Лучшие методы ежедневного планирования
Лучшие методы ежедневного планирования
Цель составления плана на день – выделить приоритетные задачи на конкретный день и решить их. Заранее определив, на чем именно следует сконцентрироваться, вы сведете к минимуму влияние отвлекающих факторов, которые неизбежно будут возникать. В идеале планировать свой день нужно после обеда или вечером накануне, чтобы наутро незамедлительно приступить к работе в соответствии с поставленными задачами. Если же составить план заблаговременно невозможно, выделите на него несколько минут в самом начале дня до того, как на вас обрушится поток электронных писем, телефонных звонков и личных встреч. Я рекомендую предпринять следующие шаги.
• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.
• Начните работу с самой важной задачи – той, которая будет максимально способствовать достижению ваших целей и наиболее тесно связана с итоговой строчкой в балансе, куда вписывается сумма заработанного вами и вашей организацией дохода.
• Отреагируйте на изменения, произошедшие в приоритетах и требованиях, и решите, что делать дальше в течение дня с учетом следующих моментов:
• Убедитесь в наличии нужных инструментов. Есть ли у вас все средства и орудия труда, необходимые для выполнения конкретных действий, которые вы запланировали на сегодня? Многие задачи могут потребовать вашего присутствия в том или ином месте (у себя в офисе или в офисе клиента, например) и/или наличия определенных инструментов (скажем, некоего конкретного приложения для смартфона или компьютера). Удостоверьтесь в начале дня, что весь требуемый инструментарий у вас под рукой.
• Проверьте наличие буферного времени. Если интервал между встречами всего пять минут, вы будете ограничены в выборе действий. Попробуйте передвинуть одно или несколько мероприятий так, чтобы иметь возможность немного передохнуть в течение дня.
• Оцените свой запас сил. Некоторые проекты и задачи требуют значительных объемов свежей, креативной умственной энергии. При необходимости перенесите те или иные виды деятельности на другой день, чтобы самые важные и сложные проекты и задачи пришлись на время, когда вы будете наиболее работоспособны.
• Расставьте задачи в порядке приоритетности. Посчитайте, сколько времени, сил и других ресурсов понадобится для их выполнения и какие из них дадут наибольшую отдачу и окупят ваши временные инвестиции.
Все описанные выше подходы к планированию работы на тот или иной период эффективны независимо от вашего основного стиля продуктивности. Однако между людьми с различным стилем всегда есть небольшие отличия, и их нужно учитывать, чтобы сделать процесс планирования оптимальным. Ниже перечислены вопросы, которые стоит себе задать при составлении планов на предстоящий день, неделю, месяц.
Действуйте проще:
СПЕЦИФИКА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ
Если вы приоритетчик
Как вы составляете планы
От природы вы человек целеустремленный, так что планирование дней, недель и месяцев в целях решения поставленных задач дается вам легко. Хотя порой ваша склонность фокусироваться исключительно на результате негативно сказывается на вашей способности предвидеть то, как именно нужно выполнять данную работу, кого еще следует к ней привлечь и почему она настолько важна.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Как следует выполнять эту работу, чтобы добиться поставленной цели?
• Кого еще необходимо привлечь или проинформировать о моей работе, чтобы заручиться его поддержкой в достижении цели? Кто входит в круг основных заинтересованных лиц? Кого затронут результаты работы?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы плановик
Как вы составляете планы
Планирование – ваша стихия. Однако порой вы склонны чрезмерно концентрироваться на способах выполнения работы, в результате чего можете проявить близорукость в отношении прочих аспектов плана. Например, не заметить или недооценить значимости шагов, которые следует предпринять, необходимости подключить к делу других людей или же просто не осознать в полной мере всей важности предстоящей работы.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели и предполагаемые результаты работы?
• Кого еще необходимо привлечь к ее выполнению или проинформировать о ней, чтобы добиться его поддержки в достижении поставленной цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого коснутся результаты работы?
• Почему эта работа настолько важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы организатор
Как вы составляете планы
Вы интуитивно знаете, какую работу и к какому сроку необходимо выполнить. Но иногда вы так фокусируетесь на людях, вовлеченных в нее, что можете обойти вниманием цель или результат самой работы, не подумав о наиболее эффективном способе ее выполнения и вообще о ее смысле.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели или ожидаемые результаты работы?
• Какие конкретные, осязаемые шаги я должен предпринять, чтобы выполнить работу? Как ее выполняли в прошлом? Существуют ли некие исторические прецеденты или ранее накопленный опыт, на которые я могу опереться?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы визуализатор
Как вы составляете планы
По своему типу мышления вы – стратег, вы видите общую картину и строите долгосрочные планы. Такой подход отвечает вашим врожденным предпочтениям. Однако временами ваша устремленность вдаль может помешать вам определить краткосрочные, промежуточные цели и шаги, выполнение которых необходимо для реализации более масштабной, стратегической задачи.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каких промежуточных целей и результатов нужно добиться, чтобы достичь более крупных целей, которые я или моя организация поставили перед собой?
• Какие конкретные, осязаемые шаги мне следует предпринять, чтобы выполнить эту работу? Помните: шаги должны быть небольшими, четко сформулированными и осуществимыми.
• Кого еще необходимо привлечь к работе или проинформировать о ней, чтобы он поддержал меня в процессе достижения цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого затронут результаты работы?
Планирование и расстановка приоритетов – энергоемкие задачи. На их выполнение уходят значительные умственные ресурсы. Но применение лучших методов планирования своей деятельности на месяц, неделю и день, которые я вам порекомендовала, позволит вам повысить продуктивную мощь своего мозга. Результат вас порадует!