успели мы их пролистать или нет, потому что для хранения текущей прессы мы выделили только это место.

Моя клиентка Джил успешно применила эту систему к бумажным завалам у себя дома, и ей наконец-то удалось избавить семью от пылящегося «вторсырья». Сегодня Джил применяет указанный подход к каждому клочку бумаги, который к ней попадает, – читает, принимает решение, действует определенным образом и сохраняет только то, что нужно. Почта у нее уже не залеживается. Она даже детей приучила к порядку.

Джил установила два небольших контейнера в углу рядом с задней дверью дома. На одном из них наклеена этикетка «Подписать», а на другом – «Проверить». Это два самых часто предпринимаемых ею действия по отношению к бумагам, которые приносят в дом дети: посмотреть и подписать контрольную работу, подписать разрешение на экскурсию в зоопарк или заполнить бланк заказа на школьные фотографии и приложить к ним чек об уплате. Каждый день по возвращении домой из школы дети быстро выгружают содержимое своих рюкзачков и кладут бумаги, которые Джил должна почитать и совершить по ним некое действие, в соответствующий контейнер.

При наличии бумаг, не подпадающих ни под одну из этих двух категорий, дети показывают их Джил после обеда, и она решает, как на них реагировать. У Джил есть зеленая файловая папка для хранения счетов и красная пластиковая – для поручений. Во второй собирается вся информация по предстоящим покупкам, например описание конкретного типа бутс для игры в футбол или плакатного картона, необходимого для школьного проекта. Еще Джил завела небольшую пластиковую папку-короб для документов, которые понадобятся для оформления налоговой декларации или других юридических целей. Короб находится на верхней полке кладовки – во вполне доступном месте, недалеко от рабочего стола Джил на кухне, и при этом никому не мешает.

В итоге кухня и прихожая Джил теперь всегда выглядят опрятно: никаких ворохов печатной продукции вперемешку с непонятными листочками. Все члены семьи обучены системе работы с бумагами и знают, что с ними делать. Джил удалось существенно сократить визуальный «хлам» в доме и избавиться от извечной сцены «Где мой пропуск?», которая раньше разыгрывалась ежедневно примерно в 6:30 утра. И что самое важное: Джил теперь способна быстро и эффективно выполнять свои задачи – причем без всякого стресса.