Подберите и используйте тот инструментарий для организации пространства, который вам подходит

Подберите и используйте тот инструментарий для организации пространства, который вам подходит

Когда мы говорим «производственная среда», мы подразумеваем не только отделку интерьера, светильники, мебель. Данное понятие включает в себя также и все организационные инструменты и канцелярские принадлежности, которые использует человек, – начиная с папок и настенных календарей и заканчивая компьютерными программами и приложениями для мобильных устройств. Весь этот инструментарий оказывает огромное влияние на вашу производительность и может работать как на, так и против вас. Однако, как и при планировке офиса, многие люди не задумываются о том, какие именно «орудия труда» им бы пригодились, и даже те, что у них есть под рукой, они не пробуют адаптировать к своим нуждам. Они просто мирятся с тем инструментарием, которым их снабжает фирма-работодатель, или продолжают применять системы, освоенные много лет назад. Так или иначе, результат один: тяжелая форма технически обусловленной сверхзанятости. Такие люди ежегодно тратят бессчетное количество часов на то, чтобы заставить нефункциональные инструменты работать на них, и в лучшем случае просто терпят поражение в этой заведомо проигранной битве.

Не следует идти на компромисс, когда речь идет об орудиях труда, якобы предназначенных для повышения продуктивности, но на самом деле не отвечающих вашим потребностям. Сегодня рынок переполнен канцелярскими принадлежностями и инструментами для организации труда, что одновременно и упрощает, и усложняет задачу поиска оптимальных для себя. Наличие такого огромного выбора способно запутать и парализовать кого угодно. (Кто бы подумал, что одних только зажимов для бумаг существует сотни видов – самой разной формы, цвета и размера?!) Но подобное обилие возможных вариантов означает также и то, что, какими бы необычными и уникальными ни были ваши предпочтения, вы наверняка найдете инструменты, идеально подходящие именно вам. Иными словами, вы сможете создать собственную рабочую систему, которая упростит ваш труд, и тогда прежние муки и проблемы покажутся вам страшным сном.

При выборе инструментов для организации труда опять-таки постарайтесь исходить из своего стиля продуктивности. У людей с разными стилями разные потребности и предпочтения, в том числе и в отношении инструментов, предназначенных для оптимизации деятельности. Давайте-ка приглядимся к различным стилям и опробуем ряд инструментов, которые могут оказаться полезными в каждом конкретном случае.

Действуйте проще:

ВЫБИРАЙТЕ ИНСТРУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ БУДУТ РАБОТАТЬ НА ВАС

Если вы приоритетчик

Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности

Ваши инструменты должны способствовать повышению результативности труда и быть легко доступными в любое время, но при этом не загромождать пространство и не создавать визуальный «шум». Используйте свою любовь к техническим устройствам, присмотритесь к каждому имеющемуся девайсу и спросите себя: «Что еще этот гаджет может сделать для меня?». Например, найдите время и поизучайте свою почтовую программу, поэкспериментируйте с кнопками быстрого доступа и встроенными функциями для повышения эффективности, запомните самые интересные клавишные комбинации, которые способны ускорить выполнение задач. То же самое проделайте и с любимым текстовым редактором, и с программой для работы с электронными таблицами.

Полезные советы

Вы цените постоянство и последовательность, а инструменты, которые вам мало подходят, не дают вам сосредоточиться на работе. Избегайте ярких цветных пятен, отвлекающих внимание, – пусть ваши ручки, папки, зажимы для бумаги и блок-кубики со стикерами будут одного цвета. Подумайте о том, чтобы окружить себя простыми предметами светлых тонов – наверняка они будут меньше раздражать вас. Сделайте достаточно большой запас блокнотов и тетрадей в линеечку, чтобы не оказалось вдруг, что они закончились. Обзаведитесь книжными полками и картотечными шкафами и разложите в них расходные и рабочие материалы, чтобы поверхность стола всегда оставалась чистой.

Если вы плановик

Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности

Ваши инструменты должны поддерживать вас в стремлении к структурированности и организованности и таким образом повышать вашу эффективность. Магазины канцелярских принадлежностей и офисной мебели – ваши излюбленные места для шопинга, потому что вы пылаете страстью ко всему, что способствует хорошей организации. Однако остерегайтесь привычки в избытке запасаться различными канцтоварами, такими как зажимы для бумаги, ручки, папки и тетради, потому что они будут загромождать вашу рабочую среду и скорее снижать, нежели повышать эффективность.

Полезные советы

Используйте свою врожденную любовь к организованности и постарайтесь обзавестись офисными материалами только правильного типа. Например, найдите папку подходящего размера, в которой можно хранить квитанции, и заплатите немного больше, но купите вещь из пластика, потому что она прочнее и вынесет все тяготы ваших рабочих будней. Вложитесь в высококачественные контейнеры и разделители для ящиков – они помогут вам обустроить свое рабочее пространство и упростят работу. Машинка для печати этикеток тоже может стать вашим лучшим другом – наклейте с ее помощью этикетки на все папки, контейнеры и даже полки. Плавные обводы и единообразный шрифт наклеек покажутся вам привлекательными.

Если вы организатор

Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности

Ваш инструментарий должен нравиться вам и визуально, и тактильно. Для вас очень важно, прежде чем что-либо купить, взять это в руки, пощупать, почувствовать. Масса, толщина и фактура ручки имеют для вас значение, как, впрочем, и цвет, и вес обложки тетради. (Одна из моих коллег говорит, что обложка тетради, в которой она ведет свой генеральный TASK-перечень, на ощупь напоминает шелковое масло, и все знают, как ей нравится гладить ее.) Если вы заказываете канцелярские принадлежности по интернету, узнайте условия возврата товара, предоставляемые поставщиком, потому что когда вы возьмете покупку в руки, она вам может не понравиться.

Полезные советы

Важно, чтобы инструменты для организации труда радовали глаз. Если предмет покажется вам несимпатичным, вы не будете им пользоваться. Ищите новинки среди офисных товаров с уникальными и визуально привлекательными характеристиками. Подумайте о варианте с цветными канцелярскими принадлежностями – яркими папками, зажимами для бумаги, корзинами и контейнерами. Затем создайте себе цветовую схему, в которой документы по различным видам работ, проектов или клиентов будут оформлены в разных тонах. Ваш офисный инструментарий должен также поддерживать вашу тягу к сотрудничеству. Используйте программы типа Skype или GotoMeeting, чтобы во время разговора с коллегами, клиентами и продавцами еще и видеть их. Узнайте, какие опции для обмена файлами предоставляют ваши технологические платформы, выберите те из них, которые удовлетворяют вашему чувству прекрасного, и наслаждайтесь ими.

Если вы визуализатор

Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности

Ваши офисные принадлежности должны оказывать вам нужную помощь, когда вы будете жонглировать идеями, изучать перспективы и фокусироваться на работе, имеющей для вас наивысший приоритет. Используйте нелинованную бумагу, нелинованные тетради, большие белые доски и цветные ручки и маркеры, чтобы наглядно представлять свои идеи и запечатлевать находки. Не забывайте поддерживать достаточно большие запасы блок-кубиков с многоцветными листочками, чтобы в любой момент можно было обклеить ими стены, двери и белые доски – это замечательный способ перенести игру с идеями в материальный мир.

Полезные советы

Держите свою работу по проекту там, где она всегда будет у вас на виду. «С глаз долой – из сердца вон» – эти слова, должно быть, сказаны о вас. Попробуйте складывать папки в цветные корзины, а не в шкаф, и используйте прозрачные пластиковые контейнеры для хранения расходных материалов.

Разнообразие предлагаемых сегодня инструментов для организации труда гарантия того, что каждый найдет те из них, которые идеально ему подходят и окажут соответствующую помощь в работе. Вопрос о том, каким именно инструментарием пользоваться, вовсе не второстепенен – орудия труда имеют большое значение для повышения нашей продуктивности. При их выборе не идите на компромисс.