Планирование – залог успеха встречи

Планирование – залог успеха встречи

В 11 часов утра началось четвертое за день заседание, на котором присутствовал Алекс. Но как ни странно, его настроение было на подъеме. «По крайней мере, это совещание не обернется лишней тратой времени, – успокаивал он себя, усаживаясь в кресле. – Всем присутствующим заранее разослали данные о безопасности изделия, полученные неделю назад по итогам последнего этапа тестов прототипа. Нам нужно всего лишь обсудить результаты и принять решение о переходе к следующей фазе разработки продукта. Мы расчистим себе дорогу на три месяца вперед, а на все про все у нас уйдет от силы пятнадцать минут, не более». Алекс улыбнулся коллегам, сидящим за столом в конференц-зале.

Двадцать минут спустя настроение Алекса уже было не таким радужным. Дискуссия, которую он с нетерпением ждал, так и не состоялась. В зале царило молчание, пока шестеро коллег Алекса пролистывали страницы доклада с результатами тестов на безопасность продукта. Было очевидно, что никто из присутствующих не ознакомился с материалами заранее – они видели их впервые. И никто не мог сказать, будут ли собравшиеся готовы принять решение о переходе к следующему этапу без дополнительных анализов и подсчетов. С тяжелым вздохом разочарования Алекс посмотрел на часы. «Еще один час потрачен впустую!» – подумал он.

В этой типичной для большинства из нас истории Алекса отражается правда жизни: успех собрания зависит от того, как к нему готовились и как его спланировали. Это означает, что у ведущего совещания есть своя особая, исключительно важная роль.

Если вы хотите существенно повысить шансы на проведение эффективного и результативного заседания, в следующий раз, когда его организатором будете назначены вы, начните подготовку заблаговременно с поиска ответов на следующие вопросы:

• Зачем нам встречаться? Какова цель собрания? К какому из шести типов его можно отнести?

• Какого результата я хочу добиться по итогам мероприятия?

• Существует ли некий альтернативный формат, который можно использовать с таким же успехом?

• Если совещание необходимо, каков идеальный формат его проведения для достижения желаемого результата: встретиться вживую, собраться виртуально или некая комбинация из этих двух вариантов? Иногда местонахождение приглашенных не позволяет им присутствовать лично. В этом случае я настойчиво рекомендую использовать технологии видеосвязи, чтобы вы могли видеть участников совещания. Значительная доля коммуникации между людьми осуществляется в невербальной форме, и если у вас не будет возможности лицезреть людей, принимающих участие в обсуждении, вы можете упустить важные, но не уловимые иными рецепторами подсказки о степени понимания или непонимания, согласия или несогласия ваших собеседников.

• Кому нужно присутствовать?

• Какую информацию я намерен получить от присутствующих?

• Что участникам совещания следует узнать или выполнить еще до его начала, чтобы мероприятие удалось?

• Что я ожидаю от присутствующих на заседании в плане подготовки и участия? Как донесу до них свои ожидания?

Отвечая на эти вопросы и методично реализуя найденные ответы, вы продвинетесь далеко вперед на пути к проведению эффективного совещания и достижению его реальной цели.

Если вы – участник собрания, то и в этом случае у вас есть важные обязанности, которые необходимо своевременно выполнить. Как всегда, прежде чем принять приглашение, вы должны оценить значимость совещания и рентабельность инвестиций в него. Затем, если решите пойти, обдумайте следующие вопросы:

• В чем состоит уникальный вклад, который я могу внести в работу этого заседания?

• Какая требуется к нему подготовка?

• Что я должен сделать до собрания, чтобы потом полноценно в нем участвовать?

Независимо от того, ведущий вы совещания или его рядовой участник, предварительная подготовка и планирование имеют огромное значение и способны существенно повысить рентабельность вложенного вами времени. Не забывайте при этом использовать сильные стороны своего стиля продуктивности. Пообещайте себе, что каждое собрание, которое вы будете вести или на котором будете присутствовать, вы сделаете эффективным и результативным. А затем своевременно подготовьтесь и все спланируйте, чтобы гарантировать себе: так и произойдет.