Оптимизация процессов

Оптимизация процессов

Поняв, как вы используете время, вы сможете улучшить различные процессы в вашей жизни. Пример оптимального процесса – инструкция по сборке продукции IKEA. Чтобы помочь покупателю, в IKEA для каждого товара создают несколько поэтапных инструкций, которые не нуждаются в пояснительном тексте, требуют минимального набора действий и в большинстве своем работают безотказно. В повседневной жизни нужно руководствоваться тем же принципом – разбить каждый процесс на несколько мелких, понятных и легковыполнимых шагов, которые можно довести до автоматизма или полностью переложить на других. У всех нас есть повседневные дела: проверка электронной почты, написание отчетов, проведение исследований, генерация контента, чтение материалов, приготовление обедов и многое-многое другое. Что-то мы делаем ежедневно, что-то каждую неделю, а что-то время от времени.

Бо?льшая часть такой деятельности относится к рутине. Мы расправляемся с ней, даже не задумываясь. В этом есть свои плюсы. Но если вы можете автоматически выполнять те или иные функции, то и другой тоже может. Легко попасть в ловушку, считая себя единственным, кто способен заставить мир вертеться. Подумайте о том, что вы делаете регулярно. А теперь опишите каждый свой шаг. Очень подробно, как будто составляете справочник о себе для незнакомого с вами человека, которому предстоит выполнить самостоятельно вашу работу. Это упражнение может и должно быть применено к большинству дел.

Мои клиенты, выполняя это задание, перечисляли как невероятно сложные, так и незатейливые задачи. Результат был одинаковым: на выходе получался идеальный справочник о себе. Один клиент поначалу описал процесс на десяти страницах. К концу нашей работы этот процесс состоял из одиннадцати простых шагов.

Мой собственный пример оптимизации процесса – предоставление скидки на одно из моих занятий по программе Skillshare. Если кто-то не может прийти на уже оплаченное занятие, мой помощник создает для него код на скидку, и тогда другое занятие будет бесплатным. Алгоритм выглядит так.

1. Зайдите на www.skillshare.com.

2. Введите логин и пароль.

3. Откройте вкладку Dashboard (Личный кабинет) вверху страницы.

4. Слева вы увидите рубрику Upcoming Classes (Предстоящие занятия). Наведите курсор на конкретное занятие и нажмите на оранжевую кнопку Manage (Выполнить).

5. Слева расположены коды скидок. Выберите Create new code (Создать новый код), перед вами появится маленькое окошко.

6. Придумайте любое название кода (например, если бы я хотел записаться на 15 августа, я бы назвал это авг15).

7. Впишите соответствующую скидку и нужное количество кодов, нажмите Create (Создать).

8. Скопируйте адрес страницы, на которой находитесь, потому что его нужно выслать вместе с кодом по электронной почте для оформления заявки.

9. Отправьте администратору код по электронной почте.

В первоначальном варианте я пропустил третий пункт, а вся последовательность действий включала шестнадцать шагов вместо девяти. Посмотрев внимательно на это, я сразу же определил, что надо убрать.

Потом отправил составленную инструкцию своему помощнику из службы Fancy Hands, и он написал, что невозможно найти ссылку «Предстоящие занятия». Так я понял, что сначала нужно было включить пункт о личном кабинете. Я повторно отправил документ уже другому ассистенту. На этот раз мне указали на перегруженность описания последних шагов, и тогда я отточил формулировки до девяти пунктов. Я мог бы добавить, что код скидки применим ко всем возможным датам занятий, чтобы избежать вопроса, когда вы хотите воспользоваться скидкой.

Дополнительное действие нужно для нечасто повторяющихся ситуаций. Прописать его один раз – и исчезнет необходимость тратить на это время. Смысл в том, чтобы свести задачу к предельно эффективному и безошибочному процессу, который по силам абсолютно любому.

Целесообразно выстраивать схему если – то. Вам не стоит расходовать силы на отрезке между возникновением задачи и ее успешным решением. Вы можете посвятить это время другим вопросам. Полностью описав процесс, делегируйте выполнение задачи, освободив от нее свое сознание.

Это первый шаг на пути к тому, чтобы сделать жизнь проще и повысить вашу эффективность.