Рабочее пространство должно отражать то, кто вы есть и чем занимаетесь

Рабочее пространство должно отражать то, кто вы есть и чем занимаетесь

К сожалению, многие люди не желают или не считают себя вправе принимать решения относительно своего рабочего пространства независимо от того, трудятся они на крупную корпорацию либо они предприниматели, фрилансеры или члены небольшой команды коллег. Некоторые просто «поселяются» в выделенной для них «ячейке» или офисе, кое-как пристраивают на столе семейную фотографию и начинают вкалывать. Другие обустраивают себе рабочее место в укромном уголке своего дома, перетаскивают туда ненужный шкаф, кресло или что-нибудь еще из мебели, втыкают в розетку компьютер и лампу и решают, что дело сделано. Количество времени и энергии, затраченных на обустройство своего рабочего места, минимально. Однако гордиться тут нечем, даже наоборот: должно быть стыдно! Потому что инвестиции в переосмысление и перестройку рабочего пространства могут принести огромные дивиденды в виде повышения производительности труда и удовлетворенности жизнью.

Чтобы действовать и впрямь стало проще, необходимо приспособить свое пространство под себя, чтобы оно было отражением вас самих. И для начала нужно подумать над тем, какие виды работ вы выполняете.

Поразмышляйте над тем, какова ваша роль и какие обязанности накладывает на вас ваша должность. Может, вы – руководитель большой команды, проводящий 90 процентов рабочего дня на заседаниях. Или художник по интерьеру, создающий красивую, дышащую спокойствием обстановку в домах людей. А может, вы – менеджер квартального ресторанчика? Или финансовый аналитик в инвестиционном банке или брокерской фирме? В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам приходится решать задачи того или иного типа. Именно тип вашей работы и подскажет вам, как обустроить свое рабочее место.

Возьмем, к примеру, мою коллегу Киру – ведущего тренера с весьма успешной практикой в области консалтинга. Она проводит индивидуальные тренинги для топ-менеджеров иногда у себя, а иногда – у них в офисе, консультируя и помогая им совершенствовать свой стиль управления. Еще она занимается подготовкой семинаров и публикаций, осуществляет различные исследования и выполняет ряд административных задач, связанных с функционированием ее компании. Каждый из этих видов деятельности немного отличается от других и сопряжен с определенными, причем разными требованиями к инструментарию и пространственной среде.

Чтобы создать необходимые условия для работы, Кира реализовала модель, которую мы называем «детский сад».

Моя дочь Иси посещает местное дошкольное учреждение. В ее группе – еще двенадцать трехлеток. Стоит только подумать о подобной «производственной среде», и голова у меня уже идет кругом! Но две учительницы – очаровательные, любящие, милые и очень терпеливые женщины, – похоже, легко справляются с таким количеством малышей. Постепенно я пришла к выводу, что это им удается отчасти благодаря планировке помещения, в котором проходят занятия.

Когда заходишь в «классную комнату» Иси, справа вдоль стены видишь ряд уютных шкафчиков-«домиков» с именами детей. Каждый ребенок оставляет в них сумку, коробку для завтрака, пальто, шапку, перчатки и другие вещи. За шкафчиками расположена кухня, конечно, игрушечная, в которой есть две плиты, холодильник, набор пластиковых муляжей продуктов и тележка для покупок. Далее идут стеллажи с разными кубиками и игрушками-головоломками. За ними следует зона для переодевания, которая полностью заставлена большими корзинами со всевозможными сказочными костюмами.

Затем начинается зона для чтения. Полки вдоль стены забиты книгами, вокруг стоят мягкие кресла-пуфы для читателей. Рядом расположена зона сбора в круг и висит доска объявлений. В центре расставлены столики и стулья, за них дети садятся, когда рисуют, лепят из пластилина или же обедают или перекусывают.

Как видите, комната разбита на зоны в зависимости от вида деятельности или игры и каждая зона оборудована всеми необходимыми предметами для выполнения той или иной конкретной задачи. Книги не держат на кухне, бижутерию и прочие аксессуары к костюмам не хранят вместе с пазлами. У каждой вещи есть свое место, и там она находится. Дети знают, где взять игрушки, и легко могут вернуть их на место, когда игра закончится.

Это и есть пространственная модель типа «детский сад» в ее лучшем виде – простая, рациональная и эффективная.

Конечно, помещения в детском саду, как правило, просторные, в них много места для различных специализированных ниш. Мало кто из взрослых располагает на работе такими большими площадями. Однако вам не придется оккупировать угловой кабинет президента компании, чтобы трудиться в хороших условиях, – достаточно просто переоформить свое рабочее место таким образом, чтобы ничто не мешало вам эффективно исполнять свои обязанности. Мне кажется, я уже перепробовала все возможные типы производственной среды и могу клятвенно заявить: любое пространство любого размера и вида можно перестроить под себя.

Вот как моя коллега Кира адаптировала модель детского сада к своим нуждам. Справа от ее рабочего стола стоят два расположенных друг напротив друга уютных кресла, которые она использует при проведении индивидуальных тренингов с клиентами. Рядом находится небольшой столик с телефоном, ей он необходим для удаленных тренингов. Слева от двух кресел возвышается солидный книжный шкаф. В нем хранятся все рабочие материалы, а также книги, которые Кира любит читать, отдыхая в одном из кресел. За ее столом виднеется маленький столик, это технологическая зона, поскольку на нем разместились компьютер и принтер. Кира старается очищать поверхность письменного стола от всего лишнего, так как именно на нем она выполняет большую часть работы по подготовке семинаров. Как видите, для каждого вида деятельности у нее выделено свое место, оборудованное всем необходимым.

Модель детского сада применима не только к архитектурному пространству. С некоторыми вариациями она может быть использована и при построении мобильного офиса и даже рабочего портфеля. Возьмем, к примеру, Джейсона. Он – предприниматель, причем крутится в разных сферах бизнеса: у него собственная девелоперская компания, специализирующаяся на коммерческой недвижимости, а еще он занимается строительным менеджментом, управлением недвижимостью, а также держит бар и картинную галерею, совмещенную с кафе. И всем этим он руководит из своего, как мы с Джейсоном говорим, «всем портфелям Портфелища».

Более 90 процентов рабочего времени Джейсон тратит на проезд от одного объекта недвижимости до другого и обход с клиентами больших коммерческих зданий. Мы с ним разработали планировку его Портфелища, позволяющую моему клиенту постоянно повсюду носить с собой все, что ему необходимо для продуктивности.

У Портфелища есть свои специализированные зоны для каждого вида деятельности, которой занимается Джейсон, имеющие форму карманов, папок и пластиковых конвертов. Во внешнем кармане Джейсон держит сотовый телефон – самый важный и часто используемый инструмент, а также ручки и блокноты для записей. Зарядное устройство для телефона аккуратно свернуто и обтянуто крепкой канцелярской резинкой.

Центральное отделение Портфелища состоит из трех отдельных карманов. В кармане посередине Джейсон хранит ноутбук вместе со шнуром питания и аксессуарами в маленьком пластиковом пакете. В левом кармане он держит записную книжку с генеральным TASK-перечнем, еще несколько ручек и маркер. В правом кармане находятся пластиковые папки с наклеенными на них именами клиентов, запасные папки и еще один блокнот. Таким образом, пространство Портфелища прекрасно адаптировано к разнородной деятельности Джейсона и содержит все необходимые инструменты для каждого типа работ, которые доводится выполнять.

И Джейсон, и Кира сконфигурировали свое рабочее пространство так, чтобы оно максимально соответствовало их деятельности. Оба следовали одному и тому же основному принципу: создать индивидуализированные рабочие зоны, оборудованные так, чтобы в них было удобно выполнять конкретные типы работ. Но при этом их решения отличаются друг от друга кардинальным образом, потому что у них совершенно разный образ жизни. Вам также необходимо продумать и найти собственное решение для организации рабочего пространства, которое будет подходить именно вам и вашему стилю ведения дел.