Шаг 3. Совещания на этапе понимания

Шаг 3. Совещания на этапе понимания

Спонсору проекта и бизнес-подразделениям важно четко осознавать, для чего необходим этот этап. Нам редко приходилось сталкиваться с каким-либо сопротивлением ему, но мы встречались с руководителями, которые считали, что моделирование всех процессов займет лишь пару часов.

Если вы натолкнетесь на сопротивление, и нужно будет разъяснить, для чего необходим этап понимания, вот несколько аргументов:

1. Достижение общего понимания фактов, характеризующих действующие процессы, а не того, что происходит, по мнению руководства.

2. Анализ возможности или даже необходимости усовершенствований. Некоторые процессы, возможно, нуждаются в отладке (скромных изменениях); другим нужна полная перестройка с использованием в целом того же подхода, но осуществляя его более эффективно; иногда процессам могут потребоваться инновации с использованием абсолютно нового подхода, а некоторые процессы вообще не требуют изменений.

3. Помощь в понимании взаимодействия процессов и их влияния на другие процессы, например, перехода от одного подразделения к другому (передачи).

4. Понимание и документирование стыков с существующими унаследованными системами и приложениями, что существенно для этапа инноваций, особенно если предполагается автоматизация процессов.

Среди побудительных мотивов моделирования процессов можно назвать: документирование, стоимость, имитационное моделирование, соответствие требованиям законодательства (например, Сарбанес-Оксли, Базель II[2]), программное обеспечение (выбор, оценка, конфигурация, разработка), помощь в перестройке организационной архитектуры, планирование людских ресурсов, управление проектами, знаниями, документами и взаимоотношениями {61}.

Перед началом практических совещаний важно иметь четкое понимание того, для чего моделируются процессы, чтобы обеспечить увязку завершенных моделей с поставленной целью. Не стремитесь к совершенству, постарайтесь создать модели, которые достаточно закончены, практичны и «пригодны для намеченной цели». Всегда помните о принципе Парето (правило 80/20), поскольку «лучшее – враг хорошего». Совершенство на данном этапе может оказаться чрезвычайно дорогим удовольствием, что может случиться с полномасштабным подходом по методике шести сигм.

Постоянно следует иметь в виду следующие вопросы:

1. Пригоден ли процесс для цели, которой он предназначен служить?

2. Удовлетворяет ли процесс бизнес-требованиям, под которые он выстроен?

3. Является ли процесс критически важным для результатов деятельности или целей бизнеса?

Устраивая совещания на этапе понимания, нужно помнить три момента, обеспечивающих их успешное проведение:

1. Заблаговременно запланируйте совещания на удобное для участников из бизнес-подразделений время (шаг 3.1).

2. Добейтесь, чтобы внутренняя установка и умонастроения участников были подготовлены до начала совещания для формирования правильных ожиданий (шаг 3.2).

3. Проводите совещания организованно и управляемо (шаг 3.3).