Избавляемся от списков дел

Избавляемся от списков дел

Списки текущих дел убивают вас! Я категорически против всевозможных перечней того, что нужно сделать, будь то заметки, планировщики заданий Wunderkit, Google Tasks или самое страшное – магнитная доска. Вся беда в том, что в массе своей люди включают в списки дел такие пункты, которые вообще невозможно выполнить.

Вы постоянно заняты. Вполне возможно, что в вашем списке дел десятки пунктов. В том-то и проблем, ведь большинство таких задач требует усилий другого человека еще до того, как вы сможете ими заняться. Есть те, что представляют собой долгосрочные проекты, с которыми в данный момент вы ничего не можете сделать.

Самый странный пункт, то и дело попадающийся мне на глаза в том или ином списке, звучит так: «Написать книгу». Это слишком масштабно, чтобы быть задачей или даже целью. Издать книгу – это цель, но написать книгу? Написать сотню слов – вот пример конкретной и осуществимой задачи, которую можно выполнить за пятнадцать-двадцать минут.

Списки дел неприятны потому, что, когда вы смотрите на сорок задач и некоторые из них не в силах выполнить, вы всего лишь осознаёте, что именно не сделано. Так рождается когнитивный диссонанс: подсознательно нам не по себе, и мы не можем двигаться вперед. Как следствие, возникает психологический Зейгарник-эффект[19], при котором внутренний голос заставляет нас заниматься незавершенными делами[20]. Закономерно, что люди стремятся выполнять свои задачи. Но крайняя форма такого стремления может привести к обсессивно-компульсивному расстройству[21].

Мы огорчаемся, если не доводим до конца какое-то дело. Если вспомнить об эволюции, то такое поведение объяснимо: перед пещерным человеком ежедневно стояло две задачи – питаться и выживать. Однако теперь-то мы располагаем телефонами, компьютерами, отчетами и многим другим. Очень тяжело держать все эти вещи в голове одновременно, поэтому необходимо освобождать от них сознание.

Не надо зацикливаться на списках текущих дел и приоритетов. Вам нужно лишь правильно распределить время. У каждого задания есть свой срок: когда начать, когда проконтролировать, когда завершить. Главное – заняться делами именно тогда, когда вы располагаете возможностями, и, поставив точку, забыть о них навсегда.

Здесь нам снова поможет сервис FollowUp.cc, который привязан к электронной почте и способен заменить собой список дел. В этом случае разобрать папку входящих сообщений часто означает закончить сами дела. Вы наверняка сталкивались с тем, что всплывает напоминание календаря, а вы снова и снова пропускаете его, пока оно не исчезает. Но дело так и не сделано. С электронной почтой так не получится. Если задача указана в списке, значит, ее надо либо выполнить, либо отложить, либо удалить. Точка.

Для устранения списка дел взгляните на него и задайте себе вопрос: «В какой день и время я могу выполнить эту задачу?» Затем выберите один из четырех вариантов.

• Выполнить сейчас.

• Отложить до подходящего момента, воспользовавшись FollowUp.cc. Если задача регулярная, задействуйте Re: snooze для регулярных задач и HassleMe для дел без жестких сроков.

• Передать задачу своему помощнику.

• Отправить по почте или внести вручную в систему Evernote, если речь идет об идеях, заметках или исследованиях.

Для большинства пунктов в списке задач необходимо точно определить сроки. Надо не просто понять, заняты вы или нет – у всех абсолютно разные суточные ритмы. Есть жаворонки и совы, а также люди, работоспособные в любое время дня, поэтому для каждого из нас часы, когда лучше всего заниматься звонками или ходить на встречи, разные. Сейчас нам всем приходится трудиться по режиму, установленному другими, но для максимально продуктивной деятельности работайте по графику, который больше всего подходит именно вам.

Сортируя содержимое ящика и пользуясь FollowUp.cc для переноса сроков, вы поддержите порядок в почтовых папках, не отвлекаясь на списки дел. CRM, или систему взаимодействия с клиентами, тоже можно заменить, ведь теперь у вас есть ресурс для отслеживания планов и ответов клиентам.

Избавившись от списка дел, вы уже никогда не будете в нем нуждаться. Почтовый ящик станет де-факто емким планом действий. После оптимизации почты и настраивания ее на текущие задачи следующим вашим шагом к созданию внешней памяти станет внештатный ассистент.