Как использовать «настольные» презентации
Как использовать «настольные» презентации
В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют «настольным») растет, я хотел бы описать его более подробно.
Обычно такие раздаточные материалы состоят из серии диаграмм и текстовых слайдов, скрепленных степлером или сброшюрованных. Они используются для быстрого неформального взаимодействия с группой — свободного обмена мнениями, — поэтому для докладчика слушать и отвечать на комментарии присутствующих так же важно, как и излагать свою точку зрения, что сильно отличает этот вид презентации от обычной презентации. Таким способом лучше всего проводить небольшие совещания — в идеале для 3–4 человек.
Первостепенной целью «настольных» слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.
Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.
Подготовка «настольной» презентации
«Настольные» презентации призваны инициировать взаимодействие между участниками, поэтому к ним необходимо тщательно подготовиться, несмотря на кажущийся неформальный характер встречи. Так же, как и в случае с обычной презентацией, перед совещанием определите для себя, чего вы хотите достичь, и проанализируйте свою аудиторию. Поразмышляйте о каждом участнике. Насколько хорошо он ориентируется в теме обсуждения? Какого вклада вы от него ожидаете? Как он будет реагировать? В процессе подготовки спросите себя: действительно ли вам нужна эта встреча, оправдаются ли расходы по ее подготовке и время, потраченное на ее проведение?
Если ответ будет положительным, отберите материалы и расположите их в той последовательности, которая наиболее соответствует потребностям участников и облегчит достижение цели. Также подготовьте резервные материалы на случай, если потребуются дополнительные аргументы. Разрабатывая слайды, не забывайте, что они должны быть основой для обсуждения, а не его предметом. Иными словами, участники должны обсуждать тему, предложенную в материалах, а не то, как они составлены. Поэтому отделите то, что собираетесь сказать, от того, что будете показывать.
Диаграммы должны быть проще, чем те, которые вы используете в письменном документе. Применяйте тематические заглавия («Тенденции продаж»), если хотите, чтобы присутствующие пришли к собственным выводам на основе представленных фактов и обсудили их; формулируйте заглавия, выражающие основную мысль («Сезонный фактор влияет на продажи»), если хотите подчеркнуть некий тезис и обсудить, что из него следует.
Используйте текстовые слайды по минимуму, только для того, чтобы показать структуру презентации или ее отдельного раздела и подчеркнуть важные моменты: результаты исследований, выводы, рекомендации, ближайшие действия. Текстовые слайды должны быть краткими — выражайте свои мысли словосочетаниями или простыми предложениями. Например:
Неправильно: Мы предполагаем, что в течение 1–2 лет компания А и компания Б будут конкурировать на одних и тех же рынках продаж, бороться за одних и тех же менеджеров по продажам, поставщиков и потребителей, причем проигравший понесет значительные убытки.
Правильно: Конкуренция между компанией А и компанией Б станет активнее.
По завершении работы над слайдами подготовьтесь к самому совещанию. На каждой странице своего экземпляра слайдов подчеркните или обведите слова, цифры и ссылки, на которые надо будет обратить внимание, и напишите заметки.
Проведение «настольной» презентации
Не забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа «верно/неверно», внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.
Введение
Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:
1. Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните — повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;
2. Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;
3. Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.
Почти всегда вступление следует делать устно — перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.
Основная часть
Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники — нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.
1. Отошлите участников к конкретной странице.
«На странице… на следующих трех страницах…»
2. Объясните элементы диаграммы.
«На вертикальной шкале слева… На горизонтальной шкале внизу…»
«Вверху матрицы я обозначил шесть конкурентов. Слева по вертикали расположены четыре критерия».
3. Объясните, что и как вы выделили.
«Обратите внимание на три цвета: синий означает…»
«Как видите, сплошная красная линия обозначает… в то время как зеленая линия означает…»
4. Отметьте, в чем смысл данного слайда, что он должен иллюстрировать.
«Обратите внимание на диагональную линию из левого нижнего в правый верхний угол».
«Сравните стабильный путь развития вашего конкурента с колебаниями в развитии вашей компании».
5. Обозначьте выводы, которые можно сделать на основе слайда, если это необходимо для достижения вашей цели.
«Таким образом, нам требуется мотивировать торговых агентов, чтобы они искали способы увеличения прибыли».
Или спросите у участников, к каким выводам, по их мнению, можно придти.
«Вы согласны, что это предполагает необходимость изменений в системе стимулирования?»
6. Заканчивайте обсуждение каждой страницы логическим переходом к следующей странице или разделу.
Всегда задавайте все необходимые вопросы и записывайте ответы.
Время от времени можете брать свой экземпляр со стола и указывать на конкретный элемент слайда, чтобы все видели, о чем именно вы сейчас говорите.
Что касается текстовых слайдов, либо зачитывайте их вслух как есть, либо сохраняйте молчание, пока присутствующие сами читают текст.
Иногда вам потребуется заложить страницу карандашом, посмотреть на участников и включиться в дискуссию.
В течение всего совещания сохраняйте гибкость и восприимчивость к обсуждению. Пропустите те детали слайдов, с которыми участники явно согласились. Будьте готовы изменить последовательность пунктов. Перейдите вперед или пропустите тот или иной слайд в ответ на комментарии или вопросы.
Заключение
Как я отметил, цель использования «настольных» слайдов — инициировать взаимодействие. Обсуждение, возможно, будет идти дольше, чем ожидалось. Оставьте достаточно времени для заключительных комментариев, даже если для этого придется пропустить некоторые разделы презентации. Подведите итог дискуссии и заручитесь обязательствами слушателей в отношении:
• Областей, в которых достигнуто согласие.
• Нерешенных вопросов. Особенно это относится к тем вопросам, которые были подняты участниками.
• Следующих шагов. Сюда относится: план действий по решению вопросов, оставшихся открытыми, включая имена людей, с которыми требуется поддерживать рабочий контакт после совещания; источники данных, которые необходимо изучить в дальнейшем; время и место последующих совещаний. Также подтвердите то, что участники договорились сделать.
Как и введение, заключение лучше всего сделать устно, хотя вы, возможно, захотите записать план последующих действий, о которых договорились, на отдельном листе бумаги.
Как вести себя в ходе «настольной» презентации
Как и во время обычной презентации, используйте навыки подачи материала, чтобы создать нужный настрой — уверенность, убежденность и энтузиазм.
• Сядьте прямо; поставьте ступни всей подошвой на пол.
• Сохраняйте зрительный контакт с участниками как можно дольше.
• Используйте жесты, чтобы подчеркнуть свои слова.
• Говорите естественно; общайтесь с аудиторией, а не с раздаточным материалом.
• Будьте восприимчивы к языку тела участников.
Например, если человек сидит ссутулившись, говорите энергичней; если он нетерпеливо кивает, переходите к следующему слайду.
Подведем итог: «настольные» слайды — это интерактивное средство, которое позволяет достичь консенсуса. Цель подобных совещаний — вовлечь участников в дискуссию и побудить их внести вклад в решение обсуждаемой проблемы. Ваша роль заключается в том, чтобы направлять обсуждение к достижению его целей. Суть в том, чтобы обсудить основные тезисы, в то же время внимательно следя за тем, как идет дискуссия.